Com organitzar una reunió iva individual: consells, agendes i errors a evitar

com-dirigir-se-a-una-reunió-iva

Si heu tingut un cap que no creu en reunions puntuals periòdiques, probablement les següents excuses us sonaran força familiars:



'Això és molt de temps al meu calendari. Simplement no m’hi puc comprometre cada setmana '.

«No sóc microgestor. El meu equip és capaç de gestionar-se '.

'Si el meu equip em necessita, saben arribar a mi'.



El problema d’aquesta línia de pensament és que falla completament el punt.

Renunciar a la reunió individual és fer-ho al vostre propi risc. Tal com exposem a continuació, aquestes reunions tenen diverses funcions d’importància crítica, entre les quals destaca la de preparar el vostre equip per a l’èxit i superar els reptes abans que es converteixin en problemes de ple rendiment.

Per no mencionar que, si el vostre equip només interacciona amb vosaltres quan hi ha una crisi, el vostre paper esdevé més reactiu que proactiu.



Les nostres dades suggereixen que, per desgràcia, els gestors que subestimen la importància dels DR són bastant habituals.

Al nostre Informe sobre la cultura de l’estat de l’empresa (un estudi en profunditat de les cultures d’empreses d’una àmplia franja d’indústries dels Estats Units), més del 60% dels enquestats van dir que no rebien comentaris setmanals del seu gerent.

I això és una llàstima, perquè els individus habituals es troben entre les millors eines del repertori de qualsevol gestor.

Aquí teniu el perquè.

El cas per a un contra un

En els negocis, dir que xuclen les reunions és com dir que l’aigua està mullada o el cel és blau. Ningú no us discutirà.

Però el nostre menyspreu general per les reunions també va estigmatitzar la reunió individual o “Informe directe” (DR). Com a resultat, la majoria de nosaltres descuidem aquesta eina de gestió tan important.

gestors increïbles

Per ser justos, apostar per una reunió de 30 minuts (o més) amb tots els vostres informes directes pot ocupar molts béns immobles del calendari valuós. Llavors, què fa que valgui la pena un a un?

És divertit que ho preguntis ...

Estalvien temps

Pot semblar contraintuitiu, però és cert. Una reunió permanent amb el vostre cap o un informe directe us permetrà resoldre els problemes a mesura que apareguin o, encara millor, avançar-los abans que comencin.

Creen un bucle de retroalimentació

Una reunió regular ajuda a crear un diàleg entre vosaltres i el vostre informe directe que proporcioni dades essencials per gestionar el vostre equip. El membre de l’equip aprendrà on s’ha de centrar i, de la mateixa manera, el gerent també pot ajustar l’estratègia en funció de les aportacions de l’empleat.

Ajuden a prioritzar els vostres empleats

El temps del vostre equip és un recurs limitat: no és diferent dels altres recursos que gestioneu, com ara el pressupost.

els venedors feliços venen més

Igual que heu de triar on invertir el vostre pressupost, heu de prioritzar la manera com els vostres empleats inverteixen el seu temps. Com a gestor, la vostra feina és ajudar els vostres informes directes a determinar les activitats de palanquejament més elevades i assignar els seus esforços en conseqüència.

Ajuden els empleats a fer un seguiment dels objectius

Per a alguns empleats, tots són arbres i no tenen bosc.

És a dir, és fàcil que els empleats es quedin embadalits pels detalls de l’execució diària. Reunions particulars són ideals per fer un pas enrere i assegurar-se que els seus esforços se sumen a un conjunt més gran.

Són una oportunitat per al creixement i l’aprenentatge

En afrontar reptes, vostè i el seu informe directe podeu treballar junts en estratègies per superar-los i augmentar el seu conjunt de competències en el procés. També és una bona idea reservar un temps (o dedicar tota una sessió) al desenvolupament professional, una peça crítica del compromís dels empleats .

Ajuden a la retenció

Les oportunitats de creixement, la comunicació i el seguiment d’objectius més alts són maneres d’organitzar l’èxit del vostre equip, que és un factor important a retenció dels empleats .

Però, més enllà d’això, un dels majors beneficis és que aquestes reunions ajuden a demostrar que us interessa.

En fer de la reunió una prioritat, esteu dient que són una prioritat i recordeu al vostre informe directe que hi esteu pel seu suport.

Aquesta sensació ajuda molt a la creació d’un equip més compromès i compromès, que és més probable que es mantingui durant molt de temps.

L’art del DR

Ara que tots podem estar d’acord que les reunions individuals són els genolls de l’abella, val a dir que NOMÉS són efectives si les feu de la manera correcta.

aperitius saludables sobre la marxa

Com que els diferents equips tenen necessitats diferents, hem buscat consells prudents de tres tipus de gestors diferents: el gerent de vendes, el director i l’executiu de nivell C, per ajudar-vos a mantenir-vos millor.

Laura-xut al cap brendan-headshot ryan-shot

Això és el que havien de dir.

Laura - Directora de vendes

Laura és gerent de vendes de Dcbeacon, supervisant un equip d’executius de comptes de vendes estel·lars constantment coneguts com a 'The Wolf Pack'. Aquests són els seus consells principals per mantenir els assassins d’un en un.

Coherència

Una de les millors coses que podeu fer és mantenir-vos al compromís del vostre calendari.

Laura-xut al cap'Les reunions setmanals, programades a la mateixa hora, amb pluja o resplendor, permeten que ambdues parts vinguin preparades amb preguntes per les dues parts i permeti la pluja d'idees'

La regularitat d'un a un permet una visió més profunda i una conversa més estructurada que si els seus representants només agafessin 5-10 minuts del seu temps durant el dia.

Enfocament

Segons la Laura, és important tenir present el que NO són ​​els un-un. No han de ser actualitzacions generals d'estat. Al cap i a la fi, hi ha maneres més eficients de fer un seguiment de les mètriques. Més aviat, un a un hauria de tractar d’aprofundir en alguns problemes específics.

Això vol dir que la preparació i l’enfocament són primordials.

Laura-xut al cap“Venir preparat i no intentar fer massa és la clau per treure el màxim partit al vostre personal.

Intento centrar-me en només un grapat d’opps per preguntar-los als meus representants (enfront de tot el gasoducte), de manera que tenim prou temps per avançar en cadascun ”.

Format

Laura propugna una sessió de mitja hora dividida en 3 seccions de temps aproximadament iguals: mètriques, canalització i estratègia.

Tacte personal

Laura-xut al cap'També és important utilitzar cada setmana setmanalment com a entrada.

És útil connectar-se i tocar la base de com se senten abans d'entrar en qualsevol de les converses basades en mètriques '.

L'error més gran que cal evitar: un enfocament monolític

Laura adverteix que un enfocament únic per a tots és una cosa que cal evitar en els vostres particulars.

Laura-xut al cap“Cada representant té diferents punts forts i habilitats.

És important identificar-los com a gestor perquè pugueu aprofitar-los, alhora que els recolzeu amb qualsevol àrea que causi un coll d'ampolla '.

Brendan - Director de l'èxit dels membres

Brendan gestiona un equip de sis membres de l’equip d’èxit de membres de Dcbeacon que inclou gestors i col·laboradors individuals. Es reuneix amb cadascun d’ells almenys un cop per setmana. Aquí teniu les seves millors pràctiques.

Proporciona l’informe directe

És difícil separar el d’un a un de Brendan del seu estil de gestió: un model de servidor-líder que Brendan descriu amb el seu sentit de l’humor.

brendan-headshot'Digo a tots els meus representants el mateix, que la meva feina es pot resumir en la línia que va donar Bono durant la cerimònia d'inducció al Rock and Roll Hall of Fame de Bruce Springsteen. Li diuen El Cap, però ell treballa per a nosaltres. ”

En el context d’un individu, això significa que ell hi és principalment per atendre les seves preocupacions i oferir suport.

Això també significa que correspon a l'informe directe establir l'agenda. Tot i que Brendan ve preparat amb un coneixement profund de les seves mètriques de rendiment, el focus sempre està en les seves necessitats.

Format

Brendan té sis DR a la setmana i els limita a 30 minuts o a una hora en funció de la posició. Però sempre comencen i acaben de la mateixa manera.

brendan-headshot'Sempre començo preguntant' Com et sents? 'I acabo preguntant' Hi ha alguna cosa més que pugui fer per tu? '

coneixent jocs per a adults

Segons Brendan, la primera pregunta l’ajuda a dirigir la conversa. Si el representant està preocupat per alguna cosa, això li indica on ha de centrar-se primer. L’última pregunta ajuda a reforçar el paper de Brendan com a líder de servidors, així com a proporcionar suport addicional un cop esbossats els elements d’acció.

Error més gran que cal evitar: no fer un seguiment

Segons Brendan, l'única manera de garantir que aquestes sessions siguin valuoses és fer-ho converteix la teva conversa en acció .

brendan-headshot'És molt important seguir els temes que es van discutir en un a un.

Assegureu-vos de registrar el progrés d’una determinada àrea que s’ha comentat i assenyalar les millores o un comportament similar ”.

Aquest imperatiu té les dues direccions:

brendan-headshot'Si és una sol·licitud que necessiteu fer-ne un seguiment, és millor que tingueu una resposta o una explicació. Un a un consisteix a desenvolupar la confiança entre les dues parts i també heu de fer la vostra part.

Com diu The Boss, 'Dos cors fan la feina' '.

Ryan - president i COO

Ryan és el president i COO de Dcbeacon. Es reuneix amb tots els caps de departament de l’empresa, principalment empleats de VP i Director. Aquí teniu els seus consells per a l’executiu de nivell C.

Configureu els informes directes per tenir èxit

Segons Ryan, proporcionar als vostres informes directes el suport que necessiten hauria de ser l'objectiu principal per a totes les vostres reunions individuals.

maneres divertides de començar una reunió

ryan-shot'La raó principal per celebrar reunions individuals és assegurar-se que tots els membres del meu equip se senten en condicions d'aconseguir els seus objectius i tenen el pla de joc per tenir èxit.

Cap membre de l’equip no hauria de sentir que feia girar les rodes o sota l’aigua. Aquesta és l'oportunitat d'assegurar-me que tinguin un pla que estiguin segurs de poder assolir i que tinguin una bona direcció per avançar, amb el meu ple suport '.

Accepteu l'agenda

En lloc de requerir els seus informes directes per arribar a la reunió amb punts de discussió, Ryan creu que és important acordar l’ordre del dia prèviament. Per assegurar-se que això passi, el seu equip li envia les seves línies de comanda amb antelació perquè pugui assegurar-se que la reunió se centri exactament en les coses correctes.

ryan-shot'Sol·licito que el meu informe directe m'ofereixi una agenda abans de la reunió perquè pugui estar millor preparat per ajudar a abordar els seus problemes o donar respostes a les seves preguntes.

De vegades tornaré a enviar l’agenda amb qüestions addicionals que crec que és important que revisem. '

Pot trigar una mica endavant i enrere, però aquest exercici us ajuda a concentrar-vos en els elements més importants i a maximitzar el vostre temps junts.

Escolteu i feu preguntes

Per a Ryan, és important recordar que els vostres informes directes saben més que vosaltres sobre els reptes als quals s’enfronten, ja que són els que els viuen i els respiren. Per aquest motiu, és millor escoltar el que han de dir.

ryan-shot'No suposi que sàpiga tot el que està passant o el que han fet o no han fet en relació amb un tema o tema concret.

Feu d’aquesta una oportunitat per ser el líder del pensament i identificar maneres d’assolir amb més èxit els seus objectius '.

Armat amb tota la informació, ara podeu avançar junts cap a una solució.

Feu que el vostre equip creixi

Un altre dels beneficis menys evidents d’un contra un són les oportunitats de creixement que ofereixen. Com que reviseu constantment els reptes, mai hi ha escassetat d’oportunitats.

ryan-shot'L'altre motiu principal de les reunions individuals és empènyer el meu equip a pensar fora de la caixa i esforçar-se realment per assolir i superar els seus objectius'.

Ryan adopta una aproximació socràtica al creixement del seu equip. En lloc de proporcionar respostes, fa que els seus informes directes aprofundeixin fent preguntes puntuals.

ryan-shot“Aprofito aquest temps amb ells per fer preguntes de sondeig i fer-los veure coses que potser no haurien vist per ells mateixos.

Aquest no és el moment per a mi amb totes les idees, sinó que és una manera d’utilitzar la conversa com a guia per identificar solucions millors i innovadores '.

L’error més gran que s’ha d’evitar: no suposi que se sap millor

Com que el paper principal de Ryan en aquestes reunions és proporcionar el suport que els seus informes directes necessiten per resoldre els seus problemes i assolir els seus objectius, l’error més gran que veu cometre els directius és actuar com si tinguessin sempre les respostes correctes.

ryan-shot'Massa sovint els directius intenten ser la' persona més intel·ligent de l'habitació 'i simplement donen les seves pròpies respostes o solucions, en lloc de contractar l'altra persona per ajudar-la a trobar la resposta o la solució per avançar.

En la meva posició, estic treballant amb un equip de vicepresidents que són els autèntics experts, no jo. Són els que saben dirigir el seu propi equip o departament.

El valor que més sovint puc proporcionar és entendre millor quins obstacles els impedeixen assolir els seus objectius i objectius '.

Mostra una agenda individual

Com podeu veure, les pràctiques recomanades per a un a un poden variar en funció de la situació, però hi ha pocs fils habituals que s’executen a tot arreu. Aquí teniu una mostra d’agenda de plantilla amb els conceptes bàsics per a una reunió de 30 minuts. No dubteu a modificar-lo per adaptar-lo a les vostres necessitats.

30 minuts en total

1. Registre personal (~ 2 minuts)
Comenceu mesurant com us va la setmana per a l'informe directe. Estan estressats? Emocionat? Desconfiat? Una pregunta com 'Com et sents?' és una manera excel·lent d’ajudar a dirigir la conversa que se’n segueix.

2. Articles de primera línia (~ 20 minuts)
Feu que el vostre informe directe estigui preparat amb tres elements per discutir. Aquestes són les coses amb què necessiten ajuda o que necessiten que pesin.

Aquesta és la vostra oportunitat per fer pluja d’idees, solucionar problemes i trobar solucions per als problemes que s’enfronten. Recordeu que la vostra feina és ajudar-los a eliminar els obstacles que impedeixen el seu progrés.

Això no vol dir donar-los les respostes. Sovint, escolteu i feu preguntes puntuals que ajuden el vostre informe directe a arribar a la solució adequada.

3. Assoliment d'objectius / Resultats crucials de la setmana (~ 5 minuts)
Ara és la vostra oportunitat de comprovar breument com els vostres informes directes fan un seguiment dels seus objectius i assegureu-vos que saben exactament com avançaran la setmana que ve. Ajudeu-los a identificar i donar prioritat a les tres activitats amb major apalancament. Aquesta vegada també és una oportunitat per recordar-los que han de fer un pas enrere i fer un balanç de la imatge més gran.

4. Elements d'acció (~ 2 minuts)
Un cop clar el camí a seguir, ara és el moment d’assignar elements d’acció i establir terminis. Assegureu-vos que teniu clares les responsabilitats, no hi hauria d’haver ambigüitats.

5. Pregunteu: 'Com puc ajudar-vos?' (~ 1 minut)
Finalment, preneu-vos un minut per fer aquesta senzilla pregunta. En fer-ho, assegureu-vos que sempre proporcioneu al vostre informe directe tot el suport que necessiten per tenir èxit.

Com aprofiteu al màxim les vostres reunions individuals? Feu-nos-ho saber en els comentaris següents.

Motivació i gestió de recursos per als empleats:

141 Cites inspiradores i motivadores per al treball

21 maneres de motivar els empleats de manera eficaç

11 vídeos increïblement potents i motivadors per al vostre equip

Gestionar els mil·lenaris al lloc de treball: deixeu de fer-ho complicat

17 lliçons La majoria dels primers gestors fan el camí difícil

14 habilitats essencials de gestió d'equips per a directius per primera vegada

Augmenteu la ivitat de les vostres reunions amb aquests 26 jocs de trencaclosques

45 activitats de creació d’equips increïblement divertides per treballar

31 coses que fan les persones amb èxit per augmentar la seva ivitat a la feina