L’única llista de control de planificació d’esdeveniments corporatius que necessitareu mai

bosses-regal-per-esdeveniment-corporatiu
Poques tasques tenen tantes parts mòbils com la planificació d'esdeveniments corporatius.

Des del bloqueig de dates fins a la coordinació del viatge, els vostres elements d’acció poden semblar multiplicar-se diàriament. No us sentiu aclaparat, ja ho teniu i us hem tornat d’esquena.



Traieu les conjectures, el pànic i el caos de la planificació d'esdeveniments i claveu tots els detalls amb aquesta llista de control de planificació d'esdeveniments corporatius indispensable. Aquesta llista de comprovació us ajuda a estar segurs que feu tot el que heu de fer i us allibera una mica d’espai per centrar-vos en tots els detalls divertits això farà que el vostre esdeveniment sigui inoblidable.

Baixeu-vos aquesta llista de comprovació de la planificació d'esdeveniments corporatius>

Què cal fer 24-18 mesos abans del vostre esdeveniment:

1. Ciutats potencials de recerca

ciutat-per-esdeveniment-corporatiu



Factors a tenir en compte:

  • Aeroports propers
  • Transport públic convenient
  • Nombre de llocs de qualitat disponibles (més endavant voldreu tenir molts llocs disponibles per triar).
  • El temps
  • Distància de la majoria dels assistents objectius
  • Conflictes amb esdeveniments de tota la ciutat (si una marató anual tanca les carreteres principals de la ciutat durant el període de temps de l'esdeveniment, és possible que vulgueu triar una ciutat diferent).
  • Caminabilitat
  • Seguretat
  • Trànsit
  • Atraccions gratuïtes
  • Disponibilitat i cost del vol (Utilitzeu Google Vols per fer una cerca ràpida de preus dels bitllets a la ciutat durant el vostre període de temps. Els preus ja es disparen? Si és així, penseu a buscar en un altre lloc per augmentar l'assistència.)

Consells i trucs:

activitats de trencament de gel per treballar
  • Abans d’aprofundir en la investigació, estalvieu temps reduint la vostra cerca a les cinc ciutats més importants.
  • Exploreu les personalitats de les ciutats. Els detalls pràctics fan que el vostre esdeveniment passi, però també heu d’investigar les característiques més notables, els elements que donen personalitat a les ciutats. Utilitzeu eines pràctiques com Vist pels locals , Trobaré , Fora de la xarxa , i Temps d’espera per divertir-se una mica.

2. Trieu una ciutat

Criteris de decisió:



  • Com que ja heu fet moltes investigacions, només cal que seleccioneu uns cinc factors de recerca més importants per al vostre esdeveniment. Tot i que tots els esdeveniments poden ser diferents, alguns factors d'importància universal són:
    • Personalitat de la ciutat (encaixa amb la cultura de la vostra empresa?)
    • Llocs disponibles (Heu trobat opcions prometedores a la ciutat? Fins i tot la millor ciutat no pot compensar un lloc inferior).
    • Transport disponible
    • Distància de viatge
    • Cost del vol

Consells i trucs:

  • Enquesteu algunes parts interessades clau per entendre les seves opinions. És possible que els vostres associats tinguin idees que ni tan sols heu considerat. Per exemple, algú us pot dir que la ciutat és una ciutat universitària on és impossible trobar un bar o restaurant disponible qualsevol nit de la setmana.

3. Llocs de recerca a la vostra ciutat

localització-per-esdeveniment-corporatiu

Factors a tenir en compte :

  • Dissenys i mides de les habitacions (els espais contenen còmodament tots els assistents esperats?)
  • Hotels a poca distància, si el lloc no és un hotel
  • Aspecte (visualització d'imatges del recinte. Utilitzeu els seus llocs web oficials, però també cerqueu a Google Images per garantir una representació real).
  • A poca distància a peu hi ha restaurants i cafeteries
  • Opinions dels clients (consulteu Yelp si no hi ha res publicat al lloc web oficial).
  • Aparcament
  • Serveis que s’ofereixen a casa, inclosos serveis de càtering, audiovisuals, cambrers, serveis de neteja, etc.
  • Polítiques de proveïdors externs (això és important si el local ofereix pocs serveis interns).
  • Assegurança
  • Accessibilitat

Consells i trucs:

  • Comproveu si els llocs tenen carteres d’esdeveniments. Quin tipus d'esdeveniments presenten? El millor és triar un lloc amb experiència en el tipus d’esdeveniment que esteu planejant; el personal coneixerà el simulacre, anticiparà les vostres necessitats i us ajudarà a solucionar problemes quan les coses no funcionin bé.
  • Els locals fan casaments? Si és així, les seves taxes poden ser més altes.
  • Us podeu imaginar l’esdeveniment que preveieu que tindrà lloc al local?

4. Trieu els vostres 3-4 llocs principals

Criteris de decisió:

  • Seleccioneu uns cinc factors de recerca més importants per al vostre esdeveniment. Tot i que tots els esdeveniments poden ser diferents, alguns factors d'importància universal són:
    • Mira i sent, la personalitat del lloc
    • Dissenys i mides de les habitacions disponibles
    • Serveis propis
    • Polítiques de proveïdors externs
    • Hotels a poca distància

Consells i trucs:

  • Ús Mapes de Google fer una vista al carrer al voltant de les vostres opcions de lloc per tenir una sensació no només dels vostres llocs, sinó també de les zones circumdants.

5. Contacteu amb els espais per a les propostes

Consells i trucs:

  • Conserveu un full de càlcul de qui vau contactar, quan vau contactar i com vau arribar. Per exemple, heu omplert un formulari en línia, heu enviat un correu electrònic o heu trucat? Aquest full de càlcul us ajudarà a mantenir el vostre divulgació flux organitzat i les vostres dades clares, i serà molt útil si necessiteu fer un seguiment amb algú.

6. Compareu les propostes amb el pressupost

Consells i trucs:

  • A mesura que reviseu les propostes de locals, tingueu en compte els costos que podríeu retallar. Per exemple, un local pot incloure tarifes pels seus serveis de càtering interns, però si les seves polítiques permeten venedors externs, és possible que estalvieu diners allà.
  • Negocia! Si un local que us agrada envia una proposta fora del vostre pressupost, no haureu de marcar-les de la llista. Simplement truqueu al vostre contacte i expliqueu la vostra situació. Estigueu preparats per iniciar la negociació si el local no pren el lideratge; estudieu les línies de comanda de la proposta i seleccioneu els costos que sospiteu que es podrien reduir.

7. Planifiqueu les visites al lloc

Consells i trucs:

  • Sol·liciteu cites quan hi hagi esdeveniments en curs. Això us donarà la millor previsualització de l’aspecte del vostre esdeveniment.
  • Si teniu temps, proveu de reservar visites en dies diferents o, com a mínim, deixeu diverses hores entre les visites. No voleu passar un bon lloc només perquè esteu cansats o famolencs durant la visita.

8. Visita i avaluació de llocs

Què cal buscar:

  • Com et sents quan entres per primera vegada al recinte? Les primeres impressions són importants, punt. Fins i tot la planificació més minuciosa no pot compensar un local que no té la personalitat adequada.
  • Recordeu com heu intentat reservar visites quan els esdeveniments estaven en curs? Ara és la vostra oportunitat d’aparèixer i veure com van les coses. Assegureu-vos que el personal del lloc estigui bé abans d’investigar i sigueu el més discret possible amb l’esdeveniment en curs.
  • Consulteu el personal. Són somrients i cortès? (Fins i tot algunes trobades grolleres amb el personal podrien reflectir malament el vostre esdeveniment.)
  • El local està net i ben cuidat? Assegureu-vos de revisar els banys, on es poden amagar els embolics més ofensius.

Què cal fer 18-12 mesos abans del vostre esdeveniment:

1. Signeu un contracte amb el lloc escollit

contracte-lloc-per-esdeveniment-corporatiu

Consells i trucs:

  • Dediqueu uns quants dies a revisar el contracte amb una pinta de dents fines.
  • Feu preguntes i anoteu les respostes que rebeu. És fonamental que entengueu tots els aspectes del contracte i que recordeu tots els detalls clau.
  • Feu moltes còpies pròpies.
  • Verifiqueu que els preus incloguin tots els impostos i taxes. Si els preus no inclouen aquests extres, eviteu sorpreses demanant al contacte del lloc que els afegeixi o envieu un pressupost.
  • Reviseu la política de cancel·lació per assegurar-vos que sabeu què hi ha en joc si heu de cancel·lar-la per qualsevol motiu. Es pot reemborsar el dipòsit (o una part)?
  • Assegureu-vos que apareguin les habitacions / espais exactes que voleu. No voleu cap espai; voleu l’espai que heu recorregut i estimat.
  • Consulteu els períodes de temps assignats a l'esdeveniment. Què passa si es passa el temps?
  • Assegureu-vos que esteu protegit si el local no pot lliurar cap part del contracte. Per exemple, si un huracà provoca un sostre amb fuites a l'habitació que volíeu i us heu de moure, podeu recuperar part dels vostres diners?
  • Negocia! Igual que les propostes, els contractes són negociables. És perfectament acceptable sol·licitar canvis en qualsevol línia que no us senti còmode.

2. Executeu el flux de reunions i feu la llista de tasques específiques de l'esdeveniment

Consells i trucs:

  • Executeu el flux d'esdeveniments minut a minut. Escriviu-lo, creeu un guió gràfic, obligueu els vostres companys de feina a interpretar-lo; feu qualsevol cosa que us ajudi a visualitzar el vostre esdeveniment i embolcalleu el cap amb tots els objectes pendents, petits o grans. Per exemple, si sempre vau imaginar una presentació de diapositives que es reproduís darrere del vostre conseller delegat mentre feia el seu discurs de benvinguda, heu de fer la presentació de diapositives i assegurar tot l'equip necessari per projectar-la.

3. Investigueu les opcions d'entreteniment

Factors a tenir en compte:

jocs de trencaclosques per a adults
  • Simpatia universal (Tots els usuaris de la vostra oficina, des dels interns fins als veterans, podran apreciar l’opció?)
  • Creativitat (ho heu vist en altres esdeveniments als quals heu assistit? Proveu de proporcionar quelcom memorable perquè el vostre esdeveniment destaqui. La idea correcta deixarà que tothom en parli molt de temps després del esdeveniment corporatiu S'ha acabat.)
  • Cost (fins i tot abans de sol·licitar pressupostos, hauríeu de poder determinar una estimació aproximada del cost de l’entreteniment. No us poseu el cor en una banda de swing de 15 peces si teniu el pressupost d’un violinista solista).

Consells i trucs:

  • Cerqueu referències. Demaneu recomanacions als vostres associats d'altres empreses. Quin tipus d'entreteniment van utilitzar per als esdeveniments recents? Com es va rebre?
  • Sortiu de la graella. No limiteu la vostra cerca als agregadors en línia. Arribeu a escoles locals, organitzacions sense ànim de lucre i empreses. Potser una cafeteria local estaria disposada a traslladar el seu slam poètic setmanal al vostre esdeveniment. O potser un cor universitari local actua de franc.

Què cal fer 12-9 mesos abans del vostre esdeveniment:

1. Envieu invitacions del calendari a les principals parts interessades i als presentadors

planificació-esdeveniment corporatiu

Consells i trucs:

  • Una invitació al calendari és fantàstica, però també hauríeu de fer-ho mitjançant un correu electrònic o una trucada telefònica per verificar que totes les persones que juguen un paper clau en el vostre esdeveniment tinguin tots els detalls que necessiten.

2. Aproximació a les opcions d'entreteniment

Consells i trucs:

  • Obriu el full de càlcul que heu fet en contactar amb els proveïdors. Creeu una pestanya nova per a 'Entreteniment' i ... ja sabeu el simulacre.

3. Activitats de formació d'equips de recerca

Factors a tenir en compte:

  • Mida de l'empresa (si la vostra empresa és gegantina, no seleccioneu una activitat que requereixi molt equipament o subministraments).
  • Factor de gemecs (no només trieu una activitat perquè sembla fàcil d’executar. Assegureu-vos que a la gent els agradi.)
  • Objectius de l’activitat (l’objectiu d’una activitat de creació d’equip no és només divertir-se; l’activitat també hauria de contribuir a la formació d’equips, almenys de manera qualitativa).
  • Nivell de forma física (només seleccioneu activitats amb molt de moviment si tothom a la vostra empresa estaria divertit amb ell.)
  • Complexitat (allunyeu-vos de les activitats que impliquen molts passos que podrien ser difícils d’explicar).

Consells i trucs:

  • Qui facilitarà l'activitat durant l'esdeveniment? Acosteu-vos a alguns dels vostres associats enèrgics i sortints per veure si els agradaria ser el 'Mestre de cerimònies de creació d'equips'.

4. Dibuixeu un disseny de reunió per establir les necessitats de lloguer i equipament

Finalització de reunions per a esdeveniments corporatius

Factors a tenir en compte:

  • Reviseu el flux d'esdeveniments que heu creat anteriorment. Després de cada ítem, feu una pausa i pregunteu-vos: 'Quin equip necessitem per fer-ho?'
  • Marqueu un esbós del vostre espai de reunió amb exactament el que necessiteu i on i quan ho necessiteu.

Consells i trucs:

  • Demaneu al vostre local que proporcioni un pla de planta que es pugui descarregar per al vostre espai.
  • Comparteix les teves necessitats d’equip amb el teu local i descobreix quins articles tenen. També podeu sol·licitar la seva experiència per crear la llista d’equips. Has oblidat alguna cosa important?

5. Associar-se amb una empresa audiovisual per determinar les necessitats d’a / v

Consells i trucs:

  • El màxim benefici que obtindreu és treballar amb una empresa d’A / V que conegui el vostre espai, així que demaneu al vostre local una llista de proveïdors recomanats d’A / V i estalvieu-vos molt de temps de recerca.

Què cal fer 6 mesos abans del vostre esdeveniment:

desa-la-data-per-esdeveniment-corporatiu

1. Enviar Save-The-Dates

Consells i trucs:

  • L’enviament de les dates d’estalvi amb 6 mesos d’antelació augmentarà l’anticipació a tota l’oficina.
  • Assegureu-vos d'afegir la nota a tots els fitxers taulers d’anuncis d’oficina , aquesta és una manera segura de recordar a tothom a l'oficina que afegeixi la data al seu calendari.

2. Trieu Activitats de formació d'equips i signeu acords si escau

Criteris de decisió:

  • Cost (amb el lloc bloquejat, el cost us pot ajudar a decidir amb quina activitat de formació d'equip voleu seguir).
  • Vots de companys de feina (feu la vostra decisió més fàcil aconseguint que 20 o més companys de feina emetin vots per les seves activitats preferides de creació d'equips).

3. Localitzacions de sopars d’investigació

cercar-restaurants-per-esdeveniments-corporatius

Factors a tenir en compte:

  • Dietes especials (investigueu els restaurants adequats si la vostra empresa és vegana al 70%).
  • Reserves (no arrisqueu la frustració triant restaurants que no acceptin reserves).
  • Espais per a grups grans (El restaurant reserva habitacions privades o accepta reserves per a festes molt grans?)
  • Opcions de menú
  • Distància del lloc de l'esdeveniment

Consells i trucs:

  • Les recomanacions locals són daurades. Si no coneixeu ningú a la ciutat del vostre esdeveniment, contacteu amb el personal del lloc per obtenir les seves opinions.
  • Comproveu acuradament el lloc web del restaurant per assegurar-vos que no sigui una cadena per assegurar-vos una experiència gastronòmica local autèntica.

4. Premis a la recerca i obtenció de mostres

Què cal fer 5 mesos abans del vostre esdeveniment:

1. Trieu Activitats del cònjuge o dels fills, si s’escau

Criteris de decisió:

  • El nombre de fills i cònjuges.
  • Edats de fills i cònjuges.

Consells i trucs:

  • Demaneu als associats que portin als seus fills i cònjuges algunes activitats que gaudeixin de les seves famílies.

2. Trieu el disseny de l’etiqueta de nom

Consells i trucs:

  • La llegibilitat és la part més important d’una etiqueta de nom. Assegureu-vos que els dissenys i els colors no enfosquin els noms dels assistents.

3. Demaneu targetes clau

Què cal fer 4 mesos abans del vostre esdeveniment:

1. Envieu un enllaç de registre

Consells i trucs:

pregunta del dia per treballar
  • Utilitzeu Google Analytics per afegir una etiqueta de seguiment de backend al vostre enllaç perquè pugueu veure quantes persones hi fan clic, sobretot quantes persones fan clic i no completen els seus registres. Això pot indicar que hi ha alguna cosa defectuosa o confusa a la vostra pàgina de registre.

Què cal fer 3 mesos abans del vostre esdeveniment:

1. Visiteu la ubicació per fer un recorregut final

2. Envieu la darrera convocatòria per a inscripcions pendents

3. Recopileu informació sobre la mida dels regals

4. Trobeu una empresa de transport des de i cap a l'aeroport

Criteris de decisió:

  • Capacitat (quantes atraccions poden allotjar?)
  • Flexibilitat (només condueixen en horari laboral o poden fer viatges fora de l’horari?)

5. Envieu les etiquetes de nom a la impressora

6. Finalitzar el recompte de caps per als sopars

7. Finalitzeu els menús per a tots els àpats

Criteris de decisió:

  • Cost
  • Opcions diverses
  • Apte per a dietes especials
  • Apte per a al·lèrgies
  • Deliciós (insisteix a provar totes les opcions).

8. Obteniu la llista de guanyadors i premis finals de comanda

9. Projecte d’ordre del dia

Què cal incloure:

  • Informació i adreça del lloc
  • Dates, hores i llocs de tots els esdeveniments i pauses
  • Dates, hores i llocs de tots els àpats
  • Noms i correus electrònics de ponents i presentadors
  • Podeu posar-vos en contacte amb la vostra informació per atendre dubtes o dubtes
  • Notes importants (si els assistents han de portar alguna cosa o vestir-se d’una manera determinada, assegureu-vos d’assenyalar-ho a l’agenda).

10. Esborrany de carta de benvinguda

Què cal incloure:

  • Per què la vostra empresa té l'esdeveniment
  • Què voleu aconseguir a través de l'esdeveniment
  • Com es connecta l'esdeveniment amb el vostre missió d’empresa
  • Dates per al proper esdeveniment, si s’escau

Què cal fer dos mesos abans del vostre esdeveniment:

1. Trieu regals dels empleats i fer comandes.

regals-per-esdeveniments-corporatius

Què cal fer un mes abans del vostre esdeveniment:

1. Llogueu un vehicle per moure articles cap a i des de la ubicació de l'esdeveniment

2. Envieu la llista d’habitacions a l’hotel

3. Finalitzeu l'agenda i envieu-la a la impressora

Llista de comprovació de l'agenda:

  • Informació i adreça del lloc
  • Dates, hores i llocs de tots els esdeveniments i pauses
  • Dates, hores i llocs de tots els àpats
  • Noms i correus electrònics de ponents i presentadors
  • La vostra informació de contacte
  • Notes importants

4. Finalitzeu la carta de benvinguda i envieu-la a la impressora

Llista de comprovació de la carta de benvinguda:

  • Està clar per què la vostra empresa organitza l'esdeveniment?
  • Els objectius de l'esdeveniment són clars?
  • Enteneu com contribueix l'esdeveniment a la missió de la vostra empresa?
  • Heu inclòs dates per a esdeveniments futurs?

Què cal fer el mes de l'esdeveniment:

1. Moveu els elements essencials a una habitació i feu un inventari

2. Comproveu si els aniversaris dels empleats se superposen a l'esdeveniment

3. Organitzeu una reunió d'equip

Què fer:

  • Consulteu l'agenda de l'esdeveniment i feu preguntes.
  • Demaneu voluntaris per a les diferents funcions que heu de complir. (Prepareu prèviament una llista de tasques, incloses les expectatives de temps i ubicació, perquè les funcions siguin clares i els voluntaris entenguin a què s’inscriuen.)

Què cal fer una setmana abans del vostre esdeveniment:

reunió final abans de l

1. Organitzeu una reunió d'equip

Què fer:

  • Reviseu detalladament les tasques de feina i doneu als voluntaris l’oportunitat de fer preguntes.

2. Obteniu accés remot per a l'ordinador portàtil

Què cal fer el dia que marxi per l'esdeveniment:

  • Canvieu els temporitzadors de desbloqueig de portes.
  • Actualitzeu el missatge de veu i el missatge de resposta automàtica del correu electrònic.
  • Actualitzeu els llocs web que gestioneu.
  • Nevera d'oficina neta.

Què cal fer la setmana del vostre esdeveniment:

esdeveniment-dia-corporatiu

1. Organitzeu una reunió d'equip

Què fer:

  • Feu qualsevol pregunta final.
  • Passeu pel flux d'esdeveniments per última vegada.
  • Emocioneu-vos!

2. Organitzeu un assaig previ a la conferència amb personal de l’hotel, empleats i presentadors disponibles

Què fer:

  • Assegureu-vos que tothom tingui clar el moment de les presentacions, els àpats, etc.
  • Assegureu-vos que tothom sap on ha d’estar i quan.
  • Comproveu si hi ha informació o flux d’incomoditat.

Baixeu-vos aquesta llista de comprovació de la planificació d'esdeveniments corporatius>

Recursos d'Office How To:

36 idees de decoració d’oficines per inspirar el millor treball del vostre equip

25 idees de festes d'oficina èpica que faran que tothom brolli durant setmanes

19 Idees d’organització d’oficines Kickass per a la màxima ivitat

25 idees del tauler d’anuncis de Creative Office que realment es llegeixen

101 divertits jocs i activitats d’oficina que fan que la feina sigui impressionant

15 idees de disseny d’oficines creatives que emocionen la gent

7 divertides idees d'aniversari d'oficina tan fàcils com el pastís

El calendari d'esdeveniments del lloc de treball: esdeveniments d'oficina per a cada part de l'any

Hem donat regna gratuïta als animals de companyia al lloc de treball: així és com va millorar la nostra oficina

L’única plantilla de manual de procediments d’oficina que necessitareu mai

Esteu planejant un trasllat d'oficina? Això és el que heu de saber

Com portar un ambient d’inici autèntic a qualsevol oficina

La Guia definitiva sobre com organitzar un sistema de presentació d’oficines

18 idees de festes que són molt divertides per a petites empreses

Com fer que la vostra propera sortida d’empresa sigui inoblidable

La guia moderna per beure (de manera responsable) a la feina

7 maneres creatives de fer anuncis de treballadors memorables

21 divertides bromes d’oficines que (amb sort) no us faran disparar

17 Idees SWAG d’empresa que realment volen els empleats

El vostre full de trucs A-Z per triar el millor servei de conferència

Guia completa d'un butlletí informatiu d'èxit [amb plantilles]

Com llançar una retirada d’empresa que tothom aprofitarà