Gestió del calendari per als assistents executius per estalviar temps i estrès

administració-calendari-assistents executius

Quina part del dia dediqueu a la gestió del calendari?



Us escoltem i sabem que esteu massa ocupats en la gestió de calendaris per investigar les maneres en què és possible guardar temps en la gestió de calendaris. A més, sembla que les bones habilitats d’organització antigues només us poden arribar fins ara quan esteu adoptant el calendari modern, ja sigui per a un executiu, una sala de conferències o tot un equip.

Per això, vam arribar a una llista per fer que la gestió del calendari per als assistents executius sigui una brisa. Aquestes eines i estratègies complementen les vostres habilitats innates, us estalvien temps i estrès i fan que la creació de màgia del calendari sembli senzilla.

Categories:

Molts d’aquests consells provenien directament dels nostres grups de Facebook per a gestors d’oficines i assistents executius. Mireu quines llavors de saviesa té la nostra comunitat per oferir-vos i passeu a la conversa.



Estat del gestor d'oficines (un grup de Facebook només per a administradors d'oficines)

Estat de l'assistent executiu (un grup de Facebook només per a assistents executius)>

Abans de començar amb la nostra llista, inscriviu-vos a L’assistència , el butlletí setmanal gratuït amb informació curada tan útil que els EA diuen que no saben si cal compartir-lo amb els amics o guardar-ne els secrets. Obteniu consells i recursos, similars als següents, que es lliuren directament a la safata d'entrada cada setmana.



Posa’t colorista

La pràctica intemporal de la codificació de colors no deixa de fer que cap calendari sigui més fàcil d’entendre i menys aclaparador per a tothom qui ho mira. Pot trigar una mica a desenvolupar un sistema de color que funcioni, però podeu triar una paleta que us agradi per fer el procés una mica més divertit.

Avantatge clau: Si codifiqueu per colors els vostres calendaris, no realitzareu canvis enormes al vostre procés de calendari. No cal que expliqueu eines o sistemes nous; només està fent que els calendaris que ja utilitzeu siguin més fàcils de veure i entendre.

Com provar-ho:

què és un berenar salat
  • Reviseu els calendaris i establiu els vostres “cubells”. Cada cub obtindrà el seu propi color. (Alguns dipòsits inclouen intern, client, personal, recurrent, recordatori i viatges.)
  • Reviseu els dipòsits amb els vostres equips i executius. La coordinació del color no funcionarà si ningú no entén les categories que heu escollit.
  • Codi de colors del calendari, ja sigui en línia, en una aplicació o en paper.
  • Creeu un full de regles de referència ràpida per facilitar el procés de codificació de colors per a vosaltres i per a qualsevol altra persona que us ajudi en la gestió del calendari.

Feu un seguiment de les línies de temps de tothom amb monday.com

dilluns-com_in_action

monday.com proporciona una manera fàcil de gestionar les dates, els terminis i les tasques per a tothom de la llista de gestió de calendaris.

Avantatge clau: monday.com us permet obtenir una visió general del flux de treball del vostre equip perquè pugueu veure on és possible que calgui modificar els calendaris i les línies de temps. Ni tan sols heu d’enviar ni un missatge de correu electrònic ni organitzar una reunió d’estat única per saber on es situen totes les línies de temps.

Com s'utilitza: Només heu de crear un compte gratuït, convidar membres de l’equip, afegir projectes i terminis i començar a gestionar sense problemes els calendaris i els fluxos de treball.

Bloqueja el temps per a gestió i programació de calendaris

configuració del temps per a la gestió del calendari

Si els gestos aleatoris de la gestió del calendari sempre us mengen el dia, comenceu a deixar estratègicament horaris per centrar-vos en res més que en la gestió del calendari.

Avantatge clau: El bloqueig de temps farà que la gestió del calendari sembli menys caòtica, ja que podreu fer-ho tot alhora, en lloc d’operar de forma aleatòria.

Com provar-ho: Bloqueja un horari en què l’oficina no estigui massa ocupada, com ara divendres a la tarda o dilluns al matí. Utilitzeu aquest temps per veure tots els calendaris que gestioneu. Creeu un resum de calendari ràpid que pugueu compartir amb altres o simplement guardeu-lo per a vosaltres; el resum és especialment útil si teniu diversos calendaris al plat.

Informeu tothom sobre els vostres plans de bloqueig de temps i estableixi terminis per a les sol·licituds de calendari. Tot el que no us arribi abans del termini, tret que sigui realment urgent, no es processarà fins a la setmana següent.

regal de gràcies per un company de feina

Fer reunions de gestió de calendaris

reunió-calendari

De manera similar a l’estratègia de bloqueig de temps, les reunions del calendari us ajuden a fer arribar una setmana de missatges de correu electrònic i sol·licituds parcials a una reunió que, amb esperança, dura menys d’una hora.

Avantatge clau: Aquestes reunions agilitzen la gestió del calendari.

Com provar-ho: Utilitzeu les vostres habilitats de gestió de calendaris per trobar un moment que funcioni per a tothom, configureu una reunió periòdica i vegeu com funciona el procés.

Proveu-ho Doble

Ús Doble enviar informes informatius diaris amb context de reunions.

Tot el context al voltant de les reunions que reserveu sovint es perd en la traducció. Double us ajuda a solucionar-ho facilitant la compartició de detalls addicionals, la descripció de l'esdeveniment privat i el seguiment amb el vostre executiu en una simple sessió informativa format de minuts de reunió .

maneres divertides de començar una reunió

Avantatge clau: Afegiu informació addicional sobre els esdeveniments a mesura que els planifiqueu, cosa que facilitarà que el vostre executiu es mantingui al dia sense perdre el vostre temps.

Com provar-ho: Registreu-vos a Double al seu lloc web i baixeu l'extensió de Chrome. Aleshores podreu enganxar fàcilment informació útil en esdeveniments, així com crear descripcions privades amb context addicional per al vostre executiu. Les reunions informatives diàries es poden enviar per correu electrònic o mitjançant l’aplicació mòbil.

Saber quan no s'ha de compartir

problemes amb la gestió del calendari

Si heu hagut de fer front a conflictes i comunicacions en competència perquè hi ha massa persones que participen en els calendaris del vostre executiu, reunió o sala de conferències, no tingueu por de prendre el control. Insistiu perquè totes les sol·licituds passin per vosaltres i eviteu les reserves dobles, la confusió i moltes comunicacions innecessàries.

Avantatge clau: La centralització del calendari us estalviarà temps, estrès i molt caos en la comunicació. També mostrarà la vostra actitud de prendre el control.

Com provar-ho: Creeu un mini-llançament per al lideratge que expliqui fins a quin punt el procés de calendari serà més suau per a totes les persones implicades si es pogués tenir un control complet. Demaneu-los que comuniquin el canvi a la resta de l’equip perquè no hagueu d’embolicar cap ploma.

Aprofiteu el vostre departament d’informàtica intern

Si teniu un departament de TI intern, aprofiteu les seves habilitats i creeu un calendari personalitzat. El calendari es pot publicar al vostre lloc web públic o a una intranet; potser fins i tot pot ser interactiu.

Avantatge clau: Personalització. Si sempre us lamenteu de com les eines en línia disponibles no acaben de satisfer les vostres necessitats, aquesta podria ser l’opció perfecta.

Com provar-ho: Identifiqueu totes les necessitats que teniu d'un calendari en línia i porteu-lo al vostre departament de TI per veure quina màgia poden funcionar. Entreu amb una llista completa de funcions que vulgueu; no és gens greu si no poden atendre totes les vostres sol·licituds.

Imprimeix i publica calendaris

imprès-calendari

coses divertides per al vostre escriptori

Si no voleu ser massa tècnic, també podeu imprimir calendaris compartits i publicar-los a tot arreu, als banys, a les portes, al vestíbul. Fins i tot podeu imprimir i distribuir còpies a equips petits o executius individuals. Les impressions no són fantàstiques, però a moltes persones els encanta poder mirar un simple tros de paper per fer-se una idea del que el seu dia té reservat.

Avantatge clau: Els calendaris impresos complementen els vostres esforços de comunicació amb altres calendaris. A més, la impressió pot ajudar a destacar horaris importants.

Com provar-ho: Si teniu una impressora i una cinta adhesiva, esteu bé. Si teniu un equip de disseny que pot fer que el vostre calendari aparegui, demaneu la seva ajuda per atraure més globus oculars a calendaris importants.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Integra el teu calendari amb Slack

slack-app-for-calendar-management

Sovint s'utilitza per a la comunicació d'oficina, Slack també ajuda els usuaris a gestionar calendaris a través d'una varietat d'aplicacions útils, inclosa Google Calendar , Kyber , Zapier , Eventbot , i Sunsama .

Avantatge clau: Les aplicacions integrades permeten als usuaris gestionar calendaris a Slack, de manera que tot pot passar en un sol lloc. (Oblideu-vos de diverses pestanyes i de la segona pantalla que volíeu obtenir per a la gestió del calendari.) Amb una gran varietat d'aplicacions de calendari Slack per triar, en trobareu una que s'adapti a les vostres necessitats. Algunes de les aplicacions fins i tot generen esdeveniments directament des del vostre calendari i els publiquen a Slack perquè tothom els vegi.

Com provar-ho:

  • Crea un nou lloc de treball .
  • Interfície amb els Slack Bots per esbrinar com funciona tot.
  • Navegueu per les aplicacions de calendari de Slack per veure quina és la vostra adequada.
  • Connecteu aquesta aplicació i llest.

Ús Programari BambooHR

BambooHR us permet crear un perfil informatiu per a tothom amb qui treballeu, de manera que és perfecte per gestionar calendaris d’aniversaris (i fer referències a les delícies preferides), calendaris d’aniversaris laborals, calendaris d’aturada i molt més.

Avantatge clau: No cal que espereu que els empleats ocupats us donin la resposta que necessiteu per avançar amb els calendaris; BambooHR posa al vostre abast tota la informació que necessiteu.

Com provar-ho:

Comenceu un prova gratuïta i vegeu com BambooHR us pot facilitar la vida.

Si avanceu, haureu de dedicar un temps a la configuració inicial, ja que els empleats hauran d’introduir molta informació al davant.

Proveu d’escriure i netejar taulers

wipe-board-for-calendar-management

Escriure i esborrar els taulers ajuden a les petites oficines a racionalitzar la gestió del calendari i, fins i tot, a reduir alguns missatges de correu electrònic i comunicacions.

seminaris i conferències d'assistents administratius

Avantatge clau: Senzillesa.

Com provar-ho:

  • Obteniu un tauler d’escriptura i neteja el calendari o dibuixeu la vostra pròpia plantilla de calendari.
  • Després de les reunions d’estat de dilluns, demaneu a tothom que escrigui reunions i esdeveniments importants, inclosos els aniversaris, els dies de vacances i les cites del metge.
  • Estableix i comunica un termini per afegir coses al calendari. Un cop passat el termini, agafeu el tauler i registreu tots els esdeveniments a la vostra eina de calendari en línia. Mantingueu el tauler publicat perquè la gent pugui fer-hi referència mentre camina per la porta.

Treu més profit a Fulls de càlcul de Google

google-sheets-calendar

Fulls de càlcul de Google pot ser perfecte per al seguiment de les despeses i els informes, però també són perfectes per a la gestió del calendari.

Avantatge clau : Com a més simple alternativa a Google Tables , Fulls de càlcul de Google són gratuïts i fàcils d'utilitzar. També permeten treballar a la vegada en un full de càlcul, una funció de col·laboració perfecta per a sales de conferències, calendaris d’equips i molt més.

discurs dels empleats del mes

Com s'utilitza: Només heu de visitar el Lloc web de Fulls de càlcul de Google i començar de forma gratuïta. Utilitzeu una varietat de plantilles gratuïtes (i atractives) per fer un seguiment de projectes, calendaris, horaris i molt més.

Si heu de gestionar calendaris setmanals, podeu enviar un enllaç a l'equip i que tothom introdueixi les dates clau. Els executius poden inserir comentaris sobre canvis i preguntes al full. Fins i tot podeu utilitzar un full de Google per gestionar les sol·licituds de reunió; només cal que enumereu les hores disponibles i que la gent insereixi els seus noms a les cel·les veïnes per ocupar una franja horària. Els canvis s’estalvien immediatament, de manera que qualsevol persona que reservi temps al mateix temps veurà l’actualització i no obtindreu reserves dobles.

Ús Campament base per atendre les sol·licituds i evitar seguiments innecessaris

basecamp-calendar

Conegut per la gestió de projectes, Basecamp també us pot ajudar amb la gestió de calendaris. L’eina ajuda els usuaris a perfeccionar l’art de la comunicació transparent: podeu rebre sol·licituds i mantenir el sol·licitant actualitzat sobre l’estat de la sol·licitud perquè no truquin, envieu missatges ni correus electrònics per preguntar-ne.

Avantatge clau: Les actualitzacions d’estat redueixen el temps perdut en informar a la gent de l’estat de la sol·licitud de calendari. Això significa tindreu més temps per completar realment les sol·licituds de calendari.

Com provar-ho: Comenceu Campament base i, a continuació, comuniqueu que esteu 'pilotant' un nou sistema de sol·licitud de calendari. Feu que la gent us enviï les seves sol·licituds a Basecamp, afegiu-la i utilitzeu la funció 'tasques afegides i completades' per compartir el progrés.

Ús Microsoft To Do per a la gestió de tasques

Microsoft-To-Do-Executive-Assistant-Tool

Aquesta eina us permet concentrar-vos durant tot el dia reforçant la planificació diària intel·ligent. Una de les funcions més interessants és la seva capacitat per oferir suggeriments intel·ligents i personalitzats per actualitzar la llista de tasques diàries.

Avantatge clau: Ja no haureu de recordar afegir manualment tasques pendents importants als vostres calendaris, ja que la sincronització de tasques pendents us ha cobert.

Com provar-ho: Descarregueu l'aplicació gratuïta i comenceu a gestionar les vostres tasques de la manera correcta. To Do també inclou suport multiplataforma i sincronització ràpida que us permeten gestionar la vostra vida a l'oficina, a casa o en qualsevol lloc. Per tant, si ajudeu un executiu que té l’hàbit d’oblidar les reunions i les tasques, la funció de recordatoris us ajudarà a proporcionar cops d’ull ràpid, fàcil i discret. Un fàcil alternativa a Wunderlist i altres eines de gestió similars, To Do, poden ajudar els assistents executius a mantenir-se en la pista tot i tenir una agenda molt ocupada.

Ús Robin programari de programació de sales de conferències

Robin fa que la gestió de calendaris de sales de conferències sigui més fàcil que mai.

Idees de regals d’aniversari laboral de 10 anys

Avantatge clau: Podeu configurar l'eina perquè els empleats puguin buscar habitacions en funció de la disponibilitat, les comoditats i la ubicació. Podeu veure tot el que passa, però ja no heu de buscar habitacions tediosament, ja que els empleats ho poden fer ells mateixos.

Com s'utilitza:

  • Inicieu una prova gratuïta o planifiqueu una demostració.
  • Digueu als empleats que inicieu un programa pilot.
  • Deixeu que el programa s'executi i, a continuació, envieu una enquesta per veure què opina tothom sobre l'eina.

Veure el que eviti pot portar al seguiment de RSVP

evite-for-rsvp-tracking

Evite ofereix molt més que invitacions de festa per al vostre fill ... o per al vostre gat. El servei d’invitacions sense papers fa que sigui més divertit fer un seguiment de les respostes als esdeveniments i comunicar-vos sobre les vostres reunions.

Avantatge clau: Seguiment de RSVP fàcil d'utilitzar.

Com s'utilitza: Només heu d’iniciar la sessió, crear una invitació, enviar-la i fer-ne un seguiment.

Utilitzeu eines d'alta tecnologia com Steelcase RoomWizard

Aquest sistema de programació d’habitacions basat en Internet té com a objectiu resoldre tots els problemes als quals s’enfronta intentant gestionar com es reserva la reserva de tothom a la seva oficina espais de reunió .

Avantatge clau: El sistema inclou una senzilla pantalla tàctil que podeu muntar fora de les habitacions. Brilla una llum vermella per indicar una habitació presa i una llum verda per indicar una habitació oberta.

Com s'utilitza: Consulteu el especificacions del e pàgina per determinar si RoomWizard és adequat per a la vostra oficina.

Ús Calendari Boomerang per a Gmail

steelcase-room-wizard

El sistema Boomerang Calendar us ajuda a afegir reunions a Google Calendar directament al vostre correu electrònic.

Avantatge clau: Podeu completar la programació de reunions amb un sol clic en un sol correu electrònic.

preguntes sobre el trencaclosques de gel per treballar

Com s'utilitza: Si utilitzeu Google Calendar per a les vostres comunicacions d’oficina, només podeu descarregar Boomerang i començar a utilitzar-lo avui mateix.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Marcador Daysoftheyear.com

Si mai heu d'afegir esdeveniments divertits al calendari com a part de les vostres funcions de gestió de calendari, heu de marcar aquest lloc web.

Avantatge clau: El lloc web ofereix un motiu per celebrar qualsevol dia que se us acudeixi. (Sabíeu que el 25 de maig és realment el dia de les tovalloles?)

Com s'utilitza: Tireu cap amunt d’aquest lloc web la propera vegada que el vostre cap us recordi aquells correus electrònics “d’alegria d’oficina” que se suposa que heu d’enviar.

Quines eines de gestió de calendaris us faciliten la vida? Feu-nos-ho saber en els comentaris següents.