Com es pot crear la política de treball perfecte des de casa per a la seva empresa el 2021 [amb plantilla]

Imatge de capçalera WFH

Al nostre món laboral ultra-flexible i compatible amb la tecnologia, una política de treball des de casa considerada de manera meditada es converteix en un element imprescindible per a empreses progressistes.



Consulteu la nostra plantilla de política de treball des de casa aquí

Què hi ha dins d’una caixa de benestar de Work From Home?

Benvingut a l’era del treball a distància. Ordinadors portàtils, telèfons intel·ligents, aplicacions de missatgeria i WiFi a tot arreu fan que la majoria dels treballadors d’oficines puguin fer la seva feina pràcticament a qualsevol lloc. A això s’afegeix una expectativa creixent entre els empleats que haurien de poder fer la seva feina allà on es trobin, en un cafè, mentre viatgen a un país estranger o des del confort del sofà.

També és important recordar-ho, fins i tot quan entrem en una nova versió més flexible era del treball , l'oficina continuarà sent el lloc on el vostre equip pot fer el millor possible. Continuarà perfeccionant una experiència en el lloc de treball que afavoreixi la comunitat, la col·laboració i les trobades serendípites que condueixen a la innovació.

Idealment, treball remot complementa aquesta elevada experiència en el lloc de treball. La clau és crear una política de treball des de casa que estableixi les expectatives adequades i cregui canals i infraestructures que no només admetin treballar des de casa, sinó que mitiguin les nombroses trampes que apareixen quan treieu els empleats fora de l’oficina. Amb la preparació i la comunicació adequades, el vostre equip pot ser tan feliç, connectat i iu a casa com a l’oficina.



Els nostres recursos i eines preferides per treballar des de casa:

  • muntatge - construcció de cultura lliure i reconeixement dels empleats
  • monday.com - col·laboració en equip i ivitat
  • Outback - creació d'equips virtuals i compromís

En aquesta publicació, exposarem exactament de quina manera el treball remot pot beneficiar el vostre negoci, les possibles trampes que heu de tenir en compte per evitar i per què una política de treball des de casa reflexiva i completa és l’únic factor més important a l’hora de configurar el vostre equip per tenir èxit . Utilitzeu aquest article per guiar-vos mentre desenvolupeu la política de treball des de casa que sigui adequada per al vostre equip.

Taula de continguts



Què és una política de treball des de casa?

jocs en línia per a equips remots

Una política de treball des de casa és un acord entre empresari i empleat que defineix clarament les expectatives i responsabilitats dels empleats que treballen des de casa. També pot definir qui és elegible per treballar des de casa, el procés per sol·licitar privilegis de treball des de casa i el procés d’aprovació.

Durant les situacions obligatòries de treballar des de casa (com ara una crisi de seguretat o salut com COVID-19), ajuda a garantir que els empleats estiguin preparats per tenir èxit i que puguin continuar sent sans i ius.

Consulteu la nostra plantilla de política de treball des de casa aquí

Quins avantatges té treballar des de casa?

Potenciar els empleats per treballar des de casa o de forma remota és una pràctica sòlida que pot beneficiar el benestar del vostre empleat i el vostre negoci. Hauríeu de tenir en compte que maximitzeu aquests avantatges quan dissenyeu la política de treball des de casa de la vostra empresa. A continuació s’explica per què una política de treball des de casa és bona per a la vostra empresa:

Senyala confiança . A hores d’ara ja ho sabem tots compromís dels empleats condueix el rendiment; com més empleats tinguin una inversió personal en l’èxit de la vostra empresa, més disposats estan a superar i assolir els seus objectius. Demostrar que confieu en que els vostres empleats treballin des de casa ajuda a consolidar el vincle emocional entre empresari i empleat que permet la participació.

Dóna als empleats un temps enrere . Un dels grans avantatges que descobreixen la majoria dels empleats quan treballen per primera vegada des de casa és la manca de desplaçaments. La mitjana de desplaçament nord-americà és de més de 52 minuts cada dia . Els empleats tindran més temps per dedicar-se a ells mateixos, a les seves famílies, a les seves aficions o als seus llocs de treball, si així ho desitgen.

Admet el treball centrat. L’altre avantatge evident de treballar a casa és l’absència de distraccions habituals en el lloc de treball. Per això, moltes empreses (inclosa Dcbeacon) han designat dies remots dedicats al treball centrat. Es recomana als membres de l'equip que programin les tasques que requereixen un enfocament intens (com escriure, planificar o elaborar estratègies) en aquests dies per maximitzar l'eficiència.

Redueix l’absentisme. Quan doneu als treballadors l’opció de treballar des de casa quan comencen a sentir-se malament, és menys probable que transmetin malalties a la resta de l’equip. El resultat és un equip més sa i iu. Realment es pot veure l’efecte d’aquest fenomen durant les temporades anuals de refredat i grip, o el rar cas d’una pandèmia com COVID-19.

Pot fer que els empleats siguin molt complets. Els empleats amb una vida familiar, social i saludable i que tenen temps per a projectes de passió i aficions són millors treballadors. Treballar a distància pot significar que el vostre gestor de projectes pugui recollir el seu fill de l’escola, es pugui comprometre a fer hores feliços setmanals amb els amics o, finalment, pugui inscriure’s a la classe de programació que ha volgut fer. Quan els empleats es compleixen en altres àmbits de la seva vida, també solen mostrar-se millor a la feina.

Quins són els riscos potencials de treballar des de casa?

Treballar a distància no està exempt de possibles inconvenients. Assegureu-vos de protegir-vos dels riscos que hem exposat a continuació mentre creeu la vostra política de treball des de casa.

Pot ser difícil establir límits. No haver de desplaçar-se (ni dutxar-se) és fantàstic, però una cosa que escoltem una i altra vegada és que pot ser difícil apagar el cervell de treball i relaxar-se. Alguns empleats es troben treballant o revisant el correu electrònic des que es desperten fins que el cap toca el coixí. Aquesta és una recepta infal·lible esgotament .

Pot ser aïllant. Estar al voltant de la gent és bo per a nosaltres . El nostre cos allibera oxitocina i serotonina com a es químics sensibles quan veiem persones que ens preocupen, com ara amics, companys de feina i familiars. Massa temps passat sol pot provocar un estat d’ànim deprimit. A més, estar fora de l’oficina també pot erosionar els vincles entre un empleat i la mateixa empresa. Una oficina, especialment una amb una experiència en el lloc de treball dissenyada de manera detallada, proporciona als vostres empleats un sentit d’identitat i connexió amb la vostra empresa i els seus valors. Això disminueix quan hi dediqueu massa temps.

Elimina les trobades serendípites. Un dels avantatges més grans d’una oficina, especialment aquella amb una sala d’espais increïble, és que proporciona oportunitats per a la interacció espontània entre persones de diferents organitzacions. ( Steve Jobs va defensar-ho famosament en dissenyar els dissenys d’oficina d’Apple i Pixar.)

Pot comportar altres distraccions. Tot i que treballar des de casa elimina les distraccions típiques de l’oficina (com els companys de feina xerrats), el fet és que les cases dels empleats poques vegades estan optimitzades per treballar i poden ajudar a promoure dilació de la jornada laboral . Sovint, empleats remots acabar treballant en un sofà o llit perquè simplement no tenen un escriptori o taula adequats. O poden encendre un televisor per obtenir sorolls de fons ... i acabar mirant-lo durant tot el dia. Les empreses amb serveis com ara programes de menjar, berenar o cafè poden veure com els empleats es queden sense dinar o cafè diverses vegades al llarg del dia perquè els empleats no estan acostumats a planificar menjars, aperitius i cafè .

Què cal incloure a la política de treball des de casa

L’objectiu de la política de treball des de casa de la vostra empresa ha de ser optimitzar els beneficis alhora que limita els riscos, configurant en última instància els vostres empleats perquè tinguin tant d’èxit fora de l’oficina com hi són. A continuació s’explica el que hauria d’incloure la vostra política per assegurar-vos que ho faci exactament.

Definiu qui és elegible per treballar des de casa. No totes les funcions del treball es poden dur a terme de forma remota. Indiqueu clarament quins equips poden treballar a distància i quins han d’estar a l’oficina.

Podeu establir criteris d’idoneïtat, és a dir, només els treballadors que han estat a l’empresa durant 90 dies i han assolit el 90% dels seus objectius poden treballar a distància. Per descomptat, això no s’aplica durant una crisi sanitària com COVID-19, quan pot ser obligatori treballar des de casa.

Establir un procés d’aprovació. De la mateixa manera, un cop establerts els criteris d’elegibilitat, descriviu clarament el personal i el procés d’aprovació. Els empleats haurien de saber com sol·licitar privilegis de feina des de casa, qui ho aprovarà i el calendari d’aprovació.

Estableix l’horari laboral habitual. La vostra política de treball des de casa ha d’indicar clarament quan s’espera que treballin els empleats i quan s’han d’anomenar al dia. Si valoreu la flexibilitat, això pot significar establir un nombre total d’hores (és a dir, s’espera que els empleats treballin un total de 8 hores diàries).

És més probable que signifiqui establir un ventall d’horaris laborals (és a dir, s’espera que els empleats treballin i estiguin disponibles de 9 a 17 h). Una pràctica recomanada és reflectir el dia de treball d’oficina estàndard, que pot variar segons l’equip.

Per a assalariats , aquesta política no només consisteix a assegurar-vos que el vostre equip segueixi fent tasques. El benefici més gran és donar poder als empleats per establir els seus propis límits de manera que no sentin pressió per estar 'sempre en marxa', cosa que sí prevenir l’esgotament a la llarga.

Per a empleats per hora , recordeu que s'apliquen les normes federals no exemptes. Assegureu-vos que els empleats entenguin que han de seguir el seu temps i sol·licitar l’aprovació del gerent per treballar hores extres.

Proporcioneu orientació sobre el cronometratge dels empleats per hora. Per hora, els empleats no exempts encara hauran de registrar amb exactitud totes les hores treballades i enviar-los als seus gestors. Assegureu-vos que els empleats per hora tenen una manera de registrar amb precisió el seu temps mentre treballen a distància.

Crear estàndards d’assistència i disponibilitat. Un desafiament que trobareu que funciona de manera remota és que no podeu passar pel taulell d’algú per obtenir la seva opinió sobre un projecte sensible al temps. De vegades, se sentirà com si estigués constantment perseguint persones, incitant-les a Slack, correu electrònic i missatges de text. Minimitzeu-ho establint normes sobre quan i com estaran disponibles els membres de l’equip.

Agilitzar els canals de comunicacions. Com que la comunicació en persona ja no és una opció, cal marcar les vostres comunicacions internes. Això significa auditar els canals de comunicacions existents i designar l'objectiu principal de cadascun. Això també pot significar la caiguda de canals redundants. Per exemple, si la vostra empresa utilitza tant Slack com G-chat, hauríeu de requerir als membres de l'equip que es mantinguin amb un o altre per reduir la ineficiència.

Un desglossament típic pot ser:

  • Fluix per a una comunicació ràpida, lleugera i informal i com a segon toc per a anuncis oportuns.
  • Correu electrònic per a comunicacions més llargues, anuncis a tot l’equip i programació interna (com a recopilacions de notícies).
  • Nextiva per a reunions.
  • monday.com (o un altre programari de gestió de projectes ) per a la gestió de projectes i col·laboració en línia .
  • muntatge per al reconeixement dels empleats i la participació remota dels empleats.
  • Intranet d’empresa per a preguntes més freqüents, polítiques de l'empresa i recursos de recursos humans.

Proporcionar suport informàtic. Mentre treballen des de casa, els empleats confiaran en la tecnologia més que mai. La realització de les funcions més bàsiques de comunicació i feina requereix treballar amb TI. Proporcionar suport informàtic és tant més important com logísticament més difícil per a una força de treball dispersa. Sobretot si us dediqueu incorporació remota , haureu d’assegurar-vos que els nous empleats i les TI es puguin comunicar amb eficàcia.

Creeu una línia d'ajuda i un sistema de venda de bitllets específicament per a empleats remots i descriviu el procediment que han de seguir els empleats per augmentar els problemes tecnològics.

Mantenir els estàndards de seguretat. És possible que vulgueu invertir en una xarxa privada virtual (VPN) xifrada per protegir tots els usuaris del sistema. De la mateixa manera, demaneu als empleats que evitin la Wi-Fi pública vulnerable. En lloc d’això, animeu-los a fer servir punts d'accés o proporcionar programari de xifratge. Per últim, assegureu-vos que els empleats conserven les dades laborals en ordinadors de treball, no en els personals. El més habitual és que això signifiqui que els empleats només han de respondre els correus electrònics en dispositius de treball.

Continuar els programes de comunicació interna, incloses les reunions manuals. La comunicació constant és clau. Els butlletins per correu electrònic i les actualitzacions de Slack haurien de continuar. Les vostres mans manuals setmanals o bimensuals seran més difícils de continuar, però heu de fer tot el possible per fer-ho, fins i tot si el format canvia. Un correu electrònic setmanal del lideratge de l’empresa o una presentació de diapositives compartida pot ser igual d’eficaç.

Mantingueu una connexió amb la vostra cultura. Continuar amb avantatges i comoditats tant com sigui possible ajudarà a mantenir una sensació de normalitat i continuïtat amb els vostres empleats .

Això és especialment important en escenaris en què els empleats es veuen obligats a treballar des de casa per qüestions de seguretat i salut (com en el cas de la pandèmia COVID-19).

Creeu un codi de vestimenta. Tot i que utilitzeu suors durant tota la jornada laboral, sembla que hauria de suposar un avantatge per a qualsevol situació de Treball des de casa, és possible que els empleats encara hagin de relacionar-se amb clients, clients o socis mitjançant videoconferència. Una nota sobre l’armari acceptable en aquestes situacions és adequada.

Registrar l’acusat de recepció. Recordeu que es tracta d’un acord entre empresari i empleat, subjecte a revocació si no es compleixen els termes. Utilitzeu una solució de signatura electrònica digital com DocuSign per registrar els rebuts dels empleats.

Recopileu comentaris i itereu-los. No ho aconseguiràs tot bé la primera vegada. Creeu vies per a comentaris dels gestors i col·laboradors individuals. Els comentaris anònims són els millors. El més important és que apliqueu canvis si escau.

Finalment, tant si us n'adoneu com si no, per implementar la vostra Política de treball des de casa caldrà una gestió del canvi. Pot ser que el vostre objectiu sigui el normal, però aconseguir-ho significa adoptar de manera generalitzada comportaments nous. Utilitzeu aquests consells per establir les expectatives adequades per als vostres empleats i ajudar-vos a garantir el seu èxit.

Banner de pla Toggl 1456 x 180

Consells per als empleats que treballen des de casa

1) Mantingueu la rutina del matí.

El fet que no entri a una oficina no vol dir que hagi de saltar-se les coses que habitualment us han preparat per tenir èxit. Despertar al mateix temps i continuar la rutina que us funcioni.

2) Reutilitzar el temps de desplaçament per a l'autocura.

El desplaçament mig americà és de gairebé 27 minuts per trajecte. No deixeu que aquest temps recuperat es perdi. Si llegir, meditar, perioditzar o practicar ioga no forma part actualment de la vostra rutina, ara és un bon moment per provar-los.

3) Vesteix-te per tenir èxit.

El fet que pugueu sortir amb el vostre PJ no vol dir que ho hagueu de fer. És possible que encara estigueu relacionant-vos amb companys de feina, socis o clients mitjançant vídeo. A més, vestir-se còmodament i professionalment us ajuda a tenir la mentalitat adequada per mantenir-vos ius.

4) Centreu-vos en la nutrició.

Mantingueu l'enfocament i l'energia evitant els aliments amb sucres, ingredients artificials o calories buides. Dcbeacon’s Caixes de benestar de la feina des de casa conté una barreja curada de barres, patates fregides, cruixent, granola, barreja de camins i dolços més saludables per mantenir-vos alimentat adequadament treball remot dies.

5) Designeu un espai de treball dedicat.

Trobar un entorn que afavoreixi la ivitat. Ha de ser tranquil, còmode i lliure de distraccions i diferent del lloc on menja o es relaxa habitualment.

6) Preneu-vos el temps per sortir al carrer.

pregunta del dia per treballar

Fer pauses és ideal per al vostre enfocament i benestar. Recarregueu-vos caminant per la quadra o sortint al pati o balcó.

7) Realitzeu tantes reunions de vídeo com sigui possible.

La interacció cara a cara no ha de ser una víctima del treball remot. Realitzeu alçades diàries o reunions d'equips virtuals mitjançant un programari de videoconferència per mantenir aquesta connexió personal.

8) Establir hores de treball regulars.

Pot ser especialment fàcil deixar que la vostra jornada laboral s’introdueixi a primera hora del matí i al vespre mentre treballeu a distància. Eviteu-ho establint hores de treball i seguint-vos-hi. No mireu la televisió. Treballar a prop d’un televisor inhibeix la nostra capacitat de concentració. Resisteix les ganes de tenir el televisor encès, encara que només sigui per soroll de fons.

9) No mireu la televisió .

Treballar a prop d’un televisor inhibeix la nostra capacitat de concentració. Resisteix les ganes de tenir el televisor encès, encara que només sigui per soroll de fons.

La gent també fa aquestes preguntes quan es crea una política de treball des de casa

P: Com assegureu la ivitat de l'equip en un treball des de casa?

  • R: Comenceu donant als empleats la informació, les eines i els canals de comunicació que necessiten per tenir èxit a casa. Treballar des de casa implica un cert grau de gestió del canvi, de manera que armeu els empleats amb les millors pràctiques perquè puguin adaptar-se ràpidament a les noves circumstàncies. Augmenteu la rendició de comptes amb les visites al matí i al final del dia mitjançant videoconferència.

P: Com manteniu la cultura de l'empresa amb empleats remots?

  • R: Indiqueu als empleats remots que són atesos i apreciats, fins i tot quan treballen fora de l'oficina. Mantingueu-vos connectat mitjançant diversos punts de contacte i canals. Quan planifiqueu esdeveniments exclusius o altres esdeveniments a tota l'empresa, busqueu maneres d'incloure empleats remots. Sempre que sigui possible, amplieu les comoditats a l'oficina, com ara lliurament de berenars saludables o àpats de cuina (mitjançant crèdits per a lliurament d’aliments o targetes regal a empleats remots). Dcbeacon’s Work-From-Home Wellness Box ho fa fàcil enviant una selecció de berenars curats directament a les cases dels empleats.

P: Què fa que la política de treball des de casa sigui efectiva?

  • R: Una política efectiva de treball des de casa estableix els empleats per a l'èxit comunicant clarament expectatives, responsabilitats i conducta. Ha d’anar acompanyat de consells tàctics per ajudar els empleats a optimitzar la seva feina des dels entorns domèstics.

P: Quina és la millor manera de mantenir la comunicació amb empleats remots?

  • R: Tot i que són útils diversos canals, designeu un canal de comunicació principal per obtenir informació oportuna, com ara comunicacions i disponibilitat a tota l'empresa. Una aplicació de missatgeria empresarial lleugera i flexible com Slack funciona bé per a aquest propòsit.

P: Com controleu els empleats per hora que treballen remotament?

  • R: Utilitzeu un sistema d'assistència mòbil com TimeDoctor o bé Puntual o bé assegurar-se que els empleats per hora segueixen amb precisió el seu temps (i, per tant, són compensats amb precisió). Augmenteu la freqüència de les consultes de progrés per obtenir més responsabilitat.

P: Com puc iniciar una política de treball des de casa amb el meu equip?

  • R: (1) Establir la elegibilitat. (2) Creeu un procés de sol·licitud i aprovació. (3) Utilitzeu una de les nostres plantilles per adaptar una política de treball des de casa que sigui adequada per al vostre equip.

P: Haig de deixar que els meus empleats treballin des de casa?

  • R: Sí! Potenciar els empleats per treballar de forma remota comporta una gran quantitat d’avantatges, inclòs un major compromís. Tot i això, és important protegir-se dels riscos potencials com la manca de límits i la disminució de la connectivitat amb la vostra organització. A més, no tots els empleats poden realitzar funcions essencials de treball de forma remota. Delimiteu clarament qui compleix els requisits per fer treballs remots i no.

P: Com puc mesurar l'èxit d'una política de treball des de casa?

  • R: El mesurament depèn en última instància dels objectius de la vostra política de treball des de casa. Si el vostre objectiu és augmentar la implicació, els indicadors clau de rendiment, com ara les taxes de rotació d’empleats, l’ENPS (puntuació del promotor net dels empleats) i la felicitat dels empleats, són bones mètriques. Si els vostres empleats treballen remotament a causa d’una emergència de salut o seguretat (com ara durant la pandèmia COVID-19), l’èxit es pot mesurar principalment per la seva salut i seguretat general, així com pel manteniment d’objectius bàsics com ara ingressos i ivitat.

P: Quins són alguns consells per donar als empleats la transició cap a una posició remota?

  • R: Consulteu la nostra llista de consells, que inclouen mantenir la rutina del matí; reutilitzar el temps de desplaçament per a l'autocura; vestir-se per a l'èxit; incidint en una alimentació saludable; designar un espai de treball dedicat; fer temps per sortir al carrer; la realització de totes les reunions mitjançant videoconferència; fixar horaris de treball regulars; i resistint la temptació de veure la televisió.

P: Hi ha un bon exemple de política de treball des de casa que pugui fer referència?

  • R: Sí: descarregueu la nostra plantilla de política de treball des de casa per obtenir idees i inspiració.

Consulteu la nostra plantilla de política de treball des de casa aquí

Què hi ha dins d’una caixa de benestar de Work From Home?

Quina ha estat la vostra experiència amb la creació d’una política de treball des de casa? Teniu algun consell / truc que funcionés bé? Potser alguna cosa que no? Ens agradaria escoltar els vostres pensaments en els comentaris següents.