Com ser un expert en planificació de viatges corporatiu

Planificació de viatges corporatius

Planificació de viatges corporatiusgés una feina a temps complet, potser fins i tot a temps. Si teniu planificació de viatges al plat, a més d’una llista exhaustiva d’altres tasques pendents, probablement podríeu utilitzar alguns consells, eines i llistes de comprovació per facilitar-vos la vida. Hem reunit recursos de planificació que podeu aplicar a qualsevol escenari de planificació de viatges corporatius tant si sou un assistent virtual o a casa.

La millor manera de crear, fer un seguiment i supervisar els suggeriments d’aquesta publicació és amb un programari de ivitat com dilluns .

Consells per a la planificació de viatges corporatius

Seguiu aquests consells pro perquè la planificació de viatges corporatius sigui suau i eficient per a cada viatge.

1. Elaborar una guia de planificació de viatges corporatius. La guia simplement descriu recursos i enfocaments que us han funcionat bé. Permet que tothom pugui entrar i ajudar amb els plans de viatge sense 'reinventar la roda'. A més, si passeu mesos sense fer plans de viatge, la guia us ajudarà a recordar les millors pràctiques que heu establert (però que possiblement heu oblidat) des de la vostra última sessió de planificació. No us oblideu de fer els deures quan es tracti gestió de viatges , ja que aquesta guia continuarà creixent i millorant amb el pas del temps. A continuació, s'indica què heu d'incloure a la vostra guia:

  • Processos d’aprovació. Podeu reservar una habitació d’hotel sense l’aprovació del cap o primer la necessiteu gestionar per un comitè sencer?
  • Venedors preferits, hotels i serveis de viatges. Podríeu passar hores investigant vols i hotels i mai detectar diferències perceptibles, excepte potser preus de preus marginalment diferents. (Dit d'una altra manera, el que sembla que la diligència deguda pot ser una pèrdua de temps en el món de la planificació de viatges.) Un cop seleccioneu els recursos de viatge preferits, podeu anar directament a aquests i evitar hores d'investigació preliminar. Tornar als mateixos recursos crea coherència, facilita la compartició de responsabilitats de planificació de viatges i estalvia diners a la vostra empresa aprofitant al màxim els programes de fidelització. (Vegeu el Consell núm. 2).

2. Seleccioneu els proveïdors de viatges preferits, inscriviu-vos a programes de fidelització i deseu. Fins i tot els experts en viatges corporatius juren aquest consell, segons Business Insider . Per al viatger casual, els programes de fidelització poden semblar prometre recompenses buides. Però, per repetir clients de viatges de negocis, s’afegeixen avantatges i estalvis del programa de fidelització. Uniu-vos a programes per a tants proveïdors de viatges com sigui possible: línies aèries, serveis d'automòbils, cadenes hoteleres, restaurants, trens, benzineres i molt més.

3. Establir pressupostos de tall per a cada despesa de viatge (generalment) flexible. (Per exemple, podeu decidir que les habitacions d'hotel no superin mai els 300 $ per nit.)

4. Registreu la finestra de reserva ideal per a cada servei de viatge, segons la vostra experiència. Potser hauríeu de reservar un servei de cotxe amb 1 setmana d’antelació, un hotel amb 1 mes d’antelació i un vol amb 2 mesos d’antelació.

5. Preneu nota dels proveïdors que ofereixen ofertes perquè els coneixeu bé o perquè heu negociat en el passat.

6. Primavera per a la subscripció a la sala d’aeroport. Igual que els programes de fidelització, els abonaments al saló poden semblar innecessaris per als viatgers estalviats i ocasionals, però per a empreses i viatgers de negocis freqüents, un saló a l’aeroport té avantatges importants . Els viatgers poden fer una mica de feina, fer migdiades entre vols, fer trucades de conferència, connectar-se amb altres viatgers o fins i tot entretenir companys de viatge que també poden ser clients o possibles clients.

7. Prioritzeu les aerolínies que compten amb vols puntuals. Un dels Els trucs de viatges més estimats per INC , afavorint els serveis de transport que arriben i surten a temps, es pot estalviar temps i estrès als viatgers. A més, un vol retardat de llarga distància podria posar en perill l’èxit de tot un viatge a causa de connexions perdudes, salt de zona horària i molt més.

Eines de planificació de viatges corporatius

Eines de planificació de viatges corporatius

aperitius saludables a la marxa

Ninja Time Zone

Time Zone Ninja fa que la programació de reunions i esdeveniments a través de zones horàries sigui una brisa.

Per què és impressionant: La interfície fa el vostre càlcul de temps, de manera que no haureu d'esbrinar exactament quina hora serà a una data o lloc diferent.

TripIt
TripIt us permet organitzar informació de vols, hotels, restaurants i lloguer de cotxes en un sol lloc. Fins i tot té una funció d’itinerari automatitzat per compartir informació clau amb els vostres viatgers.

Per què és impressionant: Aquesta eina bàsicament us crea itineraris. Podeu reservar els arranjaments del viatge i reenviar els correus electrònics de confirmació a TripIt. L'eina afegeix tots els detalls al vostre itinerari principal.

objectius i objectius de l'assistent executiu

Despesa

Aquesta eina canviarà la manera de gestionar les despeses de viatge.

Per què és impressionant : Expensify automatitza el procés de despesa de viatges. Analitzeu els rebuts per demanar a Expensify que generi i envieu un informe en nom vostre. Expensify té fins i tot una funció per captar transaccions relacionades amb els viatges i crear informes per ajudar-vos a fer un seguiment del cost global d’un viatge.

Registre d’hotel

Mentre et quedes
Utilitzeu aquesta aplicació per reservar una habitació durant poques hores i acomodar-vos a diverses necessitats d’arribada i sortida.

Per què és impressionant: Aquesta aplicació us allibera de les limitacions dels horaris d’entrada i sortida típics de l’hotel. Només cal que descarregueu l'aplicació i introduïu la vostra ubicació i preferències de l'hotel, i l'aplicació proporciona opcions que s'adapten a les vostres necessitats.

Concord

Concur presenta una tecnologia integrada que revoluciona la manera de fer un seguiment de les despeses de viatge.

Per què és impressionant: Proporciona una visibilitat profunda del seguiment de les despeses i fins i tot de la projecció de despeses. Els planificadors poden obtenir una visió completa de les despeses de viatge abans, durant i després del viatge.

Cartera de premis

Feu un seguiment de tots els vostres programes de premis en un sol lloc amb Award Wallet.

Per què és impressionant: En fer un seguiment dels vostres premis, Award Wallet us ajudarà a maximitzar (i al millor ús) les vostres recompenses.

SkyRoam

Obteniu un dispositiu i una subscripció de dades per gaudir de WiFi il·limitat a tot arreu.

Per què és impressionant: Amb SkyRoam, els viatgers poden estar segurs que poden treballar amb WiFi en qualsevol lloc i en qualsevol moment.

GroundLink

Aquest servei facilita la reserva de conductors a les principals ciutats del món.

Per què és impressionant: El servei ha pensat en tots els detalls que realment faciliten la vida d’un viatger de negocis. GroundLink farà un seguiment del vol per ajustar els temps de recollida i fins i tot proporciona preus 100% transparents abans de reservar.

Aplicació de transport públic

Transit App diu que el seu servei va començar amb una pregunta: 'Quan arribarà el meu viatge?' L’aplicació us permet consultar la informació de trànsit proper en temps real directament des del telèfon.

Per què és impressionant: Podeu introduir detalls del viatge per obtenir orientacions i actualitzacions en temps real des de l'aplicació. Veureu quantes parades us queden, quan haureu d’agafar el transport públic i molt més.

jocs trencaglaç per a grups reduïts

Nòmades del Món

Aquesta companyia d’assegurances de viatge contribueix a fer més segurs i intel·ligents els viatges corporatius.

Per què és impressionant: Aquesta empresa ajuda els viatgers a estar segurs que se'ls atendrà si les coses van malament durant un viatge.

Ves-hi

Aquest recurs de gestió de viatges en línia us ajuda a gestionar tots els aspectes de la planificació de viatges corporatius.

Per què és impressionant: L’eina té una opció d’integració de polítiques de viatges que facilita el seguiment de les regles establertes de planificació de viatges.

WikiTravel

Les ments que van crear la vostra enciclopèdia gratuïta preferida també han creat una guia de viatges multitudinària.

Per què és impressionant: Els viatgers reals escriuen el contingut de WikiTravel, de manera que podeu estar segur que la informació i els consells que obtindreu seran rellevants i útils. Fins i tot cada ubicació té Cuidat i Mantenir-se saludable seccions per ajudar a calmar i informar els viatgers ansiosos.

Trippy

Obteniu respostes a les vostres preguntes de viatge més complicades, fins i tot les que ni tan sols Google pot respondre.

Per què és impressionant: Quan voleu informació de viatge, normalment voleu parlar amb algú que ha estat on aneu; vols respostes d'algú amb experiència de primera mà. Amb Trippy, podeu obtenir aquest consell segur sense abandonar la comoditat del vostre ordinador.

Llistes de comprovació de viatges corporatius

Llista de comprovació de viatges

Llista de comprovació de viatges:

  • Reserva el transport de sortida
  • Reserva de retorn
  • Reserva de viatges intermediaris
  • Reserva d'allotjament
  • Crear per compartir itineraris
  • Reserva reunions i esdeveniments i actualitza calendaris
  • Compreu tots els abonaments i bitllets rellevants
  • Feu còpies dels documents rellevants, inclosos passaports, targetes d’identificació i tiquets
  • Finalitzeu totes les presentacions i les elevacions
  • Creeu i imprimiu un full de contactes crítics de viatge
  • Mou les reunions a casa i els compromisos que se superposen amb les dates de viatge
  • Creeu una llista de tasques crucials abans de la sortida
  • Creeu i compartiu una llista de comprovació de l’embalatge

Llista de comprovació de l’embalatge:

  • Vestits per a cada dia
  • Pijama
  • Roba d’entrenament
  • Fonaments bàsics del treball, inclosos els ordinadors de treball, els telèfons i els auriculars
  • DNI i passaports
  • Calçat
  • Adaptadors de potència
  • Llibres
  • Quaderns
  • Targetes de visita
  • Mapes i impressions
  • Documents d’itinerari
  • Cosmètics i articles de tocador
  • Impressions de reserva
  • Farmaciola, incloent medicaments

Plantilles de planificació de viatges corporatius

Itinerari de planificació de viatges corporatius

Utilitzeu aquestes llistes com a plantilles d’accés ràpid per establir, enregistrar i compartir els detalls del viatge rellevants. Com veureu a la llista següent, podeu canviar només alguns detalls clau per planificar diferents tipus de viatges.

divertits jocs trencaglaç per a adults

Viatges de vendes

  • Data i hora total d'arribada:
  • Data i hora total de sortida:
  • Data i hora de registre d’allotjament:
  • Data i hora de sortida de l'allotjament:
  • Dates, hores, durades i ubicacions de cada reunió de vendes:
  • Detalls del transport entre reunions:
  • Horaris dels àpats:
  • Temps de descans:

Viatges de conferències

  • Data i hora total d'arribada:
  • Data i hora total de sortida:
  • Data i hora de registre d’allotjament:
  • Data i hora de sortida de l'allotjament:
  • Dates, hores, durades i ubicacions de cada sessió de conferència:
  • Dates, hores, durades i ubicacions de cada sessió de xarxa:
  • Dates, hores, durades i ubicacions de les reunions dels assistents:
  • Finestres de treball:
  • Horaris dels àpats:
  • Horaris de descans de conferències:

Viatge Pitch-Meeting

  • Data i hora total d'arribada:
  • Data i hora total de sortida:
  • Data i hora de registre d’allotjament:
  • Data i hora de sortida de l'allotjament:
  • Dates, hores, durades i ubicacions de cada reunió de presentació:
  • Itinerari detallat per a cada reunió de pitch:
  • Horaris dels àpats:

Viatge de retir

  • Data i hora total d'arribada:
  • Data i hora total de sortida:
  • Data i hora de registre d’allotjament:
  • Data i hora de sortida de l'allotjament:
  • Itinerari detallat per a cada dia:
  • Finestres de relaxació:
  • Horaris dels àpats:

Quins són els vostres consells preferits de planificació de viatges corporatius? Feu-nos-ho saber en els comentaris següents.