La guia completa de 8 passos per dur a terme una reunió virtual efectiva el 2021 [amb llista de comprovació]

Llista de comprovació de reunions virtuals

Les reunions virtuals semblen futuristes ...



Vol dir 'virtual' que tots ens reunim mitjançant holograma com ho fan a les pel·lícules de ciència ficció?

Ens posem auriculars per entrar a les oficines virtuals que tenen mobles i vistes una mica millors que les nostres oficines reals ?

com aconseguir el nou trencaglaç

A mesura que comença cada vegada més gent treballant des de casa , molts de nosaltres ens preguntem:



Què és una reunió virtual?

Una reunió virtual és una esdeveniment que reuneix persones a través d'Internet o d'una xarxa digital, normalment per assolir un objectiu compartit. Una reunió virtual ben organitzada permet a les persones col·laborar i compartir informació en temps real sense necessitat d’estar al mateix lloc físic.

Monica Linares del nostre Estat del grup de Facebook de l'Assistent executiu explica a més:

“Les reunions virtuals ens connecten quan no podem estar junts a causa de pandèmies, llargues distàncies, temps meteorològic inclòs i altres bloquejadors. Quan es planifiquen bé, aquestes reunions ens poden ajudar a transcendir les barreres espacials per mantenir relacions laborals, continuïtat empresarial i col·laboracions ives ”.



Això està bé! La planificació és el secret per obtenir el màxim valor de les vostres reunions virtuals.

Voleu escoltar un altre secret?

La planificació no ha de ser difícil, ja que us hem descrit tots els passos.

petites activitats lúdiques per als empleats

Per fer les vostres reunions virtuals el més efectives possibles, consulteu els passos detallats següents i descarregueu la nostra llista de comprovació.

Consulteu la nostra llista de comprovació de reunions virtuals de 8 passos

Taula de continguts

La vostra llista de comprovació de reunions virtuals

Què voleu aconseguir durant la vostra reunió virtual? g ?

distanciament social en el lloc de treball

Comprovacions de conducta prèvia

Pot ser que el vostre objectiu sigui 'suau' (obtenir una certa qualitat amb els companys de feina) o que sigui 'dur' (arribar a un consens sobre l'estratègia de vendes anuals modificada), però de qualsevol manera, un pla de joc de reunions virtuals us ajudarà a fer el que heu de fer.

Les reunions virtuals inclouen un grapat de barreres especialitzades (reptes tecnològics, poc compromís i fluxos de reunions desconeguts) que es podrien establir entre el vostre objectiu i el vostre.

Parlant a Inc., entrenador expert Lee E. Miller va resumir perfectament el problema:

'L'error més gran que comet la gent és suposar que influir quan es reuneix cara a cara és el mateix que influir quan es interactua virtualment. No ho és. Les regles són diferents perquè les persones responen de manera diferent quan interactuen virtualment ”.

Aquesta llista de comprovació us ajudarà a superar els reptes de reunions virtuals.

Pas 1: cloure els detalls

Feu-ho: 1-2 setmanes abans de la reunió virtual

Nail-Down-The-Details

Per què :

  • Si cliqueu els detalls, us ajudarà a identificar maneres de superar els reptes de la reunió virtual, inclosos:
    1. Dificultats tecnològiques
    2. Interrupcions i distraccions
    3. Falta de flux conversacional (en absència d’indicacions físiques, les persones solen parlar i interrompre’s més)

Com :

  • Imagineu exactament com funcionarà la vostra reunió de principi a fi tenint en compte els factors que es detallen a continuació.
  • Documenteu el vostre flux com a referència durant els passos de planificació futurs.

Tecnologia i equipament :

  • Esbrineu com funcionen aquestes eines de reunions virtuals.
  • Comparteix instruccions bàsiques d’eines amb els assistents.
  • Penseu en què us permeten fer les funcions de l'eina:
    1. Silencia els participants
    2. Desactiveu el vídeo dels participants
    3. Destituïu els participants si cal
    4. Establir un fons
    5. Si necessiteu utilitzar altres plataformes de programari durant la reunió virtual, considereu utilitzar una plataforma de col·laboració com Torrat .
    6. Trieu un entorn neutral / professional on podreu organitzar la reunió amb la mínima interrupció
    7. Proveu l'eina de reunions a l'ordinador

Pro-Tip: Hi ha un munt de plataformes de reunions virtuals completes que són perfectes per configurar una reunió amb assistents remots en diverses ubicacions. Si busqueu una opció fiable, Nextiva ofereix una configuració ràpida i una gran experiència d'usuari en general.

Programari Nextiva-Remote-Work

Compromís:

  • Creeu una llista de comprovació dels assistents per marcar-la mentre parli la gent. Convoca persones que encara no han tingut un gir.
  • Teniu previst fer el rodatge al començament de la reunió perquè tothom pugui dir 'hola'.
  • Elaboreu un itinerari curt i un resum objectiu per enviar junt amb la vostra invitació a la reunió. Tots els assistents han de saber:
    1. El propòsit de la reunió
    2. Quins temes tractareu
    3. Quant de temps trigarà la reunió

Suggeriment pro: afegir l'agenda de la reunió directament a la invitació del calendari és una bona manera de donar als assistents un avís ràpid sobre què tractarà la reunió i també actua com a punt de referència útil en cas que necessitin un recordatori.

exercicis que puc fer al meu escriptori

  • Definiu les expectatives dels assistents.
    1. Convidareu els assistents a marxar després de determinades parts de la reunió? (Això podria mantenir el compromís)
    2. Demanareu als assistents que tornin a parlar?
    3. Podeu utilitzar funcions de silenci o elevació de mans dels participants per facilitar els girs.

Resolució de problemes :

  • Comprometeu-vos a esperar només uns 3 minuts abans de començar la reunió.
    • Silencieu tots els participants a l’entrada per evitar descarrilar-vos a mesura que entrin els usuaris que arriben tard.
  • Demaneu a algú que moderi els correus electrònics dels assistents que no es poden connectar.
    • Com a amfitrió, no podreu dirigir una reunió atractiva i proporcionar assistència informàtica.
  • Demaneu a algú (potser el vostre moderador de correu electrònic) que ajudi a silenciar els participants que han estat fent sorolls de fons distractius durant 3 minuts o més. (Si demaneu a aquestes persones que es silenciïn, la reunió només afectarà encara més)
  • Demana a algú que sigui el teu amfitrió. En centrar-vos a cobrir els punts clau, aquesta persona pot supervisar la interacció.
  • Comprometeu-vos amb una 'identificació i eliminació' d'estratègia de resolució de problemes per a reptes imprevistos.
    1. El temps limitat de reunions no deixa espai per a la resolució de problemes que consumeixen molt de temps.
    2. Per exemple, si algú no es pot connectar, simplement digueu-li que el trobareu a faltar i recordeu-li que envieu un resum de la reunió.

Pas 2: envieu invitacions a reunions virtuals

Feu-ho: 1-2 setmanes abans de la reunió virtual

Enviament de reunions virtuals

Per què :

  • Així els assistents es poden preparar i emocionar. (També us ajudarà el vostre procés de planificació a comptar els efectius).

Què cal incloure :

  • Data i hora de la reunió.
  • Format tecnològic.
  • Incloeu enllaços per connectar-vos i també les instruccions que heu desenvolupat al pas 1.
  • Expectatives dels assistents. (Sobretot si heu decidit implementar torns d’altaveu)
  • Itinerari de trobada.
  • Assolir els objectius.

Pas 3: envieu recordatoris de reunions virtuals

Feu-ho: 24 hores abans de la reunió virtual

idees de compromís dels empleats que funcionen

Envia recordatoris de reunions virtuals

Per què:

  • Això ajuda a augmentar la consciència i recorda als assistents que es preparin.

Què cal incloure:

  • Una sol·licitud perquè tothom provi la tecnologia de la reunió.
  • Els detalls descrits a la invitació original a la reunió.

Pas 4: realitzeu comprovacions prèvies a la reunió

Feu-ho: 15 minuts abans de la reunió virtual

Per què:

  • Això és com configurar una sala de reunions física abans que arribin els assistents. Voleu estar preparat per començar tan bon punt arribi el vostre primer assistent.

Com:

  • Inicieu la sessió a la reunió amb els vostres companys amfitrions i moderadors.
  • Comproveu el micròfon i els altaveus.
  • Verifiqueu la configuració de la reunió, inclosa la configuració dels assistents (silenci / càmera apagada) que vulgueu tenir al seu lloc.
  • Inicieu una sala d'espera si la vostra tecnologia ho permet. (Si algú signa uns minuts abans, no serà un problema)
  • Reviseu el flux i l'itinerari de la reunió per última vegada.

Pas 5: inicieu la reunió virtual amb estil

Feu això: a l'inici de la reunió virtual

Inicieu la reunió virtual amb estil

Per què :

Com :

  • Feu una trucada per donar a tots l’oportunitat de somriure i saludar-se els uns als altres.
  • Entregueu el trencaglaç que heu seleccionat al pas 1.

Idees addicionals :

  • Toca música
  • Toca algunes curiositats
  • Feu una enquesta o un qüestionari
  • Feu una festa de ball virtual
  • Comparteix un vídeo divertit per fer riure a tothom

Pas 6: sigueu el millor amfitrió de reunions virtuals de la història

Feu això: durant la vostra reunió virtual

Millor amfitrió de reunions virtuals

Per què :

  • L’allotjament realitza o trenca reunions virtuals. L'amfitrió estableix el ritme i el to i pot influir en el nivell de compromís, mantenint la gent parlant en lloc de mirar els seus telèfons.

Com :

  • Seguiu el vostre flux de reunions i el vostre itinerari. Per què? Això fa que la vostra reunió se senti organitzada i amb propòsit.

Utilitzeu aquestes estratègies / tècniques per fer que els vostres assistents siguin el més còmodes possible :

  • Somriu.
  • Vesteix-te com ho faries per a una reunió en persona.
  • Parleu més lentament del que ho faríeu en persona.
  • Silencia les notificacions de totes les altres aplicacions.
  • Centreu-vos només en la reunió durant tota la seva durada.
  • Parleu clarament i al micròfon.
  • Amplieu les pauses després de tot el que digueu per donar temps a la gent a pesar-hi.
  • Feu un 'contacte visual' mirant a la càmera.
  • Pregunteu sovint si algú té alguna pregunta o pensament addicional. (Les reunions virtuals de vegades poden semblar programes de televisió o presentacions. Les preguntes i les preguntes recorden a la gent que són participants actius i no consumidors passius.)
  • Feu una selfie de grup (només una imatge de la pantalla) cada 15 minuts per cultivar l'atenció i el contacte visual.
  • Parleu amb les mans per animar els assistents a mirar-vos i a tenir contacte visual.
  • Eviteu mirar-vos a vosaltres mateixos. (Amagueu la vostra vista si cal)
  • Reconeix les contribucions dels oradors amb un gest de silenci. (Els comentaris verbals alentiran la reunió, però una confirmació física permet als assistents saber que els han escoltat.)
  • Truqueu als assistents que no han tingut l'oportunitat de dir res.
  • Si la vostra reunió és llarga, feu pauses.
  • Utilitzeu trencaclosques addicionals o acudits trencaglaç per atraure els assistents que es queden als seus escriptoris.

Voleu més consells? Proveu de piratejar algunes d'aquestes tècniques per actuant a càmera.

petites idees de regals per als empleats

Pas 7: no acabi la reunió virtual, tanqueu-la

Feu això: abans de tancar la sessió de la reunió virtual

Finalitza la teva reunió virtual

Per què :

  • Els formats virtuals ens permeten sortir de reunions amb un simple clic d’un botó. Eviteu les ganes de prémer aquest botó i rebotar. Tanca la reunió amb propòsit i control.

Com :

  • Pregunteu si algú té alguna cosa que afegir.
  • Resumeix els punts clau.
  • Resumeix els passos següents i aclareix les parts responsables.
  • Informeu als assistents que en breu us enviaran un correu electrònic de seguiment perquè els sàpiguen vigilar.

Pas 8: feu un seguiment immediat

Feu això: un cop finalitzada la reunió virtual

Seguiment-Immediatament

Per què :

  • El seguiment immediat us ajuda continuar el compromís mentre els assistents tenen la vostra reunió fresca a la ment.

Què cal incloure en un correu electrònic de seguiment :

  • Resum de l’acta de la reunió .
  • Resum dels passos següents.
  • Assoliment clau de la reunió. (Amb sort, coincidirà amb el vostre objectiu clau de reunió)
  • Gravació. (si es aplicable)
  • Enllaç a l'enquesta de satisfacció o simplement una sol·licitud per enviar-vos un correu electrònic directament amb comentaris. (Va ser útil aquesta reunió? Per què o per què no?)

Passos de seguiment addicionals :

  • Contacteu amb qualsevol persona que tingui problemes per connectar-se a l'esdeveniment des del seu oficina a casa .
  • Per descomptat, s’inclouran al vostre correu electrònic de seguiment principal, però us demanem disculpes addicionals.

Consulteu la nostra llista de comprovació de reunions virtuals de 8 passos

La gent també fa aquestes preguntes sobre reunions virtuals

P: Quins avantatges tenen les reunions virtuals?

P: Quant de temps ha de durar una reunió virtual?

  • R: Les reunions virtuals no han de durar més d’una hora. Dividiu la vostra reunió en segments de 15 minuts i feu pauses per mantenir els assistents amb energia. Estigueu preparats per utilitzar el vostre criteri. Si creieu que el compromís ha caigut en picat, a la llarga pot ser més iu acabar la reunió abans d’hora.

P: Com puc fer una reunió virtual interactiva?

  • R: feu una reunió virtual interactiva planificant acuradament tots els aspectes de la reunió. Això inclou la comprensió de tècniques d’allotjament que fan que les persones estiguin còmodes i la identificació d’estratègies de participació que fomentin la participació.

P: Com puc saber si la meva reunió virtual va ser efectiva?

  • R: per saber si la vostra reunió virtual va ser efectiva, demaneu informació al correu electrònic de seguiment de la reunió. També podeu prendre mesures perquè la vostra reunió sigui el més eficaç possible en el procés de planificació.

P: Quin és el primer pas per dur a terme una reunió virtual eficaç?

P: Per què funcionen les reunions virtuals el 2021?

  • R: Les reunions virtuals funcionen el 2021 perquè la nostra necessitat de reunir-nos remotament és més gran que mai, la nostra tecnologia de reunions és millor que mai i el nostre coneixement d’allò que fa que les reunions virtuals tingui èxit creix cada dia.

P: Què necessito per iniciar una reunió virtual?

  • R: Per iniciar una reunió virtual, necessiteu un espai de treball presentable, un ordinador portàtil o d'escriptori, una connexió a Internet fiable, un programari de reunions virtuals, assistents a la reunió i una bona pregunta de trencaglaç per iniciar les coses. Cerqueu altres passos per planificar reunions virtuals.

P: Hi ha maneres de millorar la participació remota dels empleats a la meva reunió virtual?

  • R: Milloreu la participació remota dels empleats a la vostra reunió virtual mitjançant el llançament, l'ús de preguntes sobre trencaclosques, compartint l'itinerari i els objectius de la reunió i moderant acuradament la reunió per assegurar-vos que tothom participi.

P: Quin és el propòsit d'una reunió virtual?

  • R: El propòsit d'una reunió virtual és reunir digitalment la gent per debatre qüestions importants, assolir objectius crítics o construir i mantenir relacions d'oficina saludables.

P: Com he de començar la meva reunió virtual?

  • R: Haureu de començar la reunió virtual fent un rotlle i presentant una pregunta breu sobre el trencaglaç. Esbrineu com planificar, allotjar i finalitzar la vostra reunió virtual.

P: Com he de finalitzar la meva reunió virtual?

  • R: Acabeu la reunió virtual recopilant els pensaments finals i resumint els punts clau i els passos següents. També hauríeu de planejar enviar un correu electrònic de seguiment immediatament després de la reunió. Trobeu més consells sobre la planificació de reunions virtuals de principi a fi.

Hi trobem a faltar alguna cosa? Feu-nos-ho saber als comentaris.