Com convertir-se en administrador d’oficines amb experiència zero

Com convertir-se en gerent d’una oficina

Si teniu poca experiència laboral administrativa, us podeu preguntar com convertir-vos en administrador d’Office. És possible que us trobeu fent preguntes, com ara:



  • Com s’obté l’experiència que necessita?
  • Com podeu aprofitar l’experiència que teniu per a un rol de gestor d’Office?
  • Què podeu esperar, fins i tot, quan comenceu?

No us preocupeu, tenim respostes a aquestes preguntes i molt més. Els professionals motivats poden trobar maneres d’aprofitar la seva experiència, habilitats i coneixements existents per iniciar carreres d’èxit com a gestors d’oficines. Aquí teniu tot el que heu de saber per entrar en un rol de gestor d’Office.

divertides activitats de creació d'equips virtuals

(Si sou administrador d’Office, uniu-vos al nostre grup privat FB aquí . És un llocconnectar, col·laborar i compartir consells sobre com superar l’ampli espectre de reptes als quals s’enfronta en el seu paper.)

Bono gratuït: Obteniu una versió en PDF de l’informe de 2018 sobre l’estat de l’oficina . Hem fet una enquesta a 572 gestors d’oficines per descobrir 10 menjars per emportar que podeu utilitzar per assolir els vostres objectius i superar els reptes. A més, apreneu què paguen els altres administradors d’Office (i com podeu guanyar més).



Un gestor d’oficines explicatiu

Resum de funcions

Els gestors d’oficines ajuden a funcionar sense problemes les operacions del lloc de treball mitjançant la gestió de fluxos de treball, relacions i iniciatives estratègiques. Els OM desenvolupen i apliquen polítiques i asseguren que les seves oficines tinguin el suport necessari per convertir-se en entorns de treball pròspers.

Molts gestors d’oficines es troben essent parts iguals administrador de terrenys, terapeuta, planificador de festes, especialista en nòmines i molt més.



Els administradors d’oficines solen ser el veritable rostre amable d’una oficina. Cuiden les persones, resolen problemes i ofereixen una espatlla molt necessària per 'plorar' en situacions difícils en què altres oients semblen escassos.

Per tant, ja sigui per esbrinar per què les contrasenyes de ningú funcionen de cop i volta per solucionar un conflicte entre dos empleats de suport clau, les tasques sempre importants d’un administrador d’Office són molt importants per assegurar-se que la feina es fa bé i es fa bé a l’oficina. .

Obtenir experiència de l’Office Manager

Responsabilitats específiques

Per tant, a l’hora d’identificar exactament el que fan els gestors d’Office cada dia, la llista de responsabilitats és llarga i varia en funció de l’empresa, la varietat de treballs, l’experiència de l’OM i molt més. A continuació, es detallen algunes de les responsabilitats que assumiran la majoria de gestors d’oficines en un moment o altre:

caça del carronyer virtual per a nens
  • Gestió d’inventaris i comandes. (Inclou l’emmagatzematge de material d’oficina, aperitius, material de neteja i altres elements bàsics diaris.)
  • Supervisió del pressupost de l’oficina
  • Equip administratiu d'oficina gerent
  • Desenvolupament i implementació de procediments. (Inclou procediments de seguretat, com ara plans d'evacuació, protocols de seguretat dels edificis i molt més).
  • Ser comptador d’oficines
  • Creació d'informes i presentacions
  • Planificació de festes i esdeveniments
  • Tenir cura de la nòmina, la facturació i el més important, assegurar-se que tots paguen
  • Decideix un esquema d'informació i arquitectura de l'empresa
  • Enllaç amb els contactes clau de l’oficina, inclosos clients, proveïdors, personal de serveis d’edificació i molt més
  • Disseny de dissenys, reformes i reformes d’oficines
  • Incorporació i descàrrega d’empleats
  • Gestió del telèfon de l’oficina i del compte de correu electrònic
  • Negociació de contractes i gestió del dia a dia
  • Programació de sales de conferències d’oficina

Habilitats clau

Gestor d’oficines especialitzat

La majoria dels gestors d’oficines posseeixen algunes, si no totes, d’aquestes habilitats clau:

  • Energia imparable
  • Capacitat analítica
  • La intel · ligència emocional
  • Capacitat per comprendre i actuar sobre situacions que impliquen relacions informatives i interpersonals complexes
  • Capacitat per escoltar bé
  • Comunicar-se per escrit i per escrit
  • Adaptabilitat
  • Autosuficiència
  • Lideratge
  • Flexibilitat
  • Deures organitzatives
  • Gestió del temps
  • Seguiment per portar els projectes des de la iniciació fins a la finalització
  • Detalls detallats tant per a grans com per a petits

Sou

Segons Glassdoor, el salari base mitjà anual dels gestors d’oficines és de 53.528 dòlars a l’any.

Hores

Els administradors d’oficines han de fer qualsevol cosa i tot el que calgui perquè les oficines funcionin sense problemes. Aquest alt ordre de tant en tant s’acompanya de llargues nits, matinades i, de tant en tant, caps de setmana. No obstant això, la majoria dels administradors d’oficines treballen les mateixes hores que un empleat habitual a les seves empreses. Moltes mitjanes encara són de 9 a 5, però les hores d’un OM variaran tant com la resta d’empleats de les seves empreses.


Com convertir-se en administrador d’Office quan ja no esteu al camp o canvieu de rol

Prengui cursos de formació

Formació

Els cursos us ajuden a construir una gran varietat d’habilitats rellevants d’Office Manager en entorns de baixa pressió. (També us ajuden a desenvolupar habilitats que us poden trigar uns quants anys a aprendre).

  • Si la teva carrera és nova ...

Cerqueu un curs que cobreixi totes les habilitats fonamentals d’Office Manager. Això us ajudarà a aprendre la majoria de les 'cordes' fins i tot abans de començar. El Escola d’administració d’oficines en línia de l’Institut de carrera professional dels Estats Units . El curs complet inclou un munt d’àrees en què s’haurien de centrar els aspirants a administradors d’oficines. Les competències cobertes inclouen escriptura, matemàtiques, comunicació, coneixements informàtics, relacions interpersonals, gestió de fitxers i molt més.

  • Si espereu canviar de rol ...

Cerqueu un curs que cobreixi una o més habilitats que vulgueu aprofundir. Feu un cop d'ull a les responsabilitats i habilitats principals anteriors i esbrineu quins elements voleu treballar. La omnipresència dels cursos de formació en línia facilita la cerca d’ofertes per a gairebé qualsevol competència. Per exemple, el fitxer L'American Payroll Association ofereix un curs sobre la implementació de les millors pràctiques de nòmina . El curs utilitza estudis de casos per afegir context als conceptes abstractes. Els aspirants a administradors d'oficines que vulguin millorar en la planificació de reunions poden examinar el Professional Convention Association Management Management’s Certified Meeting Professional (CMP) Preparació d’exàmens opcions per aprendre a planificar reunions impressionants que impressionin fins i tot els equips més difícils de complaure.

Aconsegueix un Certificació de director d’oficina

Les certificacions d’Office Manager us ajuden a demostrar als possibles empresaris que teniu les habilitats necessàries per convertir-vos en administrador d’Office.

idees de compromís dels empleats que funcionen

Per exemple, el fitxer IAAP (Associació Internacional de Professionals Administratius) ofereix el

Professional administratiu certificat (CAP) . Aquesta certificació proporcionarà un impuls tant a les carreres noves com a les carreres canviants. Qualsevol que superi aquest examen exhaustiu serà reconegut com a mestre en la matèria. Si no teniu experiència, aquesta certificació us ajudarà a construir habilitats i a demostrar al món que les teniu.

Assistiu a esdeveniments i conferències en xarxa

Les conferències i els esdeveniments en xarxa reuneixen molta gent que fa exactament el que fas (o el que esperes fer un dia). Com a resultat, aquests esdeveniments presenten les oportunitats perfectes per demanar als veterans els seus consells per a l’èxit. (I no es pot recrear aquest tipus d’entorn d’aprenentatge, encara que siguin grans oficines!)

  • Si la teva carrera és nova ...

Poseu-vos a terme a les conferències de captura per reunir-vos amb un munt d’oficines experimentats i conèixer totes les habilitats essencials per al vostre camp. Un esdeveniment, com ara Gestió de múltiples prioritats, projectes i terminis de Pryor , és l'elecció perfecta per als nous gestors d'oficines.

idees de regals empresarials per a clients
  • Si espereu canviar de rol ...

Proveu esdeveniments amb el focus en desenvolupar habilitats de lideratge que puguin portar la vostra carrera al següent nivell. Per exemple, Dale Carnegie® Training’s Confiat, assertiu, a càrrec: desenvolupar les actituds de lideratge ajudarà a professionals experimentats que desitgin assumir el paper de OM a desenvolupar les habilitats necessàries per prendre decisions difícils.


Hi ha un camí cap a una carrera florent de director d’oficines, ja sigui que comenceu la vostra carrera des de zero o passeu del rol d’assistent executiu o de coordinador d’oficines. Aquests són alguns consells per començar, independentment d’on es trobi a la seva carrera.

Comenceu a flexionar les habilitats auditives

Habilitats auditives

Part del conjunt d’habilitats no oficials d’un gestor d’oficines consisteix en proporcionar teràpia de lloc de treball de tant en tant. Els empleats que han començat a construir els músculs aprenent a escoltar a tothom que veuen trobaran aquest deure en particular més fàcil de manejar quan arribi el moment de prendre-ho amb més facilitat.

Consell: Voleu conèixer la manera més senzilla d’obrir la gent? Somriu i mantén contacte visual amb tothom. El primer pas per convertir-se en un mestre oient és convertir-se en aquella persona accessible a qui tothom s’obre.

  • Si la teva carrera és nova ...

Comenceu a parlar amb tothom de qualsevol cosa. Feu preguntes obertes per fer que la gent comparteixi. Què us manté ocupat darrerament? En què us fa més il·lusió treballar aquesta setmana i aquest any? Sigues curiós, fes preguntes i posa atenció a tot el que la gent diu. Com més ho feu, més fàcil serà aprendre exactament quines preguntes fer i esbrinar exactament el que la gent necessita escoltar en determinades situacions.

  • Si espereu canviar de rol ...

Si heu visitat diverses vegades l’oficina, concentreu-vos a fer que les vostres habilitats d’escolta ja establertes siguin el més nítides possibles. El vostre objectiu és aconseguir que la gent us vegi com un ' terapeuta d’oficina no oficial ”I confiant de confiança fins i tot abans d’entrar en un rol d’OM.

Per afinar les vostres habilitats terapeutes d’oficina emocionalment intel·ligents, llenceu la vostra definició bàsica d’escoltar. Podeu escoltar atentament algú i, tot i així, concentrar-vos només en el que voleu dir a continuació. En el seu lloc, concentreu-vos tant en escoltar com en reaccionar en conseqüència. Mentre algú parli, pensa en com es podria sentir. Què poden voler sentir per sentir-se millor? Valideu els vostres supòsits fent preguntes abans de donar una resposta reflexiva.

Aneu a resoldre problemes, encara que no tinguin res a veure amb les vostres tasques habituals

Solucionar problemes

Quan es tracta de problemes d’oficina, la majoria dels empleats fan cegues, i amb raó; tenen moltes altres coses a fer i hi ha massa terminis per endinsar-se en els problemes que apareixen un dia a l’oficina. Tanmateix, quan sou gerent d’Office, tots els problemes (des de l’embolic a la sala de conferències fins a l’error de l’informe de nòmines) són competència vostra. Els aspirants a OM haurien d’acostumar-se a veure tots els problemes de l’oficina com a propis. Això els ajudarà a acostumar-se a assumir tot el que els hi passi i també els ajudarà a desenvolupar les habilitats necessàries per resoldre problemes.

Consell: Alguns experts utilitzen el fitxer Model IDEAL (i sigles) per abordar qualsevol problema. Aquests són els passos següents:

  • Jo dentificar el problema
  • D efineu el context
  • ÉS explorar i avaluar solucions
  • A ct
  • L tornar a veure què funcionava
  • Si la teva carrera és nova ...

Estigueu pendents de problemes en totes les àrees i aspectes de la feina. Quan acabis de començar, voldràs aprendre a manejar una gamma de problemes el més diversa possible.

  • Si espereu canviar de rol ...

Quins problemes potencials us deixaran sentir amb menys confiança? Busqueu aquests problemes per completar les vostres habilitats de resolució de problemes. Cal que estigueu preparat per a qualsevol cosa com a gestor d’Office, de manera que diversificar les vostres competències hauria de ser una prioritat si canvieu de rol i estigueu acostumat a tractar només un nombre limitat de qüestions.

exercicis asseguts a l'escriptori

Si sou gerent d’Office, volem saber com vau començar. Ajudeu els aspirants a administradors d’oficines i compartiu la vostra història als comentaris següents.

(PS: si sou gerent d’Office, uniu-vos al nostre grup privat FB aquí . És un llocconnectar, col·laborar i compartir consells sobre com superar l’ampli espectre de reptes als quals s’enfronta en el seu paper.)

Bono gratuït: Obteniu una versió en PDF de l’informe de 2018 sobre l’estat de l’oficina . Hem fet una enquesta a 572 gestors d’oficines per descobrir 10 menjars per emportar que podeu utilitzar per assolir els vostres objectius i superar els reptes. A més, apreneu què paguen els altres administradors d’Office (i com podeu guanyar més).