Plantilles essencials d’itinerari de viatges de negocis per a viatges amb èxit

plantilles-itinerari-de-viatges-de-negocis

aperitius saludables per a llaminers

La planificació d’itineraris de viatges és un aspecte important de la feina d’un assistent executiu. Els executius solen viatjar per trobar-se amb socis comercials clau, buscar negocis que canvien el joc i assistir a conferències i reunions de gran perfil. L’èxit d’aquests plans de viatges crítics amb les missions depèn de mans d’assistents executius (EA) intel·ligents i capaços.



Per ajudar els EA a sumar-se a cada viatge, hem creat plantilles d’itineraris de viatges de negocis que fan servir el procés de planificació de viatges i estableixen un itinerari estàndard consistent que als executius els encantarà rebre una i altra vegada.

Moltes d’aquestes plantilles provenien directament de la nostra Grups de Facebook per a assistents executius ! Vegeu quines llavors de saviesa té la nostra comunitat per oferir-se i salteu a la conversa.

Itinerari de viatges de conferències

Per tenir l’experiència de conferència amb més èxit possible, els executius han de seguir un calendari militar precís. Les conferències exigeixen una planificació acurada sobre l'espontaneïtat; si un assistent vol establir xarxes amb determinades persones i assistir a determinades sessions, ha de seguir un itinerari acuradament dissenyat i centrat en gran mesura en la logística.



Detalls imprescindibles per a un itinerari de viatge de conferències:

  • Detalls i horaris de viatge / transport
    • Els horaris generals d’arribada i sortida del viatge i els detalls bàsics del transport. Quan cal que l’executiu marxi de casa per arribar a l’aeroport? Proporcionarà el seu propi transport o s’ha acordat prèviament? Penseu en totes les petites preguntes que feu inconscientment mentre planifiqueu els vostres propis viatges i incloeu les respostes com a detalls de l’itinerari.
    • Aneu més enllà: Si a l'executiu amb el qual treballeu li encanten tenir tots els detalls, incloeu algunes de les vinyetes a continuació al vostre itinerari. Com veureu a les nostres plantilles, us recomanem que subordineu molts d’aquests detalls perquè les parts realment essencials de l’itinerari siguin fàcils de descamar.
      • Números de confirmació / reserva de viatge (són bons per tenir-los a mà per facilitar la informació dels viatges als representants d’atenció al client de diferents centres de transport si hi ha preguntes o problemes amb els plans de l’executiu.
      • Detalls de l’estacionament, incloses les restriccions, els costos i les adreces físiques dels aparcaments i garatges, a totes les destinacions. (Una situació difícil d'aparcament podria igualar les reunions perdudes o les sessions de conferències.)
      • Números de seients. (Sempre és útil per a un viatger memoritzar-los.)
      • Adreces dels centres de transport rellevants, com ara l'aeroport, l'oficina de lloguer de cotxes i l'estació de tren.
      • Captures de pantalla o còpies impreses dels correus electrònics de confirmació i de les entrades.
      • Detalls de la terminal. (Això és especialment important per a grans aeroports o estacions de tren, on les terminals o portes poden estar separades de quilòmetres i requereixen que els viatgers tinguin servei de trasllat d'anada i tornada).
      • Mapes impresos (descarregats d’eines en línia) per utilitzar-los com a còpia de seguretat del GPS del mòbil en zones sense internet fiable.
    • Detalls i horaris relacionats amb l'allotjament
      • Hores i dates d’entrada i sortida i també adreces de tots els allotjaments del viatge.
      • Aneu més enllà: Alguns detalls d’allotjament addicionals fan que el viatge d’un executiu sigui més agradable.
        • Serveis d’allotjament. Hi ha un gimnàs, un spa o una bugaderia? Conèixer aquests detalls clau permet als executius planificar millor els viatges. Per exemple, un viatger pot decidir despertar-se dues hores abans cada dia per anar al gimnàs abans de començar la conferència.
        • Consells de transport. Feu que l'executiu pugui navegar fàcilment des de i cap a l'hotel. Preneu notes sobre restaurants o llocs d’interès a poca distància de casa de l’executiu fora de casa. També podeu indicar hotels que ofereixen serveis de trasllat i hotels a prop de centres de transport públic fiables.
        • Captures de pantalla o còpies impreses dels correus electrònics de confirmació d’allotjament pertinents.
      • Detalls de l'horari dia a dia
        • Horaris i llocs de les sessions de reunions i conferències.
        • Hora de menjar i hora de berenar. (Ningú no vol connectar-se a la xarxa mentre té gana amb l'estómac buit)
        • Finestres de treball. Ressalteu els períodes de temps relativament oberts quan els executius poden planejar fer seguiments immediatament després de reunions importants i sessions de conferències. Els executius també poden utilitzar aquestes finestres per consultar el treball habitual i els associats a la oficina local.
        • Aneu més enllà:
          • Què portar. És possible que proporcioneu consells de vestir en funció de l’horari de l’executiu per al dia. Per exemple, podeu aconsellar a l’executiu que es vesteixi de manera informal per a una reunió d’esmorzar al matí, però demaneu-li que faci una blazer per vestir el vestit si no tindrà temps de canviar abans d’una reunió de la tarda.
          • Temps i durades de descans. Destaqueu quan l'executiu tindrà temps d'inactivitat per fer una mica de feina, anar al gimnàs o simplement prendre un cafè. Guanyeu punts de brownie addicionals incorporant elements, com ara meditació o trucades de telèfon familiars, importants per a la rutina diària de l’executiu.
          • Es recomana despertar i dormir.
          • Previsió meteorològica i suggeriments d’embalatge.
          • Llocs per menjar. (Feu la vostra investigació de Yelp per evitar desviar el vostre executiu!)
          • Consells per a viatges professionals. Descriviu les zones concorregudes o turístiques, les carreteres amb molt trànsit i altres factors que influeixen en l’experiència de viatge.
          • Informació de contacte per a les persones que assisteixen a les reunions programades de l’executiu

Plantilla d'itinerari de viatge de conferències

Itinerari - Títol de la conferència - Nom de l'executiu

Dates de la conferència -
Ubicació de la conferència -

Viatges i transports

Esdeveniment Data Temps Detalls Temps de trànsit

ANADA



Ex: Sortir de casa cap a l’aeroport - - Ex: mitjançant cotxe programat -
Ex: Avió s’enlaira - - Ex: Seient 17A -

ENTRADA

EX: Deixeu l'hotel cap a l'aeroport - - - -
EX: Avió s’enlaira - - - -

NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]

Ex: número de vol d'entrada Ex: FlightXYZ
Ex: adreça de l’aeroport d’entrada Ex: 123 Airplane Avenue, Big Sky, CO
Ex: correu electrònic de confirmació Ex: Copieu i enganxeu la captura de pantalla aquí

Allotjament

Esdeveniment Data Temps adreça
Ex: Entrada - -
Ex: Sortida - -

NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]

Ex: Serveis de l’hotel Ex: gimnàs, spa suec, terapeuta de massatge
Horari
Dia 1
Temps / marc temporal Esdeveniment Ubicació
Ex: 6:00 AM Ex: Desperta Lloc - adreça
Ex: 6:30 - 7:30 AM Ex: gimnàs Lloc - adreça
Ex: de 9:00 a 12:00 Ex: Sessions de conferències Lloc - adreça
Ex les: 12:00 PM - 1:00 PM Ex: Dinar en xarxa Lloc - adreça
Ex: 2:00 PM - 3:00 PM Ex: reunió de lideratge Lloc - adreça
Ex: 3:00 PM - 5:00 PM Ex: Sessions de conferències Lloc - adreça
Ex: 6:00-09:00 PM Ex: sopar de benvinguda Lloc - adreça
Dia 2
Temps / marc temporal Esdeveniment Ubicació
- - -
Dia 3
Temps / marc temporal Esdeveniment Ubicació
- -

NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]

Ex: Què vestir Ex: vestit formal d’empresa

Itinerari Media Tour

plantilles-itinerari-recorregut-multimèdia

A diferència dels itineraris de conferències, els itineraris de viatges mediàtics es basen en la flexibilitat i el marge de maniobra. Planifiqueu un itinerari amb molt espai de respiració entre les reunions de mitjans per acomodar-vos i fins i tot fomentar la possibilitat que les reunions es desenvolupin amb el pas del temps. Al món de la gira mediàtica, una reunió de llarga durada pot significar simplement que un executiu estableix relacions sòlides amb professionals dels mitjans de comunicació.

Detalls imprescindibles per a un itinerari de recorregut multimèdia:

  • Detalls i horaris de viatge / transport
    • Incloeu els horaris generals d’arribada i sortida del viatge i els detalls bàsics del transport, a més dels horaris d’arribada, horaris de sortida i adreces de cada reunió de cada dia. Durant un recorregut per mitjans de comunicació, un executiu rebotarà d’un lloc a l’altre, de manera que és essencial que es descrigui tota la logística del viatge.
    • Aneu més enllà:
      • Opcions de transport d’última hora. (Ajudeu els executius a evitar reunions perdudes assegurant-vos que tenen opcions de còpia de seguretat en cas que caigui l’elecció de transport prevista)
      • Detalls de l’estacionament, incloses les restriccions, els costos i les adreces físiques dels aparcaments i garatges, a totes les destinacions. (Una situació difícil d'aparcament podria igualar les reunions perdudes o les sessions de conferències.)
      • Mapes impresos (descarregats d’eines en línia) per utilitzar-los com a còpia de seguretat del GPS del mòbil en zones sense internet fiable.
    • Detalls i horaris relacionats amb l'allotjament
      • Hores i dates d’entrada i sortida i també adreces de tots els allotjaments del viatge.
      • Aneu més enllà: Alguns detalls d’allotjament addicionals fan que el viatge d’un executiu sigui més agradable.
        • Serveis d’allotjament.
        • Consells de transport.
        • Captures de pantalla o còpies impreses dels correus electrònics de confirmació.
      • Calendari detallat de reunions
        • Horaris i llocs de reunió.
        • Aneu més enllà:
          • Expedients sobre els professionals dels mitjans de comunicació i les seves publicacions. Això ajudarà els executius a preparar-se per a reunions amb èxit.
          • Finestres de treball. Ressalteu els períodes de temps relativament oberts quan els executius poden planejar fer seguiments immediatament després de reunions importants.
          • Llocs d'interès / parades recomanades al voltant de cada lloc de reunió. La concorreguda programació de visites als mitjans no permet als executius explorar gaire. Ajudeu-los a fer un petit tast de la ciutat trucant a les parades en boxes de fàcil accés.

Plantilla d'itinerari de recorregut multimèdia

Itinerari: recorregut per mitjans: nom de l'executiu

Dates del recorregut multimèdia Dates aquí
Ubicació del recorregut multimèdia Ubicació aquí
Arribeu per avió Data i hora aquí
Sortiu per pla Data i hora aquí
Registre d’hotel Data i hora aquí
Sortida a l’hotel Data i hora aquí
Calendari de reunions
Dia 1
Reunió Començar Acabar Arribant Via adreça
Mitjans de comunicació: contacte principal - - Ex: cotxe -
Mitjans de comunicació: contacte principal - - Ex: Caminar -
Mitjans de comunicació: contacte principal - - Ex: cotxe -
Mitjans de comunicació: contacte principal - - Ex: Caminar -
Dia 2
Reunió Començar Acabar Arribant Via adreça
- - - - -
Dia 3
Reunió Començar Acabar Arribant Via adreça
- - - - -

NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]

com ser ajudant executiu
Ex: transport d’última hora Ex: QwickCabXYZ [555-555-5555]

Itinerari de viatges internacionals

plantilles-itinerari-de-viatges-internacionals

L’èxit d’un itinerari de viatge internacional depèn de la preparació dissenyada per proporcionar als viatgers les eines necessàries per entendre els conceptes bàsics de la comunicació i la navegació per diferents països.

Detalls imprescindibles per a un itinerari de viatge internacional:

  • Detalls i horaris de viatge / transport
    • Incloeu els horaris generals d’arribada i sortida del viatge i els detalls bàsics del transport. Planifiqueu que l’executiu arribi prou aviat a l’aeroport per evitar qualsevol tipus de desplaçament i assegureu-vos d’incloure els detalls d’arribada i sortida de qualsevol vol de connexió.
    • S'inclouen detalls rellevants sobre el mode de transport principal que l'executiu utilitzarà per navegar per l'altre país. Per exemple, si un home de negocis nord-americà fa un viatge a Londres, probablement voldria tenir tots els conceptes bàsics del metro de Londres inclosos, quin tipus de pas requereix el sistema, com planificar rutes i com entendre els horaris.
    • Aneu més enllà:
      • Truqueu a les aplicacions de viatges internacionals rellevants que puguin ajudar l'executiu a desplaçar-se fàcilment.
      • Detalls de l’aparcament.
      • Números de seient i detalls internacionals de menjars i begudes durant el vol.
      • Adreces dels centres de transport pertinents.
      • Captures de pantalla o còpies impreses dels correus electrònics de confirmació i de les entrades.
      • Detalls de tots els terminals. (Això és especialment important per a grans aeroports internacionals o estacions de tren, on les terminals o portes poden estar separades de quilòmetres).
      • Mapes impresos (descarregats d’eines en línia) per utilitzar-los com a còpia de seguretat del GPS del mòbil en zones sense internet fiable.
  • Detalls i horaris relacionats amb l'allotjament
    • Hores i dates d’entrada i sortida i també adreces de tots els allotjaments del viatge.
    • Aneu més enllà: Alguns detalls d’allotjament addicionals fan que el viatge d’un executiu sigui més agradable.
      • Serveis d’allotjament. Té l’hotel els adaptadors necessaris per a electrodomèstics? Ofereixen Wi-Fi gratuït?
      • Consells de transport. Recomaneu les millors maneres de navegar per la ciutat desconeguda perquè els executius se sentin el més còmodes possibles durant el viatge.
      • Captures de pantalla o còpies impreses dels correus electrònics de confirmació.
    • Horari dia a dia.
      • Horaris i llocs de reunió.
      • Hora de menjar i hora de berenar.
      • Finestres de treball.
      • Aneu més enllà:
        • Traieu algunes paraules d'ús freqüent en la llengua materna de la destinació, sobretot si la majoria de la gent de la destinació parla un idioma que l'executiu no coneix.
        • Incloeu els punts clau de les guies de viatge. Oferiu alguns plats per emportar sobre la cultura local, especialment les normes culturals que afecten les interaccions empresarials. Aquestes normes poden incloure coses com salutacions estàndard, pràctiques de propina, etiqueta de reunió i menjar i estils de comunicació.
        • Què vestir per evitar semblar un foraster.
        • Es recomana despertar i dormir per mitigar els efectes del jet lag.
        • Propostes meteorològiques i suggeriments d’embalatge, sobretot si el destí serà a la meitat d’una temporada diferent de la temporada a casa.
        • Llocs per menjar. (També podeu incloure alguns plats populars i paraules de 'vocabulari' alimentari per ajudar els executius a navegar pels menús.)
        • Consells per a viatges professionals.

Plantilla d'itinerari de viatge internacional

Itinerari - Internacional - Nom de l'executiu

Dates del viatge Dates aquí
Destinació Ubicació aquí
Diferència horaria Hores per davant / per darrere
Viatges i transports
Esdeveniment Data Temps Detalls Temps de trànsit
ANADA
Ex: Sortir de casa cap a l’aeroport - - Ex: tren -
Ex: Avió s’enlaira - - Ex: Porta -
Ex: Arribeu a la ubicació de l'escala - - Ex: Porta -
Ex: Sortida de la ubicació de l'escala - - Ex: Porta -
Ex: Arribar al destí - - Ex: transport terrestre -

ENTRADA

idees de regals de Nadal per a gestors
Ex: Sortiu de l’hotel cap a l’aeroport - - Ex: transport terrestre -
Ex: Avió s’enlaira - - Ex: Porta -
Ex: Arribeu a la ubicació de l'escala - - Ex: Porta -
Ex: Sortida de la ubicació de l'escala - - Ex: Porta -
Ex: Arribar al destí - - Ex: tren -

NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]

Ex: aplicacions útils de viatges Ex: Gate Guru
Allotjament
Esdeveniment Data Temps adreça
Registrar - - - -
Fes una ullada - - - -

NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]

Ex: Serveis de l’hotel Ex: WiFi i spa
Horari
Dia 1
Temps / marc temporal Esdeveniment Ubicació
- - Lloc - adreça
- - Lloc - adreça
- - Lloc - adreça
- - Lloc - adreça
- - Lloc - adreça
- - Lloc - adreça
- - Lloc - adreça
Dia 2
Temps / marc temporal Esdeveniment Ubicació
- - -
Dia 3
Temps / marc temporal Esdeveniment Ubicació
- - -
NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]
Ex: Consells de comunicació

-

Itinerari de viatges de Roadshow de vendes

sales-roadshow-itineary-templates

No sortiu mai a la carretera sense un itinerari de presentació de carreteres de vendes ben planificat.

Detalls imprescindibles d'un itinerari de presentació de carreteres de vendes:

  • Detalls i horaris de viatge / transport.
    • Incloeu els horaris generals d’arribada i sortida del viatge i els detalls de transport essencials per a totes les parades d’espectacles.
    • Incloeu els detalls rellevants sobre el mode principal de transport que l’equip executiu o executiu utilitzarà per passar d’un esdeveniment a l’altre. Es tracta d’un roadshow internacional, d’un road-country o simplement d’un roadstast intraestatal?
    • Aneu més enllà:
      • Detalls de l’aparcament.
      • Captures de pantalla o còpies impreses dels correus electrònics de confirmació i de les entrades.
      • Mapes impresos (descarregats d’eines en línia) per utilitzar-los com a còpia de seguretat del GPS del mòbil en zones sense internet fiable.
    • Detalls i horaris relacionats amb l'allotjament.
      • Incloeu l’hora d’entrada i sortida, les dates i també les adreces de tots els allotjaments del viatge.
      • Aneu més enllà: Alguns detalls d’allotjament addicionals fan que el viatge d’un executiu sigui més agradable.
        • Serveis d’allotjament.
        • Consells de transport.
        • Captures de pantalla o còpies impreses dels correus electrònics de confirmació.
      • Horari dia a dia.
        • Horaris i ubicacions de la mostra.
        • Hora de menjar i hora de berenar.
        • Aneu més enllà:
          • Previsió meteorològica i suggeriments d'embalatge per a cada ubicació de roadshow.
          • Llocs per menjar al llarg de la carretera. (Investigueu el vostre Yelp).
          • Llocs on parar al llarg de la carretera. Unes quantes parades ràpides a llocs de diversió ajudaran a mantenir els executius i els venedors actualitzats i preparats per a la resta del programa.

Plantilla d'itinerari de presentació de carreteres de vendes

Itinerari - Sales Roadshow: nom de l'executiu

Dates de la mostra de carreteres

Dates aquí

Ubicació de la mostra

Ubicació aquí

Horari de la mostra de carreteres
Parada 1
Reunió Començar Acabar Arribant Via adreça

Objectiu de vendes: contacte principal

- - - -

Objectiu de vendes: contacte principal

- - - -

Objectiu de vendes: contacte principal

- - - -

Objectiu de vendes: contacte principal

- - - -
Parada 2
Reunió Començar Acabar Arribant Via adreça

Objectiu de vendes: contacte principal

- - - -

Parada 2

Reunió

Començar Acabar Arribant Via adreça

Objectiu de vendes: contacte principal

idees de regals per a empleats per Nadal
- - - -

NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]

Ex: El menjar s’atura al llarg de l’itinerari

-

Itinerari de viatges de vacances personals

Itinerari-Viatge-Dcbeacon

Fins i tot unes vacances personals relaxades poden beneficiar-se d’itineraris estructurats.

Dades imprescindibles per a un itinerari de vacances personal:

  • Detalls i horaris de viatge / transport.
    • Incloeu els horaris generals d’arribada i sortida del viatge i els detalls bàsics del transport.
    • Aneu més enllà:
      • Detalls de l’aparcament.
      • Captures de pantalla o còpies impreses dels correus electrònics de confirmació i de les entrades
      • Mapes impresos (descarregats d’eines en línia) per utilitzar-los com a còpia de seguretat del GPS del mòbil en zones sense internet fiable.
    • Detalls i horaris relacionats amb l'allotjament.
      • Incloeu les hores, les dates i les adreces d’entrada i sortida de tots els allotjaments del viatge.
      • Aneu més enllà: Alguns detalls d’allotjament addicionals fan que el viatge d’un executiu sigui més agradable.
        • Serveis d’allotjament. L’hotel o la casa de lloguer tenen cuina, cinema a casa, un bar soterrani, piscina o taula de ping-pong? Els viatgers poden planificar millor els seus viatges quan saben a què tindran accés a casa fora de casa.
      • Aneu més enllà:
        • Previsió meteorològica i suggeriments d’embalatge.
        • Llocs per menjar prop de l’hotel o lloguer.
        • Consells per a viatges professionals. Personalitzeu els consells que incloeu segons qui viatgi l'executiu. Incloeu llocs romàntics per a viatges en parella, atraccions per a nens per a viatges en família i molt més.
      • Detalls de l’horari.
        • Descriviu les hores i els detalls de l’entreteniment / esdeveniment principal de cada dia.
        • Deixeu molt de temps per menjar relaxats.
        • Aneu més enllà:
          • Pla extres. L’executiu probablement proporcionarà els esdeveniments principals del dia, però podeu buscar parades ràpides en el camí cap a aquests esdeveniments i el viatger pot escollir i escollir algunes parades espontànies.

Plantilla d'itinerari personal de vacances

Itinerari: viatges personals: nom de l'executiu

jocs per jugar a les reunions
Dates de vacances

Dates aquí

Destinació

Ubicació aquí

Viatges i transports

Esdeveniment

Data

Temps

Detalls

Temps de trànsit

ANADA

- - - - -
- - - - -

ENTRADA

- - - - -
- - - - -

NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]

Ex: número de vol d'entrada Ex: FlightXYZ

Allotjament

Esdeveniment

Data

Temps

adreça

Registrar - - - -
Fes una ullada - - - -

NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]

Ex: Serveis de l’hotel Ex: cuina completa, taula de billar i banyera d'hidromassatge

Horari

idees de festa virtuals que se'n van

Dia 1

Temps / marc temporal

Esdeveniment

Ubicació

- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -

Dia 2

Temps / marc temporal Esdeveniment Ubicació
- - - - -

Dia 3

un altre nom per a ajudant executiu
Temps / marc temporal Esdeveniment Ubicació
- - - - -

NOTES [Triar i triar els elements 'Per sobre i més enllà' d'aquesta secció]

Ex: Llocs d’interès

-

Quin itinerari us ajudaria? Feu-nos-ho saber a la secció de comentaris següent.

P.S. Moltes d’aquestes plantilles provenien directament de la nostra Grups de Facebook per a assistents executius ! Vegeu quines llavors de saviesa té la nostra comunitat per oferir-se i salteu a la conversa.