Domina els deures d'assistent executiu més comuns

Domina les funcions més habituals d’assistent executiu

Enhorabona per ser assistent executiu (EA). (Si encara esteu buscant un concert, enhorabona per al futur que us ocupa.) Esteu a punt per incloure totes les vostres funcions d'assistent executiu amb gràcia i equilibri? Esteu a punt per fer que els vostres gestors plorin, admirats de la vostra excel·lència? Bé; potser ens deixem portar una mica, però quan va fer mal alguna persona alguna ambició?



Alimenta la teva pròpia ambició d'EA amb la nostra guia per entendre i dominar les funcions més freqüents de l'Assistent executiu.

Deures d'assistent executiu

Les responsabilitats següents són totes del nostre 2018 Informe sobre l'estat de l'assistent executiu (SOTEAR), que inclou comentaris directes de 417 assistents executius que treballen en 34 indústries diferents als Estats Units.

Hem agrupat les responsabilitats des de les més habituals (deures que el percentatge més alt d’enquestats informen d’haver fet) fins a les menys habituals. D’aquesta manera, podeu treballar per dominar els deures comuns, aspectes que probablement haurà d’afrontar en qualsevol funció d’assistent executiu i, a continuació, seguir endavant.



Gestió de calendaris i programació

El 96% dels assistents executius declaren fer-ho

Les funcions d’assistent executiu inclouen la gestió del calendari

Nail it: planificació i gestió del calendari mestre mantenint-se organitzat.

Si només recordeu una cosa: Desenvolupeu un sistema per organitzar la informació i estigueu al dia de la informació a mesura que arribi. Per exemple, tan bon punt rebeu una sol·licitud de reunió per al vostre executiu, processeu-la i anoteu-la perquè el vostre sistema continuï funcionant (i no doblegueu per accident les franges horàries, no oblideu els esdeveniments importants, etc.).



Per què l’organització és la clau per a la planificació i la gestió del calendari?

Aquí incomplirem totes les normes i respondrem amb preguntes. Què tenen en comú aquestes tres responsabilitats?

reptes de pèrdua de pes a la feina
  • Treballar amb diverses persones i línies de temps per elaborar horaris
  • Enviar actualitzacions de calendari que tinguin sentit
  • No feu mai la doble reserva d’un client important

Probablement tinguin moltes coses en comú, però el que pretenem és que totes requereixin conèixer i processar molta informació, incloses dates, hores, noms i molt més. La millor manera d’excel·lar en el processament d’informació és, primer, mantenir la informació organitzada. Algú mai no podria assumir cap d’aquestes tasques si no hagués desenvolupat cap mena de sistema per enregistrar i organitzar horaris i calendaris.

Comprometeu-vos amb un procés de gestió i programació de calendaris i compliu-vos-hi. En vam agafar alguns consells específics sobre això . Inclouen:

preguntes sobre trencaclosques per a adults
  • Codificació de colors
  • Bloquejar el temps de treball només per gestionar calendaris i horaris
  • Utilitzant eines útils de calendari

Abans de començar amb la nostra llista, inscriviu-vos a L’assistència , el butlletí setmanal gratuït amb informació curada tan útil que els EA diuen que no saben si cal compartir-lo amb els amics o guardar-ne els secrets. Obteniu consells i informació, com el que es mostra a continuació, que es lliura directament a la safata d'entrada cada setmana.

Coordinació de viatges

El 92% dels assistents executius declaren fer-ho

Les tasques d’assistent executiu inclouen la planificació de viatges

Clavar-lo: pel que fa a la coordinació dels viatges, l’eficiència i la coherència són fonamentals.

Si només recordeu una cosa: Deixeu de reinventar la roda (o en aquest cas, l’itinerari) cada vegada que necessiteu coordinar el viatge. Ús plantilles en canvi.

Les plantilles fan que la planificació de viatges sigui més ràpida, eficaç i coherent. Això suposa una victòria tant per al planificador com per al viatger.

Tu pots també establir un procés d’inici a seguir cada vegada que necessiteu planificar un viatge. Per exemple, podeu considerar:

  • Selecció de proveïdors de viatges preferits per utilitzar per a cada viatge
  • Creació de llistes de comprovació per assegurar-vos que no us perdeu cap detall
  • Establir terminis perquè sàpiga quan fer què

Planificació d'esdeveniments

El 90% dels assistents executius declaren fer-ho

Les tasques d’assistent executiu inclouen la planificació d’esdeveniments

Pegueu-ho: deixeu que el vostre públic us ensenyi a ser un planificador d’esdeveniments increïble.

Si només recordeu una cosa: Augmenteu el vostre habilitats de planificació d'esdeveniments demanant comentaris a les persones que assisteixen als vostres esdeveniments.

Sol·licitar comentaris als assistents a l'esdeveniment funciona perquè, com Bill Gates va dir una vegada: “Tots necessitem gent que ens doni comentaris. Així millorem '.

Els comentaris dels assistents són l’única manera de donar llum a algunes de les preguntes candents que segur que tindreu a l’hora de planificar esdeveniments, com ara:

  • He tingut prou menjar?
  • L’espai era massa reduït?
  • La música era massa forta?
  • Valia la pena l’orador?
  • Eren aquelles cadires massa juntes?
  • El format era avorrit?

Com més preguntes facis, més aprendràs i millor tindran els teus esdeveniments.

Deures de secretaria, incloent la gestió de trucades telefòniques, el reenviament, etc.

El 73% dels assistents executius declaren fer-ho

Les funcions d’assistent executiu inclouen parlar per telèfon

Nail it: les habilitats en comunicació us ajudaran en totes les vostres tasques de secretaria.

Si només recordeu una cosa: Procureu constantment millorar les vostres habilitats de comunicació; això farà que cada trucada de telèfon i cada interacció sigui més suau i iva.

Si la regla d'or de la vida en general és 'tractar els altres com vulgueu que us tractin', llavors la regla d'or de les comunicacions és 'parlar amb els altres com vulgueu que parlin amb vosaltres'. Això vol dir practicar una empatia senzilla. Quan estigueu al telèfon amb algú, pregunteu-vos:

  • Què necessita aquesta persona?
  • Com se sent aquesta persona?
  • Què puc fer per ajudar aquesta persona?

Trobareu la resposta a la majoria d’aquestes preguntes simplement escoltant.

Deures d'assistent personal

El 71% dels assistents executius declaren fer-ho

Les tasques d’assistent executiu inclouen alguns treballs d’assistent personal

idees de la setmana espiritual per treballar

Pegueu-ho: els caps estimen els assistents personals que preveuen necessitats i problemes.

Si només recordeu una cosa: Preste atenció al passat i visualitzi el futur.

jocs en línia per a equips remots

Penseu en les coses que han passat en el passat per fer conjectures informades sobre el futur. És possible que no sempre tingueu raó, però millorareu cada vegada que intenteu anticipar-vos al futur.

Per exemple, imaginem que aquests esdeveniments ja han passat.

  • Un client concret va cancel·lar una reunió per la qual el cap estava entusiasmat.
  • El mateix client et va cridar de debò perquè només 'passava per la ciutat'. Havíeu d’organitzar una reunió improvisada.
  • La reunió improvisada no va anar bé perquè al vostre cap li agrada estar preparat.

En aquesta situació, podeu demostrar habilitats d’anticipació programant trucades mensuals o correus electrònics amb aquest client en particular. Podeu preguntar-li si vindrà a la ciutat aviat o bé confirmar-la que assistirà a les reunions existents al calendari.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Sol·licituds de tecnologia de camp

El 58% dels assistents executius declaren fer-ho

Les tasques d’assistent executiu inclouen treballs de tecnologia i informàtica

Ungla-ho: accepta la veritat que els assistents executius acaben gestionant una gran quantitat de solucions de problemes tecnològics.

Si només recordeu una cosa: Estigueu preparats per als contratemps tecnològics.

Algunes dificultats tecnològiques probablement us agafaran de sorpresa quan hàgiu començat a treballar, però està bé. Comenceu a fer el seguiment de les sol·licituds i problemes que us aporten les persones. Utilitzeu la vostra 'investigació' per descobrir tendències, com ara els deu primers problemes. Registreu com heu resolt amb èxit cada problema i converteu les vostres solucions en un petit full d’instruccions. Quan algú us acosti amb algun dels problemes, simplement podeu enviar un correu electrònic al full d’instruccions. (Fins i tot podeu publicar-lo al lloc web o a la intranet de l’empresa si és una opció!)

Consells addicionals:

  • Cerqueu un recurs d’inici en línia per referenciar-lo quan algú us desconcerti. Per exemple, podeu cercar els fabricants de es electrònics d'oficina principals. Escriviu les línies d’atenció al client o els enllaços d’ajuda en línia per saber on buscar respostes quan apareguin problemes.
  • Demaneu a qualsevol persona de l'oficina amb coneixements informàtics que aparegui a la vostra llista de contactes. Això vol dir simplement que estan d’acord si els feu un toc si necessiteu ajuda amb un problema que coincideixi amb la seva experiència

Deures d’operacions, inclosos avantatges, estacionament i manteniment

El 56% dels assistents executius declaren fer-ho

Obteniu comentaris dels empleats

Clavar-lo: deixeu que els empleats orientin la vostra estratègia operativa.

Si només recordeu una cosa: En cas de dubte, parleu amb els empleats.

Gestors d'Operacions sé que poden aprendre molt només parlant amb els empleats. Els assistents executius que vulguin fer una bona feina gestionant avantatges també poden parlar amb els empleats per informar-los de les seves estratègies.

Deures de recursos humans, incloent la incorporació / fora de bord)

El 51% dels assistents executius declaren fer-ho

Les funcions d’assistent executiu inclouen la incorporació

Nail it: aprofiteu al màxim la vostra primera i última interacció amb els empleats.

Si només recordeu una cosa: L’embarcament i l’offboard són moments d’aprenentatge.

En l'embarcament presenta un moment d 'aprenentatge per a empleats .

aperitius sense sucre per a adults

Això significa, tal com recomana Tecnòleg de recursos humans , que haureu de reforçar i deixar clara la vostra cultura empresarial. Comenceu sessions d’incorporació explicant què significa per a vosaltres la cultura de l’empresa. Penseu a explicar una història sobre una situació o esdeveniment quan la cultura de la vostra empresa es manifestés a la vida real.

Offboarding presentar un moment d’aprenentatge per la teva companyia .

Això vol dir que heu d’esbrinar com se senten els empleats que surten de la companyia. Què els agradava / no els agradava? Per què marxen? Apreneu què podeu en aquest moment; els empleats que surten no tenen cap raó per no ser honestos.

Tasques de disseny i disseny d’Office

El 46% dels assistents executius declaren fer-ho

Les funcions d’assistent executiu inclouen el disseny d’oficines

regals de Nadal per al personal d'oficina

Clavar-lo: Diverteix-te!

Si només recordeu una cosa: Cada oficina requereix necessitats de disseny diferents. Si teniu en compte els aspectes únics de la vostra empresa i us divertiu mentre planifiqueu dissenys i dissenys, podreu crear un disseny d’oficines que agradi a tothom.

Consulteu-ne alguns idees de decoració d'oficines .

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Nòmina

El 16% dels assistents executius declaren fer-ho

Les funcions d’assistent executiu inclouen la nòmina

Clavar-lo: trieu un sistema que funcioni amb la vostra programació.

Si només recordeu una cosa: Els empleats han de cobrar; assegureu-vos que reben els seus sous, trobant un sistema de nòmines que funcioni amb el vostre horari.

Manejar la nòmina és com comprar comestibles, netejar la casa o fer qualsevol altra tasca; mai no s’ha acabat. Mai no acabes de fer la nòmina. Heu de gestionar-ho una vegada i una altra i no podeu simplement 'perdre el valor d'un mes' en un dia si aneu de vacances. Dit això, sigueu realistes sobre les vostres necessitats horàries si gestionareu la nòmina.

Com a assistent executiu, és possible que viatgis molt. Si és així, feu el que sigui És a dir, el bloc ho recomana i trobar un sistema de nòmines basat en el núvol hi podeu accedir des de qualsevol lloc i en qualsevol moment.

Consell: si sou com la majoria dels EA i espereu tenir una agenda molt ocupada, opteu per un sistema automatitzat de nòmines això eliminarà l'estrès repetitiu de manipular la nòmina del plat.

Què en penseu d’aquestes funcions d’assistent executiu? Feu-nos-ho saber en els comentaris següents.