L’única plantilla de manual de procediments d’oficina que necessitareu mai

Manual de procediments d’oficina

Si heu de documentar els procediments d’oficina, probablement podríeu utilitzar una plantilla de manual de procediments d’oficina. Les plantilles us faciliten la vida i us ofereixen un punt de partida sòlid i us asseguren que no deixeu de banda cap informació crucial.



Per què hauríeu de documentar els procediments d’oficina en primer lloc? En altres paraules, per què necessiteu crear un manual de procediments d'oficina?

Suggeriment professional: si sou un empleat remot o formeu part d’un equip amb treballadors remots que busquen una manera eficaç de mantenir-se connectat, us recomanem que consulteu Nextiva . Perfectament dissenyat per a la força de treball distribuïda moderna, la tecnologia de veu sobre protocol d’Internet (VoIP) de Nextiva permet als vostres empleats fer trucades clares des de qualsevol lloc mitjançant un ordinador o un telèfon.

Excel·lent pregunta. El sentit comú suggereix que els manuals de procediments són una bona idea en general, però també hi ha diversos avantatges específics de crear un manual de procediments d’oficina:



  • Si marxeu de vacances, tothom pot utilitzar el manual per fer les vostres tasques crucials. El manual ajuda els vostres substituts a fer el que cal fer i, a més, us proporciona tranquil·litat perquè sabreu que el vostre treball està cobert i que també es cobreix correctament; Vostè va escriure el manual, al cap i a la fi!
  • Si necessiteu incorporar un empleat nou, podeu proporcionar al nou reclutat còpies del manual. Podreu explicar fàcilment tots els processos i procediments a mesura que segueix el nou empleat, ja que tot es detallarà clarament al manual.
  • Si heu d’explicar a la direcció les vostres tasques i processos, tindreu un compte ben documentat de tots els vostres processos i tasques clau al vostre abast.
  • Si alguna vegada deixeu la feina actual, no haurà de lluitar per registrar tots els processos abans de marxar. També beneficiarà la vostra substitució i, en conjunt, l’empresa, que tingueu un manual de referència que no es va compaginar a corre-cuita.

SN_SwagBox_banner

Les plantilles i consells que s’indiquen a continuació ajuden els gerents d’Office i els assistents executius a documentar i compartir els seus processos de treball reals i provats.

(PS: uniu-vos a un dels nostres grups privats de FB exclusivament per a Assistents executius o bé Gestors d’oficines . És una comunitatconnectar, col·laborar i compartir consells sobre com superar l’ampli espectre de reptes als quals s’enfronta en el seu paper.)



Bones pràctiques del manual de procediments d’oficina

Aquí teniu tot el que necessiteu per crear una plantilla de manual de procediments d’oficina eficaç.

Bones pràctiques del manual de procediments d’oficina

  1. S tarteu el manual amb un esquema. Segons Patricia Robb , autor de Rient fins a la feina: un bloc de supervivència per a l’assistent administratiu d’avui , 'Heu d'organitzar les vostres tasques en un format lògic en una taula de continguts per determinar com voleu col·locar cada element. Un cop hàgiu completat la taula de continguts, podeu tornar enrere i emplenar-ne les dades '.
  2. Utilitzeu la descripció de la vostra feina i qualsevol documentació de revisions recents per assumir les vostres responsabilitats bàsiques. El manual hauria d’explicar pas a pas la manera de fer cadascuna d’aquestes responsabilitats bàsiques.
  3. Separeu les polítiques que necessiteu documentar dels procediments que necessiteu documentar. Segons Pont de compliment , 'Una política defineix un conjunt de normes com la conducta en el lloc de treball, mentre que un procediment defineix els passos que heu de fer per incorporar un nou empleat'. Quan vulgueu que algú sàpiga per què feu alguna cosa, creeu i registreu una política. Quan vulgueu que algú sàpiga fer alguna cosa, creeu i enregistreu un procediment.
  4. Escriviu el manual en un llenguatge clar i concís. Un manual de procediments críptic és pràcticament inútil. Aquí teniu un nou proverbi d’oficina: un manual de procediments que ningú no pot entendre no servirà de res a ningú.
  5. Inclou els encapçalaments i les vinyetes. A més d’escriure els procediments en un llenguatge clar, crideu temes importants i menjar per emportar mitjançant encapçalaments en negreta, vinyetes, taules i altres elements visuals que trenquen blocs de text. Això ajuda qualsevol persona a analitzar el manual i passar a les seccions corresponents.
  6. Incloeu la informació de contacte de la persona propietària del procés , probablement vosaltres mateixos. Això ajuda qualsevol persona que faci servir el manual a saber amb qui s’ha de posar en contacte si té alguna pregunta.
  7. Valideu el manual. Permet que algú que no tingui ni idea del que feu llegeixi el manual. Després que el vostre soci hagi llegit el manual, demaneu-li que us expliqui el que jugaria cada dia. Si falla, probablement sigui un error en l’escriptura o l’estructura manual.
  8. Feu que el manual es pugui cercar en PDF. Això permet que les persones cerquin amb molta més sofisticació del que poden aconseguir utilitzant només els seus ulls per descremar les bales i els títols, independentment de la seva organització.
  9. Incloeu la data de creació del manual i la data de la seva última actualització. Això ajudarà els usuaris a verificar que obtenen informació actualitzada.
  10. Oferiu flexibilitat i opcions per a cada procediment. Segons una guia de redacció de polítiques , 'Quan sigui factible, els procediments haurien d'oferir a l'usuari opcions. Els procediments que siguin innecessàriament restrictius poden limitar-ne la utilitat '. En alguns casos, les persones que fan servir el manual simplement 'ompliran' i potser no es dediquin fermament a seguir les regles d'un T. Si es troben amb alguna cosa que realment no tenen ganes de fer, és possible que simplement no ho facin. això.
  11. Evita incloent informació això podria quedar obsolet aviat. Per exemple, si un procediment consisteix a col·laborar amb algú de l'empresa, podeu utilitzar el títol del lloc en lloc del nom de la persona. Quan la gent surti de l’empresa, el manual continuarà sent útil.
  12. Incloeu context quan sigui necessari. Definiu els termes que puguin semblar argot específics de la vostra posició o aclariu els procediments que puguin requerir algun context per entendre-ho. Per exemple, podeu referir-vos a l'informe anual de l'empresa com a 'L'anual'. Assegureu-vos de referir-lo com a 'informe anual de l'empresa' si ho mencioneu en algun procediment. Si algú està revisant un procediment, pot subestimar la importància del 'anual' i prendre dreceres si no saben exactament de què es tracta.
  13. Creeu un pla d'actualització i un calendari. Un manual de procediments d’oficina no és un document estàtic i necessita una certa revitalització cada cert temps. Haureu de cuidar-lo per mantenir-lo en bon estat.
  14. Incloeu organigrames dels departaments i posicions dins de la vostra empresa per assegurar-vos que els lectors manuals puguin connectar els punts.
  15. Organitzar els procediments i les tasques segons la freqüència. Deixa clar si un procediment és una tasca puntual o diària, setmanal, mensual o anual.
  16. Incloeu el temps que trigarà cada procediment. Això gestionarà les expectatives dels usuaris i els ajudarà a assignar eficaçment el seu temps.
  17. Patricia Robb també recomana incloure llistes de comprovació per ajudar els usuaris manuals a assegurar-se que estan cobrint tots els procediments crítics.

Plantilles de manual de procediments d’oficina

Treballant en una plantilla de manual de procediments d’oficina

com ser ajudant executiu

Utilitzeu aquesta plantilla tantes vegades com necessiteu per cobrir tots els vostres deures essencials.

Incloeu la informació següent per esbossar els procediments per a una tasca al manual de procediments.

  • La tasca:
  • Temps requerit:
  • Departaments implicats:
  • Càrrecs implicats:
  • Per què ho fem:
  • Quan ho fem:
    • Diàriament:
    • Setmanalment:
    • Mensual:
    • Anualment:
  • Com ho fem:
    • Pas 1:
    • Pas 2:
    • Pas 3:
    • Pas 4:
    • Pas 5:
  • Entrega clau / marca de finalització:

Exemples de manual de procediments d’oficina

Plantilla de manual de procediments d’oficina

El vostre manual de procediments d’oficina probablement estarà format per una sèrie de tasques, algunes relacionades i altres completament separades. Viouslybviament, agrupeu les tasques relacionades. Incloeu línies o diagrames de flux per indicar la connexió entre les tasques.

Exemple 1:

  • La tasca: Prengui inventari del estació de berenars d’oficina
  • Temps requerit: Uns 15 minuts aproximadament
  • Departaments implicats: N / A; tothom gaudeix dels aperitius, però l'Oficina Manager és l'única persona responsable de demanar aperitius i fer inventari
  • Càrrecs implicats: N / A; es tracta d'un concert en solitari
  • Per què ho fem: Per assegurar-nos que les nostres quantitats de berenars reflecteixen les preferències i el consum reals a tota l’oficina.
  • Quan ho fem:
    • Diàriament: Dues vegades, el primer al matí i l’últim al vespre.
  • Com ho fem:
    • Pas 1: Compta els aperitius.
    • Pas 2: Registre les quantitats globals.
    • Pas 3: Registre les quantitats de cada berenar específic.
    • Pas 4: Durant la vostra visita de final de dia, torneu a proveir els aperitius en conseqüència.
    • Pas 5: Feu les comandes que calgui.
  • Entrega clau / marca de finalització: Una estació de berenars reposada.

SN_SwagBox_banner

Reserva de viatges

Exemple 2:

  • La tasca: Creeu un itinerari per a la reunió del comitè de direcció executiva
  • Temps requerit: 30 minuts
  • Departaments implicats: N / A; els líders de tots els departaments participen al comitè, però la creació d’itineraris només implica l’equip administratiu.
  • Càrrecs implicats: Els assistents executius de cada cap de departament important hauran d’afegir elements de l’itinerari i també revisar i signar l’itinerari final.
  • Per què ho fem: Un itinerari és fonamental per a l’èxit de cada reunió del comitè de direcció executiva. Els líders es prenen l’itinerari seriosament i l’utilitzen per planificar punts de conversa, presentacions i molt més.
  • Quan ho fem:
    • Diàriament: Tot i que la reunió només té lloc una vegada a la setmana, el procés de planificació d’itineraris abasta diversos dies i comença molt abans del dia anterior a la reunió. Feu uns quants articles cada dia per mantenir el procés de creació d’itineraris el més ràpid i senzill possible.
  • Com ho fem:
    • Pas 1: Envieu un correu electrònic a altres assistents executius del departament per obtenir els seus punts d’itinerari.
    • Pas 2: Creeu un primer esborrany de l'itinerari amb l'entrada d'altres EA.
    • Pas 3: Envieu l’esborrany d’itinerari a altres EA per revisar-los i aprovar-los.
    • Pas 4: Integra els comentaris i polida l’itinerari final.
    • Pas 5: Envieu un itinerari a tots els assistents a la reunió.
  • Entrega clau / marca de finalització: L'itinerari es distribueix a tots els assistents a la reunió almenys un dia abans de la reunió (dimarts).

Viatge de negocis

Exemple 3:

  • La tasca: Creeu l'itinerari de viatge de negocis d'un executiu.
  • Temps requerit: 1-2 hores
  • Departaments implicats: N / A
  • Càrrecs implicats: N / A
  • Per què ho fem: Els itineraris són fonamentals per a l’èxit dels plans de viatges de negocis d’un executiu.
  • Quan ho fem:
    • Segons sigui necessari: Sabreu que cal crear un itinerari de viatge quan l'executiu tingui un viatge.
  • Com ho fem:
  • Entrega clau / marca de finalització: L’executive té un itinerari de viatge com a mínim una setmana abans de la data de sortida.

Heu creat mai un manual de procediments d’oficina? Quins consells, trucs i pràctiques recomanades us van mantenir al corrent? Comparteix les teves experiències als comentaris següents.

(PS: uniu-vos a un dels nostres grups privats de FB exclusivament per a Assistents executius o bé Gestors d’oficines . És una comunitatconnectar, col·laborar i compartir consells sobre com superar l’ampli espectre de reptes als quals s’enfronta en el seu paper.)

Recursos d'Office How To:

36 idees de decoració d’oficines per inspirar el millor treball del vostre equip

25 idees de festes d'oficina èpica que faran que tothom brolli durant setmanes

19 Idees d’organització d’oficines Kickass per a la màxima ivitat

25 idees del tauler d’anuncis de Creative Office que realment es llegeixen

101 divertits jocs d’oficina i activitats que fan que la feina sigui impressionant

15 idees de disseny d’oficines creatives que emocionen la gent

7 divertides idees d'aniversari d'oficina tan fàcils com el pastís

El calendari d'esdeveniments en el lloc de treball: esdeveniments d'oficina per a totes les parts de l'any

Hem donat regna gratuïta als animals de companyia al lloc de treball: així és com va millorar la nostra oficina

Esteu planejant un trasllat d'oficina Això és el que heu de saber

Com portar un ambient d’inici autèntic a qualsevol oficina

La Guia definitiva sobre com organitzar un sistema de presentació d’oficines

18 idees de festes que són molt divertides per a petites empreses

Com fer que la vostra propera sortida d’empresa sigui inoblidable

L’única llista de control de planificació d’esdeveniments corporatius que necessitareu mai

La moderna guia per beure (de manera responsable) a la feina

7 maneres creatives de fer anuncis de treballadors memorables

21 divertides bromes d’oficines que (amb sort) no us faran disparar

17 Idees SWAG d’empresa que realment volen els empleats

El vostre full de trucs A-Z per triar el millor servei de conferència

Guia completa d'un butlletí informatiu d'èxit de l'empresa [amb plantilles]

Com llançar una retirada d’empresa que tothom aprofitarà