Assistent executiu vs. Assistent administratiu: quina diferència hi ha?

Assistents executius vs. auxiliars administratius

Què diferencia un assistent executiu d'un assistent administratiu? Qualsevol persona que desxifri entre aquestes dues posicions pot resultar una mica confús.

Les responsabilitats dels assistents executius (EA) i dels assistents administratius (AA) poden coincidir en una empresa i ser molt diferents en una altra empresa. La gent pot utilitzar els dos títols indistintament en algunes professions, mentre que altres camps assumeixen que els assistents executius i els assistents administratius formaran equips completament diferents.

Som aquí per omplir el buit de coneixement que sempre hi ha quan us pregunteu, Assistent executiu vs. Assistent administratiu: hi ha alguna diferència? Hem reunit informació que facilita la comparació i el contrast de les dues posicions. Aquí hi ha tot ningú Per començar en un camp administratiu cal saber com ser ajudant executiu o assistent administratiu.

jocs de trencaclosques per a adults

(PS - Uniu-vos a un dels nostres grups privats de FB exclusivament per a assistents executius i administratius. És una comunitatconnectar, col·laborar i compartir consells sobre com superar l’ampli espectre de reptes als quals s’enfronta en el seu paper.)

Diferències clau: assistent executiu vs. assistent administratiu

Assistents executius vs. ajudants administratius: diferències clau

Els assistents executius i els assistents administratius comparteixen moltes responsabilitats, habilitats bàsiques i qualitats ideals. Com que aquestes funcions varien d’empresa a empresa, pot ser difícil determinar diferències específiques que s’aplicarien a cada EA i a cada AA.

Ambdues funcions asseguren que les seves empreses funcionin de la manera més eficaç possible. La diferència clau rau en el focus de cada posició.

activitats de creació d'equips per treballar
  • Els assistents administratius sovint se centren en departaments o processos sencers.
  • Els assistents executius sovint se centren en persones i llocs específics.

A continuació, es mostren alguns exemples de com podria ser aquesta diferència clau a la pràctica:

  • Gestió d'un calendari de sala de conferències (AA) vs. gestió d'un calendari de viatges (EA) d'un executiu
  • Respondre als correus electrònics enviats al compte d’empresa (AA) i correspondència d’encaminament per a una persona específica (EA)
  • Entretenir a tots els clients i visitants que es registren a la recepció (AA) i que porten un client clau a dinar abans de reunir-se amb l'executiu (EA)

Assistent executiu vs. Assistent administratiu: The Descripcions de llocs de treball

Assistent executiu i auxiliar administratiu

Assistent Executiva

En general, un assistent executiu dóna suport a un executiu o un equip d’executius. Les responsabilitats específiques d'un assistent executiu varien d'una empresa a una altra i d'un executiu a un executiu. La majoria dels EA resolen problemes, dissenyen estratègies empresarials, gestionen projectes, planifiquen esdeveniments, guien comunicacions i molt més. La majoria dels assistents executius realitzen diverses tasques administratives, com ara calendaris i viatges corporatius planificació —Afrontant també projectes empresarials impulsats per la missió.

Les responsabilitats de l’assistent executiu inclouen:

jocs virtuals per jugar amb companys de feina
  • Maneig de nòmines
  • Planificació de millores de disseny i disseny d’oficines
  • Incorporació i descàrrega de nous empleats
  • Gestionar les tasques d’operacions, incloses les prestacions de recompensa dels empleats, l’estacionament i el manteniment de l’edifici
  • Assistència directa als executius
  • Resolució de problemes i actualitzacions relacionades amb tecnologia i equips d'oficina
  • Planificació d'esdeveniments
  • Coordinació de viatges
  • Programació i gestió de calendaris
  • Creació d'informes

Exemple de descripció del lloc de treball d’assistent executiu

ZipRecruiter ofereix una mostra útil de descripció de feina de l'Assistent executiu que recull les funcions i responsabilitats següents:

  • Respondre a consultes telefòniques, dirigir trucades i proporcionar informació bàsica sobre l’empresa
  • Realitzant còmodament tasques administratives, agafant notes, mantenint fitxers i organitzant documents. Fotocòpia, enviament per fax, intercanvi, etc., segons calgui.
  • Organitza viatges, allotjament, itineraris i tota la correspondència relacionada amb els arranjaments segons sigui necessari.
  • Planifica / organitza i implementa esdeveniments com ara reunions, dinars d’empresa o sopars de clients

Assistent Administratiu

Assisant executiu ocupat

D'acord amb la Oficina d'Estadístiques Laborals , Els assistents administratius (AA) “realitzen tasques administratives i administratives habituals. Organitzen fitxers, preparen documents, programen cites i donen suport a altres membres del personal '.

Molts amb experiència Els assistents administratius proporcionen resums més rics , explicant que els assistents administratius fan pràcticament tot el necessari per ajudar les empreses a funcionar sense problemes.

Les responsabilitats de l’assistent administratiu inclouen:

jocs per jugar a les reunions
  • Gestió de comunicacions d'oficina
  • Tecnologia de manipulació i material d'oficina
  • Planificació d'esdeveniments
  • Coordinació de viatges
  • Programació i gestió de calendaris
  • Mantenir llistes de contactes
  • Mantenint el despatx sistema de fitxers en ordre
  • Saludar els visitants
  • Creació de factures
  • Seguiment i comanda de material d’oficina
  • Proporcionar una salut estació de berenars d’oficina i altres avantatges

Exemple de descripció del lloc de treball d’assistent administratiu

Una mostra de descripció de feina de l'Assistent administratiu de Funcional inclou el següent resum de treball:

“Estem buscant un assistent administratiu responsable per realitzar diverses tasques administratives i administratives. Els deures de l’assistent administratiu inclouen proporcionar assistència als nostres directius i empleats, ajudar a les necessitats diàries d’oficina i gestionar les activitats administratives generals de la nostra empresa '.

Assistent executiu vs. Assistent administratiu: The Habilitats essencials

Habilitats d’assistent

Els assistents executius són excel·lents quan tenen el següent competències bàsiques :

  • Inventiu desenvolupar solucions i alternatives en situacions sensibles al temps i a alta pressió.
  • La capacitat de fer-ho mantingueu la calma sota pressió per atendre eficaçment executius i resoldre problemes.
  • Estalvi tècnic per poder utilitzar tots els fitxers eines del comerç per millorar i reforçar els processos.
  • Imatge general proporcionar orientacions estratègiques als executius.
  • Priorització per fer les coses realment importants.
  • Discreció ser un recurs de confiança i guardador d’informació confidencial. Els caps han de poder confiar en els assistents executius per manejar informació delicada amb cura, comprensió i diligència.
  • Habilitats organitzatives per fer un seguiment d’elements i projectes físics alhora que maximitza la ivitat.
  • Multitarea per completar estratègicament ítems importants per fer, tot equilibrant petites tasques.
  • Anticipació per detectar problemes i oportunitats en situacions i relacions.
  • La intel · ligència emocional interpretar i actuar sobre les emocions en si mateixos i en els altres.
  • Habilitats de comunicació per transmetre eficaçment missatges a diversos públics diferents en diferents formats.
  • Velocitat i decisió per fer els moviments adequats en situacions d’alta pressió.
  • A pell gruixuda i sentit de l’humor mantenir-se sa i mantenir una actitud positiva passi el que passi.
  • Competència en xarxa construir avantatjósi complir connexions.
  • Habilitats de negociació per fer possible l’impossible.
  • Habilitats analítiques per informar de les decisions empresarials clau.

Els assistents administratius són excel·lents quan tenen el següent competències bàsiques :

  • Resolució de problemes creatius. La capacitat de resoldre problemes de manera creativa converteix els assistents administratius en actius inestimables. Chelsea Hnat, ajudant executiu del conseller delegat de Advancing Women Executives, diu això sobre les assistents que poden resoldre problemes: 'Com més siguin capaços de solucionar efectivament els problemes, més valuosos seran en la seva posició perquè mantenen tot el moviment sense problemes'.
  • Etiqueta adequada per comunicar-se eficaçment i amb respecte amb els grups d'interès interns i externs.
  • La intel · ligència emocional interpretar i actuar sobre les emocions en si mateixos i en els altres.
  • Previsió i anticipació per reconèixer i resoldre possibles problemes abans de graduar-se en desastres de ple dret.
  • Multitarea per acabar amb una varietat de tasques menors sense deixar caure res per les esquerdes.
  • Adaptabilitat canviar les tasques (i les perspectives mentals) en un moment previ.
  • Habilitats organitzatives per fer un seguiment d’elements i projectes físics alhora que maximitza la ivitat.
  • Una actitud de servei. Valerie Gómez, assistent administrativa a ADP, diu , ' Això és molt important. Un executiu o un ajudant administratiu de rockstar VOL servir al seu líder, ja sigui gran o petita. Un administrador fort sap que, ajudant a assolir els objectius del seu cap, aconseguiran els seus propis '.
  • Inventiu desenvolupar solucions i alternatives en situacions sensibles al temps i a alta pressió.
  • Grit per mantenir la calma quan les coses van malament.
  • Habilitats de comunicació per transmetre eficaçment missatges a diversos públics diferents en diferents formats.
  • Estalvi tècnic poder utilitzar totes les eines del comerç per millorar i reforçar els processos.
  • Imatge general proporcionar orientació estratègica.
  • Atenció al detall per garantir que res caigui per les esquerdes.
  • Priorització per fer les coses realment importants.

Assistent executiu vs. Assistent administratiu: The Camins professionals

Camins d

Tant els assistents executius com els assistents administratius gaudeixen de trajectòries professionals flexibles. Ambdues posicions ofereixen molt espai a treballadors ambiciosos per crear les seves pròpies oportunitats i obrir camins professionals basats en objectius i interessos.

jocs de trencaclosques per a grups reduïts

Camins professionals de l'assistent executiu

Com a assistent executiu, les vostres trajectòries professionals només es limiten a la vostra ambició. Els assistents executius treballen amb tothom i tothom dins de les seves empreses, de manera que tenen moltes oportunitats de conèixer gent, conèixer diferents posicions i construir una gran varietat d’habilitats mentre ajuden els equips de tota l’empresa.

Els experts recomanen aïllant les posicions que és possible que vulgueu explorar dins de la vostra empresa. D’aquesta manera, podeu convertir-vos en un punt per esbrinar-ne el màxim possible mentre esteu exercint la funció d’assistent executiu.

Un lloc d’assistent executiu pot ser tant el començament prometedor com el final feliç d’una carrera prometedora. Molts EA decideixen mantenir-se i créixer dins de les seves posicions. Com que els EA donen suport al lideratge de l’empresa, tenen la capacitat d’assumir cada cop més responsabilitat a mesura que van construint noves habilitats. Essencialment, no hi ha sortida sense sortida per a l'Assistent executiu; sempre hi ha alguna cosa més que fer i aprendre.

Fins i tot molts assistents executius esdevenen ells mateixos executius. Després de passar anys treballant al costat del lideratge de l’empresa, els assistents executius estan disposats a ocupar llocs de lideratge. De vegades, els assistents executius pugen fins al capdamunt vicepresidents i altres líders d’alt nivell.

petites idees de regals per als empleats

Camí de la carrera d’assistent administratiu

Igual que els assistents executius, els assistents administratius tenen molt d’espai per configurar la seva trajectòria professional per assolir els seus objectius. Com que els AA realitzen diverses tasques diferents, poden esbrinar fàcilment quines coses els agraden. Els AA tindran l'oportunitat d'explorar rols dins de les seves empreses actuals i de descobrir quins rols estan disponibles a tota la indústria mentre treballen en xarxa i col·laboren amb grups d'interès externs.

Els assistents administratius també poden mantenir-se en les seves funcions i ampliar les seves responsabilitats i àmbits per adaptar-se a les seves creixents habilitats. Els AA podrien passar de treballar amb un sol departament a assumir funcions administratives que serveixen a tota l’empresa. Fins i tot podrien passar a funcions d’assistent executiu on serviran un executiu específic.

Igual que les trajectòries professionals d’assistent executiu, les possibilitats professionals dels assistents administratius són infinites. Els AA poden adquirir experiència i després especialitzar-se, ampliar les seves funcions actuals o canalitzar la seva capacitat administrativa per atendre persones o llocs específics.

(PS - Uniu-vos a un dels nostres grups privats de FB exclusivament per a assistents executius i administratius. És una comunitatconnectar, col·laborar i compartir consells sobre com superar l’ampli espectre de reptes als quals s’enfronta en el seu paper.)