La guia del gestor de projectes definitiu per dirigir un equip remot

El cap de projecte definitiu

Com a gestor de projectes, és possible que tingueu una relació d’amor-odi amb arranjaments laborals flexibles (FWA).



Tot i que utilitzar un equip virtual us pot ajudar a atraure i retenir els millors talents de qualsevol part del món, la gestió d’empleats remots sovint afegeix una complexitat significativa als projectes i requereix que els PM s’utilitzin noves tècniques , eines i habilitats suaus per superar els reptes.

Aquests són alguns dels principals reptes que podeu trobar quan dirigiu un equip remot i què podeu fer per superar-los.

Taula de continguts



com ser un gran assistent executiu

1) Comunicar-se eficaçment sense interaccions presencials

Comunicar-se eficaçment amb un equip remot

La majoria dels treballadors remots depenen de comunicacions escrites com el correu electrònic i els missatges de text. Tot i això, això pot provocar malentesos perquè no permeten indicacions verbals i no verbals com el to i la flexió o l’expressió facial i el llenguatge corporal per comunicar matisos en els missatges.

Els gestors de projectes haurien de fomentar i facilitar la videoconferència entre els membres de l’equip . N’hi ha diverses plataformes de videoconferència que són fàcils de configurar i ofereixen funcions com ara vídeo HD, compartició de pantalla i gravació. Assegureu-vos que els membres de l’equip tinguin accés a la plataforma de videoconferència i proporcioneu la formació necessària perquè tothom pugui utilitzar la tecnologia de manera eficient.

Un dels components més importants de la comunicació amb equips remots són les reunions individuals . Aquestes reunions poden donar als directius informació sobre com està fent cada membre de l’equip i presagiar problemes que poden esdevenir problemes més grans.



Durant les reunions individuals, busqueu indicacions que afrontin els empleats reptes com ara quedar-se enrere en les seves tasques o experimentar un esgotament. A continuació, es detallen algunes maneres d’assegurar que aquestes reunions 1: 1 siguin efectives:

Dedica temps a les reunions 1: 1

Massa reunions és una plaga per a la comunitat empresarial, però per a un gestor de projectes hi hauria d’haver molt poques coses a l’agenda que substituïssin la gestió del seu equip. En cancel·lar aquesta reunió, un gerent pot sentir que obre temps al calendari per a un problema més urgent. De fet, el contrari és cert segons Elizabeth Grace Saunders, entrenadora de gestió del temps.

Saunders va escriure en un Article de Harvard Business Review això, 'hi ha alguns problemes evidents que provenen de la cancel·lació d'aquestes reunions pel que fa al treball dels vostres informes directes. El fet de no tenir un temps previsible amb vosaltres pot fer que els empleats treballin en alguna cosa de manera incorrecta, cosa que pot provocar emergències innecessàries i perdre el temps en solucionar errors. O pot provocar una disminució de la ivitat perquè els empleats estan confosos i no tenen clares les seves prioritats i, per tant, no aconsegueixen molt '.

'El fet de no tenir un temps previsible amb vosaltres pot fer que els empleats treballin en alguna cosa de manera incorrecta, cosa que pot provocar emergències innecessàries i perdre el temps en solucionar els errors'.

Definiu les expectatives per a la reunió 1: 1 prèviament

No tingueu només reunions 1: 1 a la vostra agenda perquè teniu previst o és la política de l'empresa per als administradors. Utilitzeu aquestes reunions per establir relacions amb els membres de l’equip remot, alhora que proporcionareu valuoses orientacions i comentaris.

Preneu-vos el temps per establir una agenda abans de la reunió i demaneu als vostres empleats que facin el mateix. Compartiu aquesta agenda amb ells per endavant perquè tots dos tingueu clares expectatives sobre què es parlarà.

Proporcioneu elements d’acció clars

Tan important com construir relacions i revisar el treball, Les reunions 1: 1 haurien d’acabar amb accions per a tots els implicats . Això garanteix que vosaltres i els vostres empleats obtingueu valor de cadascuna d’aquestes converses. Per exemple, podríeu haver revisat una de les darreres publicacions de bloc del vostre escriptor i un element d'acció podria ser que escrivissin un contingut nou utilitzant les tècniques que heu comentat amb ells.

activitats de trencament de gel per a adults

Les properes reunions 1: 1 podrien implicar revisar com implementaven aquestes tècniques a la propera peça.

També és important involucrar el vostre equip intern a l'hora de comunicar-vos amb grups de membres de l'equip remot. En les reunions d’equip, animeu els membres de l’equip ubicats a que participin en les videotrucades per tal que tothom pugui tenir la mateixa experiència i que els empleats remots no perdin senyals no verbals.

2) Col·labora en diferents ubicacions i zones horàries

Col·laboració en diferents ubicacions i zones horàries

Els membres de l’equip remot no només poden anar a l’escriptori dels seus companys comunicar-se i col·laborar . Per orquestrar el treball en equip remot de manera eficaç, cal establir expectatives i utilitzar el fitxer eines adequades .

un altre nom per a ajudant executiu

Implementar plataformes de col·laboració basades en el núvol per a comunicacions en temps real, per compartir fitxers i molt més. Aquestes aplicacions inclouen programari de gestió de projectes (per exemple, monday.com), plataforma de comunicacions unificades (per exemple, 8 × 8), aplicació de missatgeria d’equip (per exemple, Slack) i eina per compartir fitxers (per exemple, Dropbox).

Aquestes plataformes permeten mantenir-ho tot en un lloc per evitar males comunicacions. Els membres de l’equip poden iniciar sessió en qualsevol moment i des de qualsevol lloc per posar-se al dia amb totes les converses per minimitzar els errors i els retards.

A més, objectiu de superposició d’horaris de manera que els membres de l’equip de diferents zones horàries poden configurar comunicacions en temps real (per exemple, videotrucades o trucades de veu) sense necessitat que ningú treballi hores senars. Documenteu les zones horàries i les hores de treball dels empleats i, a continuació, ressalteu les franges horàries que es superposen als calendaris compartits per a una planificació eficient. Per exemple, la seva seu podria estar a EST i teniu membres remots de l’equip repartits entre la costa oest i Europa. Les 10.00 EST pot ser un bon moment, de manera que la reunió no és massa aviat ni massa tard per a ningú.

3) Creeu fluxos de treball ben definits

Creació de fluxos de treball-Gestió de projectes

Em ve al cap una cadena de muntatge quan penso en crear fluxos de treball. Els vostres fluxos de treball haurien de ser fàcils de seguir processos repetibles que escopin es excepcionals o proporcionin experiències increïbles als clients. Aquests fluxos de treball creen una estructura clara al voltant del treball en què participen els equips remots i són l’eix vital de qualsevol equip amb èxit.

Es poden crear fluxos de treball per a una tasca o un conjunt de tasques que s'estan completant cap a un objectiu final . Per exemple, l'estratègia general de contingut hauria de tenir fluxos de treball clarament definits, des de la ideació de contingut, fins a la redacció, la publicació i la promoció. Cada pas de l'estratègia general pot requerir aportació de diversos membres de l'equip. Un flux de treball potencial podria semblar:

  • L’equip de màrqueting realitza investigacions sobre temes que ressonaran amb la personalitat del client objectiu.
  • Aquests temes són revisats i aprovats per la direcció.
  • L’equip de redacció produeix el contingut.
  • L’equip de màrqueting revisa aquest contingut per detectar qualsevol canvi.
  • L’equip de redacció fa els canvis sol·licitats.
  • L’equip de màrqueting aprova el contingut.
  • L’equip de redacció publica el contingut.
  • L’equip de màrqueting promociona el contingut a través de canals de xarxes socials i correu electrònic.

Aquest procés hauria suposat la realització de diversos correus electrònics, trucades telefòniques i reunions en el passat. Avui en dia, la tecnologia ajuda a mantenir tot això organitzat i automatitzat amb eines com ara monday.com i Rusc . Aquests plataformes de gestió de projectes proporciona als equips la possibilitat de crear fluxos de treball repetibles per a projectes específics, assignar tasques als membres de l'equip, crear terminis i proporcionar gestors de projectes amb total transparència.

4) Proveu els vostres projectes amb els membres de l'equip adequats

Personalitzeu els vostres projectes amb els membres de l

El principal factor d’èxit és definitivament l’equip, però no tothom funciona bé en un entorn remot. Un empleat que tingui un bon rendiment en un entorn d’oficina pot no ser necessàriament tan eficaç en un equip remot.

Quan contracteu un projecte, assegureu-vos que els membres de l’equip tinguin la combinació adequada d’ètica laboral, competència tècnica i atributs personals per al treball a distància. A continuació, es detallen algunes coses a l’hora de buscar membres remots de l’equip:

Trobeu treballadors

Els agents només fan coses. Tant se val si treballen des d’una illa apartada o des del llit de casa. Aquestes persones no necessiten cap administració ni assignació de tasques que no siguin l'objectiu general de l'organització i les directrius sobre la seva direcció. Afegint accionistes ho farà augmentar la ivitat general del treball de l’equip.

Podeu detectar els que realitzen per com reaccionen a una tasca. Suposem que acabeu de tenir una reunió a mà on va anunciar una nova línia de negoci que la companyia llançarà en 60 dies. L’autor immediatament anirà a treballar i s’acostarà al seu equip directiu amb idees, estratègies i preguntes. Els que no ho facin continuaran el dia esperant les noves tasques associades a l'anunci.

pots menjar crispetes a la dieta paleo?

Cerqueu persones de confiança

La confiança és clau en una plantilla remota. Heu de confiar que les persones que treballen fora de la vostra oficina fan el que diuen que fan. Per descomptat, podeu supervisar-ne alguns en el e de treball que lliuren, però no sabeu si dediquen hores o mig dies a casa per produir el mínim necessari.

Heu de confiar en treballadors remots perquè funcioni tot el concepte. D’altra banda, la direcció ha de demostrar confiança amb les persones contractades. La direcció ha d’establir expectatives clares i ben definides per a treballs remots i després confiar que compleixin aquestes expectatives.

Cerca persones que puguin escriure

A diferència d’una oficina ubicada conjuntament on la informació es comparteix de manera vocal en persona, una plantilla remota comparteix la major part de la informació mitjançant correu electrònic i xat per escrit. Els treballadors remots que puguin explicar coses i proporcionar instruccions per escrit són imprescindibles per a la comunicació en equips remots.

Trobeu persones que puguin treballar sense un entorn social

No hi ha dubte que els entorns de treball remots són menys socials que els co-ubicats. Les persones que formen equips remots, naturalment, haurien d’estar còmodes treballant en aquest tipus d’entorns, fins i tot prosperar-hi. Això no vol dir que els treballadors remots estiguin completament apagats de la resta de l'equip. Encara hauríeu de fomentar la socialització a través d’espais digitals “freds d’aigua”, com ara els canals Slack de tot l’equip, festes virtuals , i divendres, videoconferència, happy hours. D’aquesta manera, es garantirà la moral i la cultura empresarial entre treballadors remots.

Demaneu ajuda a RRHH, així com recursos de contractació , per identificar els empleats que siguin adequats per als rols remots. Busqueu persones que s’automotiven, tinguin bones habilitats de comunicació verbal i escrita, que estiguin còmodes amb les tecnologies de la comunicació i que tinguin excel·lents habilitats de gestió del temps.

Quan contracteu un lloc remot, realitzeu entrevistes presencials o en vídeo per avaluar les habilitats interpersonals dels candidats. També utilitzeu avaluacions en línia per avaluar el seu nivell d’automotivació i altres atributs que els convertiran en un membre eficaç del vostre equip.

5) Compreneu la vostra tecnologia

Superar els reptes relacionats amb la tecnologia

A partir d 'aquest primer moment del procés d’embarcament remot , un cap de projecte fort ha de reconèixer que dirigir un equip remot eficaç significa confiar en tecnologia que de tant en tant pugui crear desafiaments. Tot i que aquests reptes us poden posar a prova, sens dubte us ajudaran a ser un millor líder per al vostre equip remot. Hem exposat algunes àrees clau que requereixen una mica més d’atenció per excel·lir a llarg termini.

Proporcioneu una incorporació integral

Tant si contracteu un nou membre de l’equip remot com si feu la transició d’un empleat actual a un equip virtual, tothom hauria d’entendre els diversos processos i polítiques relacionats amb el treball a distància.

jocs de trencaclosques per a grups reduïts

Documenta tots els procediments i comparteix-los en una ubicació centralitzada. Automatitzeu els processos per racionalitzar els fluxos de treball, eviteu els colls d'ampolla i assegureu-vos que res no caigui per les esquerdes. Establir directrius de comunicació perquè els membres de l’equip entenguin com utilitzar les eines adequades per a diferents propòsits i el temps de resposta adequat.

Proporcioneu una formació completa sobre les diverses plataformes de comunicació i col·laboració que utilitza l’equip virtual i mantingueu tothom al dia sobre les darreres funcions per millorar la rendibilitat. És important que tothom mantingui totes les converses en un lloc centralitzat per evitar males comunicacions o haver de repetir instruccions.

Per últim, però no menys important, ja que els membres de l’equip han de connectar-se als vostres sistemes de manera remota mitjançant el seu propi equip i xarxes, no oblideu la importància de la ciberseguretat, de manera que pugueu protegir la informació sensible i les dades dels clients per evitar l’elevat cost de les violacions de dades. Aquests són alguns dels protocols de seguretat cibernètica que podeu establir amb els vostres equips remots:

Gestió forta de contrasenyes

Contrasenyes febles causades El 30% de les infeccions amb ransomware només el 2019. Molta gent repeteix contrasenyes en molts comptes en línia que utilitzen per motius personals i empresarials. Això crea una enorme amenaça de seguretat cibernètica per a particulars i empreses. A més, només el 12% de les persones s’aprofiten dels gestors de contrasenyes. Les empreses han d’instal·lar polítiques de contrasenya, com ara que els membres de l’equip facin servir gestors de contrasenyes com ara LastPass . Aquests gestors de contrasenyes generen automàticament contrasenyes molt difícils per a cada compte en línia que tenen i les xifren per motius de seguretat.

Evitació de llocs web sospitosos

No hi ha dubte que el vostre equip remot farà cerques a Internet per motius personals i empresarials. En última instància, això obre els seus dispositius a amenaces cibernètiques potencials de llocs web maliciosos. COVID-19 n'és un exemple perfecte actualment milers de llocs web falsos COVID-19 apareix constantment. A més de que tots els membres de l'equip remot instal·lin eines de seguretat cibernètica com McAfee als seus dispositius, també han de rebre formació sobre llocs aprovats on poden obtenir les seves actualitzacions.

Connexions segures

El vostre equip remot pot connectar-se a Internet des de llocs insegurs quan treballa en tasques empresarials. Això crea una enorme amenaça cibernètica, ja que els pirates informàtics poden interceptar fàcilment informació sobre aquests punts finals. En primer lloc, la vostra política hauria de ser que tots els treballadors remots accedeixin només a Internet des d’un punt de connexió segur. En segon lloc, proporcionar-ho tot membres de l'equip remot amb una solució VPN que han d'utilitzar sempre que es connectin a Internet amb finalitats comercials.

La incorporació és un pas crucial per aconseguir que els nous membres de l’equip remot s’adaptin ràpidament a les vostres eines, fluxos de treball i protocols de seguretat. Si s’incorpora a fons a l’inici de la incorporació a l’equip, es produirà menys maldecaps a la carretera.

Conclusió

Dirigir un equip remot de vegades pot ser un repte. Tot i això, amb les estratègies i les tecnologies adequades, podeu accedir als millors talents i aprofitar els molts avantatges d’utilitzar una mà d'obra remota, ja que permet al vostre equip col·laborar sense problemes i mantenir els vostres projectes a temps i pressupostats.