Com es fixen i aconsegueixen els millors objectius els millors assistents executius

ajudant-executiu-fixació d

Ens pregunten sobre l'establiment d'objectius de l'Assistent executiu, tant al nostre Comunitats EA i pels nostres membres, i és un tema sorprenentment controvertit. Normalment apareix de dues maneres.



Tampoc és -

Sóc assistent executiu. Hauria de començar a plantejar-me objectius? Fins i tot m’aplica l’establiment d’objectius? Quins són els objectius dels assistents executius?

O ...



Ajuda! El meu cap em va demanar que em fixés objectius per primera vegada i no tinc ni idea per on començar. Quins són els objectius de l'assistent executiu ?!

Depenent de a qui li pregunteu, l'establiment d'objectius per als EA és bastant important, és un exercici útil però no crític o ... una pèrdua completa de temps.

Després d’haver treballat estretament amb tants ajudants executius, argumentaríem que la fixació d’objectius no és només un exercici útil per a alguns assistents executius, en realitat, és crucial per a l’èxit del paper.



(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Com hem vist a la nostra versió més recent Informe sobre l'estat de l'assistent executiu , el paper de la EA ha augmentat constantment en abast. S'espera que els assistents executius d'avui siguin una extensió dels executius que donen suport. Això significa que, a més de realitzar tasques administratives com calendaris, reservar viatges i organitzar esdeveniments, molts supervisen funcions que solien ser competència de recursos humans, finances o operacions. Estem parlant incorporació de nous empleats , resolent problemes de TI, gestionant els avantatges , i fins i tot dirigint la cultura d’oficines. (Suposem que podeu relacionar-vos amb això.)

És probable que també s’espera que els assistents executius ofereixen assessorament estratègic d’alt nivell i trobin noves maneres d’ajudar a avançar el negoci. Això pot significar la implementació nova tecnologia o processos que proporcionen un augment mesurable de l’eficiència o afecten els resultats de l’empresa.

Per això és tan important establir objectius. Per complir aquestes expectatives elevades i realitzar noves funcions, els assistents executius necessiten millorar constantment les seves habilitats i coneixements. Establiment d'objectius, especialment amb un full de càlcul d’establiment d’objectius , és la manera perfecta de tenir clars els objectius del vostre assistent executiu i assegurar-vos que augmenteu constantment les vostres capacitats i que continueu afegint valor per al vostre executiu i, en definitiva, per a l'empresa.

Per descomptat, l'establiment d'objectius per als assistents executius inclouen un conjunt propi de reptes.

Liza Goldberg: qui modera el nostre Comunitats d'assistent executiu i és una antiga EA, la descompon així:

liza-goldberg'L'establiment d'objectius és particularment difícil per als assistents executius perquè gran part de la feina és reactiva. És difícil planificar quan no saps exactament en què treballaràs. L’altra part difícil és arribar a nous objectius. Tot i que la feina és dinàmica, de vegades també se sent com si estigués fent les mateixes coses cada dia: programació, planificació d’esdeveniments, organització, etc. '

Per mostrar-nos el camí, també hem demanat l’ajut de la nostra extraordinària ajudant executiva, Valerie Gómez. Valerie és una assistent executiva amb experiència que ha ocupat càrrecs d'administrador administratiu i executiu en llocs com APD a Texas i ha donat suport a diverses funcions executives i de recursos humans en empreses grans i petites. Recentment va assumir el repte d’establir objectius en la seva pròpia carrera i compta amb les seves millors lliçons i menjars de l’experiència.

Abans, però, d’arribar als detalls de la fixació d’objectius de l’Assistent executiu, primer fem una ullada a les pràctiques recomanades generals per establir objectius.

Pràctiques recomanades per establir objectius

marcant-se objectius per si mateix

És hora de parlar realment. Establir objectius és difícil. Agafeu, per exemple, les resolucions d’any nou. Recerca ens diu que només el 8% de les persones assoleixen els objectius de Cap d’Any, és a dir, el 92% de les persones que els estableixen fracassen èpicament. I això és del prop del 50% de la població que els va establir en primer lloc.

Però no us desanimeu. El fracàs és gairebé sempre el resultat d’objectius que no tenen sentit, que no es poden assolir o que no hi ha cap pla per assegurar-vos que hi arribeu.

I com que esteu llegint aquest post, això NO us passarà.

No importa quina sigui la vostra posició, hi ha un grapat d’estratègies provades i reals d’establiment d’objectius que augmentaran les possibilitats d’èxit.

aperitius saludables sobre la marxa

SUGGERIMENT: Utilitzar un programari d'eficiència com monday.com us ajudarà a gestionar i aixafar els vostres objectius de manera visual, si us plau. Moltes de les EA del nostre grup de Facebook de l'Assistent executiu recomanen aquest recurs com a recurs preferit per a la ivitat i l'establiment d'objectius.

Dilluns Gif

1. Definiu un tema

Apunteu els vostres objectius en una direcció creant un tema. Un tema uneix els vostres diversos objectius i garanteix que es sumen a un conjunt coherent.

El vostre tema pot ser 'A Better You', 'Time Well Passed' o 'Connection'.

El tema 'A Better You' pot inspirar objectius relacionats amb el desenvolupament professional o la salut, o ambdós. De la mateixa manera, 'Temps ben gastat' pot ajudar-vos a ser més eficient a la feina, però també us pot inspirar a dedicar-vos un temps familiar de qualitat o a dedicar temps per a amistats o cites.

2. Estableix 5 objectius com a màxim ...

Una de les claus per assolir els vostres objectius és aconseguir-los. Això comença amb el nombre d'objectius que us fixeu. No podeu assolir 25 objectius d’alt nivell, ni tan sols 10. Us recomanem que comenceu per 5. Centrar-vos en alguns objectius importants augmentarà dràsticament la probabilitat d’èxit.

3. ... Com a mínim un objectiu per a cada àrea de la vostra vida

establiment d

Objectius professionals són enormes, però les nostres vides no es separen perfectament en sitges. Quan la nostra vida personal, la salut i fins i tot l’espiritualitat estan en un bon lloc, també ens preparem per a l’èxit professional. El revers també és cert: quan la nostra salut i les nostres relacions estan en ruïnes, és molt més difícil tenir èxit a la feina. Per això, és important abordar més que la vostra vida professional a l’hora d’establir objectius.

Recomanem començar amb el següent:

  • Professional: objectius que augmenten les vostres habilitats o que us mouen el sou o títol que vulgueu
  • Relacions: objectius relacionats amb mantenir-se connectat amb la família i els amics o millorar (o iniciar) relacions romàntiques
  • Salut: objectius relacionats amb la forma física, el benestar, la nutrició i la salut mental

Utilitzant el tema, arribeu com a mínim a l’objectiu en cadascuna d’aquestes tres àrees. També és possible que vulgueu incloure espiritualitat o fins i tot creativitat si són importants per al vostre compliment general.

Idees de regals d’aniversari laboral de 10 anys

La qüestió és que, quan una àrea de la vostra vida fora del lloc de treball no és on voleu, tendeix a afectar també la vostra vida professional. Assegureu-vos d’abordar totes les àrees que són importants per a vosaltres en els vostres objectius.

4. Adjunteu un motiu a cada objectiu

És molt més probable que seguiu si teniu un fort motiu que us empeny cap endavant. Pregunteu-vos a vosaltres mateixos, per què és important aquest objectiu per a vosaltres? Pot ser tan elevat com voler portar una vida més satisfactòria o fer que el teu futur sigui orgullós, o tan pragmàtic com augmentar el sou perquè puguis viatjar més. Esbrineu els motius que motiven cada objectiu i anoteu-lo.

5. Assegureu-vos que els vostres objectius siguin convincents

En definitiva, aquests objectius són per al vostre benefici i per a ningú més. Si no us emocioneu pensant en ells, no actuareu en funció d’ells.

Feu un control intestinal. Pregunteu, us donen ganes de llevar-vos una hora abans amb aquests objectius o se senten com un arrossegament? Eviteu pensar en els vostres objectius o sempre són els millors de la ment? Les respostes a aquestes preguntes us ajudaran a decidir si els objectius són prou forts.

6. Feu que els vostres objectius siguin específics i mesurables i adjunteu terminis

El fracàs o l’èxit hauria de ser evident. De fet, hauria de ser una pregunta sí o no.

El gimnàs és un bon exemple aquí:

'Vull posar-me en forma' no és un bon objectiu.

'Vull perdre deu quilos en tres mesos' o 'Vull córrer una milla de sis minuts al juny', són millors. Fixeu-vos que aquests objectius són específics, es poden mesurar i tenen un període de temps. Creen un punt de referència clar i serà fàcil determinar si es colpeja aquesta marca o no.

De la mateixa manera, 'vull millorar en la meva feina' no és un bon objectiu. 'Vull obtenir una certificació professional a finals d'any' és millor.

'Vull fer més xarxa'. No és bó.

'Vull establir una nova connexió professional cada setmana per al tercer trimestre'. Ara estem parlant.

Tens la idea.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

7. Escriviu-los i manteniu-los visibles

ajudant-executiu-fixant-objectius-objectius

Escriviu succintament els vostres objectius (i el vostre Per què) i manteniu-los visibles. La vida et distraurà. Assegureu-vos que els vostres objectius estiguin presents per recordar-vos constantment.

Escriviu els vostres objectius al post-it i guardeu-los al monitor de l'escriptori. Publiqueu-los al vostre mirall a casa. Feu-ne una captura de pantalla i configureu-les com a fons del telèfon. Sigui com sigui, assegureu-vos que us demanin la vostra atenció.

8. Escriviu el següent pas d'acció per a cada objectiu següent

Ara que ja coneixeu els vostres objectius, necessiteu un camí per assolir-los.

El primer pas sempre és el més difícil. Esbrineu què és això i comprometeu-vos a prendre-ho. Comenceu amb aquest primer pas i construïu a partir d’aquí.

9. Trobeu un soci de responsabilitat

fixació d’objectius en equip

De la mateixa manera que és més probable que seguiu quan els vostres objectius són convincents, també és més probable que seguiu quan tingueu algú que us responsabilitzi.

Emparelleu-vos amb algú i registreu-vos com a mínim un cop al mes. Desglosseu els vostres objectius en passos concrets i feu un seguiment del vostre progrés

Com a norma general, la vostra parella no hauria de ser el vostre executiu ... i potser no el vostre cònjuge o un altre significatiu. Un company o amic de confiança és una opció millor. Hauria de ser un parell de confiança, però qui no sucri les coses quan necessiteu un amor dur.

Consells avançats per establir objectius per als assistents executius

ajudant-executiu-noia-establint-objectius

Aquests són els conceptes bàsics, però, com hem esmentat, la fixació d’objectius de l’assistent executiu és una mica diferent. Hi ha alguns reptes únics que heu de tenir en compte.

Quins són aquests reptes i com els teniu en compte?

Per respondre a aquestes preguntes, vam demanar a la nostra pròpia assistent executiva experta, Valerie Gómez, que ens expliqués com aborda la fixació d’objectius. També vam aprofitar la nostra Assistent executiu de la comunitat de Facebook pels objectius en què es centren actualment. Això és el que havien de dir.

El repte de la fixació d’objectius de l’assistent executiu

Quins són aquests reptes? Valerie ho descriu així:

valerie-gomez“Cap dia no és el mateix. El que esteu treballant canvia constantment: és gairebé minut a minut. I de vegades només cal que la màgia passi ”.

Segons ella, això significa que els assistents executius haurien de fixar 'objectius al voltant de les habilitats i tàctiques per fer front a la naturalesa reactiva del treball'.

Centreu-vos en les noves habilitats i coneixements

Com a assistent executiu, l’adquisició proactiva de noves habilitats és fonamental per a l’èxit. La clau aquí és centrar-se en algunes habilitats específiques i els mitjans per adquirir-les

Aquí hi ha alguns exemples dels nostres Comunitat assistent executiva :

  • Shari: 'Prendré classes d'escriptura per perfeccionar les meves habilitats d'escriptura i edició'.
  • Mariëtte: 'Establir objectius per aprendre la gestió de llocs web de WordPress, la gestió de màrqueting per correu electrònic (MailChimp, AWeber, Constant Contact, etc.), la gestió de màrqueting de xarxes socials i el disseny gràfic (mitjançant programari lliure com Canva i PicMonkey) ”
  • Monika es va fixar l'objectiu de 'fer un curs de gestió de projectes' per refinar la seva capacitat per mantenir les grans tasques encaminades i avançar. Podeu fer cursos com aquest i fins i tot obtenir certificacions als col·legis comunitaris locals.

Comenceu per l’observació

Un altre aspecte únic de la funció d’assistent executiu és que, tot i que sempre sustenteu principalment les necessitats del vostre executiu, també s’espera que afegiu valor en un sentit més ampli i estratègic. Abans de fer-ho, heu d’identificar oportunitats de millora.

Valerie posa l'accent en el paper de l'observació:

“Sovint només busco zones on millorar, com podem millorar l’experiència del client o l’experiència general dels clients a l’oficina. Així és com determino molts dels meus objectius. Així, per exemple, hi ha el procés d’incorporació . Em vaig adonar que hi havia un marge de millora evident: específicament per a les noves contractacions, podríem ser més racionals amb la seva experiència mentre caminen a l’edifici el primer dia. Per tant, em vaig fixar l’objectiu de suggerir un cert nombre de millores en RRHH en una data determinada.

Feu un control de temperatura cultural

fixació d’objectius en equip

En moltes oficines, els assistents executius també s’encarreguen de mantenir l’ambient o la cultura de l’oficina. L’establiment d’objectius també us pot ajudar, però saber quins objectius voleu fixar-vos requereix determinar les necessitats culturals de l’equip. Segons Valerie, no hi ha cap substitut per fregar els colzes amb companys de feina.

“Simplement caminar per terra, assegurar-me que comprovo la temperatura del que fan les persones i que necessiten en termes de vibració. Sovint, us diran quan necessiten alguna cosa i podeu desenvolupar objectius en funció d’això ”.

Exemple d’objectiu

  • Dinar o prendre un cafè almenys una vegada a la setmana amb un membre d’un equip d’un departament diferent per avaluar el seu sentit de la cultura de l’empresa. A final de mes, identifiqueu tres coses que funcionen bé i tres àrees de millora (amb les solucions suggerides).

Penseu en les necessitats tant personals com empresarials

Valerie també fa un gran treball recordant-nos per què els assistents executius haurien de centrar-se tant en la trajectòria de la seva pròpia carrera com en la de la companyia en general. Només centrar-se en la seva pròpia carrera és un pas erroni que cal evitar:

“Hi ha gent que només està centrada en el seu paper. Pensen: 'Necessito tenir èxit en el meu paper' i ja està. Però no es tracta només de mi. Com ho veig, vull trobar totes les oportunitats que podem millorar a tots els departaments. Es tracta de conèixer els caps de departament per veure no només el que he d’aprendre per mi, sinó també el que puc fer per ajudar l’empresa a millorar en el seu conjunt. M'encanta Dcbeacon en general. Vaig venir a treballar aquí perquè m’encanta la missió de l’empresa. Formo part d’avançar aquesta missió, de manera que em fixo objectius que ho reflecteixin '.

L'assistent executiu Heather ha publicat un gran objectiu relacionat amb aquesta idea al nostre Comunitat de Facebook . Es va fixar en 'memoritzar més de l'organigrama de l'empresa. Gestiono 3 executius (vendes, màrqueting i enginyeria). Vull ser capaç de reconèixer tots els membres de l’equip a finals d’any ”.

Exemple d’objectiu

  • Identifiqueu tres necessitats d'equip que podeu controlar. (Snacks a l'oficina? Un sistema de seguretat per registrar els clients? Un millor procés per reservar sales de conferències?)

Desenvolupar habilitats de lideratge

De vegades suposem que les habilitats de lideratge estan reservades a directius o executius de nivell C, però les habilitats de lideratge també poden ser claus per a l’èxit en la funció d’assistent executiu.

No us ho creieu?

En realitat, hi ha similituds subjacents amb el paper d’un ajudant executiu i el de qualsevol gerent o líder.

Tot es redueix al servei. Els millors líders no només assignen i deleguen, sinó que serveixen als altres. Proporcionen suport eliminant obstacles, articulant una visió i ajudant a tothom a avançar cap a un objectiu comú. Els líders han de ser grans comunicadors, observadors i motivadors. Han de ser capaços de resoldre problemes urgents immediatament, però també han de pensar en el panorama general a llarg termini.

La qual cosa, per descomptat, sembla molt semblant als millors assistents executius.

Independentment de la vostra trajectòria professional, les habilitats de lideratge poden ser enormement beneficioses i hi ha moltes oportunitats per dirigir-vos com a assistent executiu.

Exemple d'objectius

  • La membre de la comunitat, Sandra, es va fixar com a objectiu 'treballar en el desenvolupament de les meves habilitats de lideratge', mentre que la companya adjunta executiva April Maroney es va proposar llegir el llibre Governance as Leadership per donar-li una mentalitat de líder en el seu paper.

Cerqueu un mentor o uniu-vos a una comunitat (la nostra!)

Us suggerim que busqueu un mentor o que us uniu a una comunitat en línia on pugueu recopilar idees, demanar consell per a situacions difícils o simplement trobar suport i ànims quan ho necessiteu. Endevina què? Ni tan sols cal mirar molt de temps perquè tenim dos llocs on podeu trobar i connectar-vos a la vostra nova família EA avui:

  • L’assistència , un butlletí setmanal per correu electrònic, que ofereix consells, trucs i assistència per als EA que vulguin fer més coses mentre es desenvolupen professionalment i personalment. Inscriviu-vos avui !
  • Estat de l'assistent executiu , la nostra pròspera comunitat de Facebook, és un centre de somnis de EA per obtenir consells, participar en discussions animades i xatejar amb altres EA motivats. Uniu-vos aquí .

Exemple d’objectiu

  • Assistiu a tres esdeveniments o conferències de xarxes professionals aquest trimestre i mantingueu almenys tres converses significatives que resultin en un correu electrònic o una trucada de seguiment.
  • Trobeu un mentor que vulgui emular la trajectòria professional.

Gestió de l’estrès

fixació d

les millors bromes d’oficina de tots els temps

Una altra àrea clau d’enfocament és tractar l’estrès. La feina és gratificant però no arriba sense la seva bona part d’estressors. Per això, Valerie s’ha fixat uns objectius al voltant de la meditació:

“Meditar ajudarà en gran mesura. Em vaig fixar l’objectiu de meditar cada matí a les 8:30 i m’ha ajudat a estar més tranquil i a no estar tan ansiós. És bo apartar-se de la seva feina, meditar una estona, només per fer un pas i relaxar-se '.

Exemple d’objectiu

  • Mediteu diàriament durant tres setmanes (deu minuts dues vegades al dia) mitjançant una aplicació de meditació. Anoteu els nivells d’estrès al final de cada dia per fer un seguiment del progrés.

Amb sort, hem afirmat que la fixació d’objectius de l’assistent executiu és un pas crític per aconseguir el vostre potencial professional.

Heu intentat fixar objectius en el passat? Què va funcionar? Què no?

Feu-nos-ho saber als comentaris.