Què heu de saber sobre la jerarquia del títol de feina administrativa?

Jerarquia del lloc de treball administratiu

Enteneu la jerarquia del títol administratiu?

Fins i tot les persones que han estat en l’àmbit administratiu durant anys poden trobar la seva complexa xarxa de llocs de treball, estructures organitzatives i responsabilitats variades de vegades una mica confuses. Els administradors amb experiència poden trobar-se fent preguntes, com ara:

  • Quines coses diferents solen fer els agents administratius i els supervisors administratius? (Els oficials solen gestionar els processos mentre que els supervisors gestionen els processos, però també altres empleats.)
  • Quina diferència hi ha entre Administrador d’Office i un Administrador d’Office ?
  • Un administrador executiu és un administrador de nivell executiu o algú que administra administratius? (Solen administrar-se als executius.)

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Les preguntes continuen i continuen. Finalment, el misteriós esquema de títols de llocs de treball administratius podria portar als professionals a preguntar-se on encaixen els seus propis títols en el panorama general. Un dilema similar podria desconcertar els buscadors de llocs de treball que es pregunten a quins llocs de treball administratius s’han d’orientar en les seves cerques professionals.

Confós sobre la jerarquia del títol administratiu

Aclarim la jerarquia del títol administratiu. Aquí teniu tot el que heu de saber per entendre els diferents nivells de títols d’administrador i també interpretar el significat dels títols.

Una nota abans de començar: Els títols de feina, responsabilitats i expectatives que cobrim a continuació poden aparèixer en diversos nivells. Per exemple, un gerent d’oficina podria ser un lloc d’entrada a una empresa i un lloc d’alt nivell a una empresa diferent que tingui necessitats d’oficina més exigents. A més, tingueu en compte que aquesta llista inclou molts, però certament no tots, els llocs de treball administratius que trobareu.

Títols de llocs de treball administratius de nivell inicial

Títols de llocs d

  • Coordinador d'oficina
  • Administrador d’Oficina
  • Assistent d'oficina
  • Cap d'oficina
  • Empleat d'oficina
  • Assistent de recepció
  • Secretari d’entrada de dades
  • Especialista en entrada de dades
  • Coordinador del departament
  • Coordinador administratiu
  • Assistent Administratiu
  • Auxiliar de serveis administratius
  • Ajuda administrativa
  • Associat administratiu
  • Administrador
  • Auxiliar administratiu junior
  • Administrador d'esdeveniments
  • Recepcionista
  • Secretari d’arxiu
  • Assistenta personal

Responsabilitats laborals d'administrador de nivell inicial

Els administradors de nivell general solen fer una mica de tot. És possible que tinguin un dia lent d’organització de fitxers i preparació de documents i, a continuació, vinguin a treballar l’endemà per trobar una safata d’entrada plena de sol·licituds variades dels membres del personal de tota l’oficina.

Els empleats busquen als seus administradors qualsevol tipus de suport que necessitin en cada moment. Les persones que ocupen aquestes posicions completen tots els articles que necessiten fer al voltant de l’oficina, ajudant els empleats a fer el millor possible i mantenint l’oficina funcionant tan bé com sigui possible.

Qualsevol administrador de nivell d’entrada probablement es trobarà:

  • Gestió de les comunicacions d'oficina: organització de trucades de telèfon, correus electrònics i correu tradicional de l'organització
  • Mantenir serveis d'oficina, inclosos recursos i instal·lacions de TI (inclou tasques tècniques i sol·licituds de servei).
  • Col·laboració entre departaments per ajudar a planificar esdeveniments i iniciatives
  • Coordinar els plans de viatge, fer itineraris i completar les reserves
  • Programació i gestió de calendaris
  • Mantenir llistes de contactes
  • Mantenir l’oficina sistema de fitxers en ordre
  • Representar els interessos de l’oficina en les relacions amb associats externs, inclosos els venedors, els consultors i els clients
  • Creació de factures
  • Seguiment i comanda de material d’oficina
  • Proporcionar aperitius d’oficina i altres avantatges
  • Proporcionar assistència necessària a consellers, directius i executius
  • Mantenir organitzats espais d’oficines compartits
  • Gestió de paquets i correu electrònic entrants i sortints

Per gestionar adequadament aquesta diversa llista de responsabilitats, normalment s’espera que els administradors de nivell inicial:

  • Reconèixer i respondre a possibles problemes
  • Preneu la iniciativa per resoldre problemes de forma independent i creativa (per ser el més eficaços possibles, els administradors de nivell bàsic han de ser capaços de prendre decisions i tractar problemes sense necessitat d’informació de ningú més).
  • Comunicar-se eficaçment i respectuosament amb els grups d'interès interns i externs en diferents formats
  • Gestionar el temps estratègicament
  • Feu tasques multitasca i canvieu ràpidament les tasques per completar una sèrie de tasques menors sense deixar que res caigui per les esquerdes
  • Organitzeu i processeu la informació alhora que feu un seguiment dels articles i projectes físics per maximitzar la ivitat
  • Mantingueu la calma quan les coses van malament
  • Sigues ràpid i preparat en tot moment
  • Recordeu els detalls clau ja que diverses persones fan sol·licituds verbals, escrites a mà i per correu electrònic durant tot el dia
  • Treballar ràpidament, però amb precisió

Títols de llocs de treball administratius de nivell mitjà

Títols de llocs d

  • Assistent Administratiu
  • Cap d'oficina
  • Assistent Executiva
  • Gerent d'Operacions
  • Gerent de serveis administratius
  • Gestor de suport administratiu
  • Especialista en Suport Administratiu
  • Administrador d'esdeveniments
  • Assistenta personal
  • Administrador de serveis
  • Coordinador de viatges
  • Especialista administratiu
  • Ajudant administratiu executiu
  • Secretari Executiu
  • Gerent de negocis
  • Administrador d’empreses
  • Cap d’instal·lacions
  • Tècnic administratiu
  • Assistent de personal
  • Programador
  • Ajudant d’unitat

Responsabilitats laborals d'administrador de nivell mitjà

Igual que els administradors de nivell inicial, els administradors de nivell mitjà fan una mica de tot. (Què podem dir; sembla ser un segell distintiu de l’àmbit administratiu.) No obstant això, a diferència els administradors de nivell inicial, els administradors de nivell mitjà solen fer una mica menys, però tasques molt més especialitzades, com ara gestionar la nòmina. Els administradors de nivell mitjà també se solen cridar a participar en grans projectes d’empreses impulsats per la missió, incloent iniciatives de cultura empresarial, programes de recompensa d’empleats i rebrandings estratègics.

A més, un cop els administradors passin del nivell d’entrada al nivell mitjà, hauran acumulat prou experiència per dissenyar i implementar les seves pròpies polítiques per millorar les operacions de l’empresa.

Qualsevol administrador de nivell mitjà probablement es trobarà:

  • Implementació de polítiques d’oficines i millores d’estratègia en els processos existents
  • Desenvolupar iniciatives relacionades amb la cultura de l'empresa i el benestar dels empleats
  • Implementació de procediments crítics de seguretat, inclosos l’establiment de plans d’evacuació, la realització de simulacres i la configuració de la seguretat dels edificis
  • Maneig de nòmines
  • Planificació de millores de disseny i disseny d’oficines
  • Incorporació i descàrrega de nous empleats
  • Gestionar les tasques d’operacions, incloses les prestacions de recompensa dels empleats, l’estacionament i el manteniment de l’edifici
  • Assistència directa als executius
  • Planificació d'esdeveniments i reunions
  • Coordinació de viatges
  • Programació i gestió de calendaris
  • Crear informes i, de vegades, presentar-los
  • Supervisió d'altres membres del personal de suport a l'oficina
  • Portar llibres i registres
  • Posseir processos de facturació
  • Determinació de l’organització i l’arquitectura de la informació de l’empresa
  • Interfície amb clients, proveïdors, administració d’edificis i empleats de forma regular
  • Executar importants projectes d’oficines, com ara reformes, instal·lacions i iniciatives de disseny d’oficines
  • Gestionar el pressupost de l’oficina i l’administració financera, des de la gestió de despeses fins a la implementació de processos
  • Negociació i seguiment de contractes
  • Audició (i resolució de problemes relacionats amb) queixes
  • Resolució de conflictes dels empleats

Assistent administratiu multitarea

Regal d’aniversari laboral de 15 anys

Per gestionar adequadament aquesta diversa llista de responsabilitats, normalment s’espera que els administradors de nivell mitjà:

  • Desenvolupeu de manera independent solucions viables als problemes a mesura que sorgeixin
  • Aprofiteu tot eines del comerç per millorar i reforçar els processos
  • Penseu estratègicament i proporcioneu als executius una bona orientació general
  • Manejar amb gràcia la pressió per continuar sent un recurs constantment fiable per a la gestió
  • Prioritzeu el treball de manera que s’adapti a la missió de l’empresa
  • Utilitzeu la discreció en tot moment per ser un guardador fiable de la informació confidencial
  • Transmetre missatges de manera efectiva a diversos públics diferents en diferents formats
  • Negoci i connecteu-vos per establir connexions avantatjoses i satisfactòries
  • Aprofiteu la intel·ligència emocional per treballar de manera harmònica i eficaç amb els altres
  • Apliqueu habilitats d’anàlisi per informar de les decisions empresarials clau
  • Comprendre i interpretar informació complexa relacionada amb les responsabilitats d’oficina abstractes (relacions) i tècniques (gestió d’inventaris)
  • Adaptar-se a les demandes i responsabilitats canviants
  • Liderar altres persones i delegar tasques
  • Guieu els projectes i els fluxos de treball des de la iniciació fins a la finalització
  • Captura detalls tant grans com petits
  • Escolteu, animeu i proporcioneu ocasionalment 'teràpia' en el lloc de treball

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Títols de llocs d’administració d’alt nivell

Assistent administratiu d’alt nivell

  • Cap d'oficina
  • Assistent Executiva
  • Assistent executiu sènior
  • Assistent personal sènior
  • Director administratiu
  • Director d’Administració
  • Director de Serveis Administratius
  • Director d'operacions
  • Director d'Operacions
  • Recepcionista sènior
  • Enllaç amb la comunitat
  • Director de la felicitat
  • Director de persones

Responsabilitats laborals d’administrador d’alt nivell

Com altres administradors, els administradors d’alt nivell ho fan de tant en tant. Tanmateix, en posicions d’alt nivell, el focus que vam començar a veure al voltant del nivell mitjà és encara més profund. Els administradors d’alt nivell solen passar més del seu temps treballant amb executius específics o treballant en processos empresarials. Els administradors experimentats passaran la major part del temps assegurant l’èxit de la seva àrea d’atenció i molt menys temps atenent problemes parcials, emergències menors i altres tasques administratives a petita escala.

Qualsevol administrador d’alt nivell probablement es trobarà:

  • Com a col·laborador en cap a l’oficina
  • Ser l'únic enllaç entre equips d'oficines diferents durant el desenvolupament i l'execució d'iniciatives, polítiques i processos a tota l'empresa
  • Facilitar i fins i tot liderar noves iniciatives empresarials i projectes estratègics
  • Assessorament per millorar les operacions i els fluxos de treball de departaments sencers
  • Realització de diverses funcions estratègiques de recursos humans relacionades amb la contractació, retenció i desenvolupament de polítiques dels empleats
  • Gestió d'altres caps de departament i gerents
  • Determinar com utilitzar millor els recursos de l’empresa
  • Mantenir informats els grups d'interès de les empreses sobre les principals novetats i novetats
  • Gestionar i orientar tot l’equip de suport administratiu i sovint també altres equips
  • Establir objectius per a tota l’empresa i els equips individuals
  • Supervisar totes les coses relacionades amb les operacions diàries
  • Perseguir oportunitats de desenvolupament empresarial
  • Mantenir relacions comercials estratègiques externes clau
  • Servint com a segon al comandament a executius clau i assumint una infinitat de responsabilitats dins d’aquesta capacitat

Per gestionar adequadament aquesta diversa llista de responsabilitats, normalment s’espera que els administradors de nivell mitjà:

  • Tenir anys d’experiència i èxits demostrats a nivell administratiu o gerencial
  • Demostrar habilitats de pensament estratègic i crític que rivalitzen amb les dels executius als quals serveixen
  • Posseir un ull sobrenatural pel detall; aquestes persones recorden el nom de tothom, cada data de venciment i tots els punts clau de les polítiques i els processos
  • Comuniqueu-vos amb tothom i tothom per obtenir resultats
  • Manipuleu el temps fins que sembli que tinguin més hores al dia
  • Demostreu un compromís a nivell d’inversor amb la missió de l’empresa
  • Teniu la capacitat de millorar els processos i gestionar els fluxos de treball de manera que afavoreixi l'eficiència i la bona voluntat
  • Sigueu agradats i respectats per empleats de tots els nivells i de tots els departaments
  • Adopteu la propietat de tots els resultats, fins i tot aquells que no toquen directament la feina diària

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Si esteu en l’àmbit administratiu (sobretot si navegueu per feines), estem segurs que heu trobat la vostra proporció justa de títols de feines administratives. Ens encantaria la vostra informació sobre la jerarquia del títol administratiu. Feu-nos saber quins títols ens hem perdut i compartiu les vostres idees a continuació.

Un agraïment especial a O * NET en línia , patrocinat pel Departament de Treball dels Estats Units, per mantenir una increïble base de dades d’informació laboral.