El recorregut professional de l'assistent administratiu: oportunitats per avançar

Camí de la carrera d’assistent administratiu

Una trajectòria professional d’assistent administratiu pot anar en moltes direccions emocionants, amb moltes revoltes al llarg del camí. Aquesta trajectòria professional variable es deu en part a l’extensa llista de responsabilitats d’un assistent administratiu, que pot incloure qualsevol cosa.



Per exemple, només cal fer una ullada a què és el El Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook diu Els assistents administratius fan:

“Els secretaris i assistents administratius realitzen una varietat de funcions administratives i administratives que són necessàries per dirigir una organització de manera eficient. Utilitzen programes informàtics per crear fulls de càlcul; gestionar bases de dades; i preparar presentacions, informes i documents. També poden negociar amb proveïdors, comprar subministraments i gestionar els magatzems o les biblioteques corporatives. Els secretaris i els assistents administratius també utilitzen videoconferències, fax i altres equips d'oficina. Les funcions específiques del treball varien segons l’experiència, el títol del treball i l’especialitat ”.

En altres paraules,Els assistents administratius fan una mica de tot. Com a resultat de fent-ho tot , la majoria dels assistents administratius tenen l'oportunitat explora-ho tot . Per això, una trajectòria professional d’assistent administratiu pot semblar una carretera sinuosa amb moltes branques i bifurcacions diferents. Per exemple, alguns assistents administratius poden considerar que els agrada pressupostar i desvincular-se del camí administratiu per perseguir finançament.



Als administradors ambiciosos mai els faltaran oportunitats per ascendir a les files dels seus equips o fins i tot per canviar de departament i explorar nous rols. Si sou (o sabeu) un d’aquests ambiciosos assistents administratius, apreneu tot sobre com avançar en el camp administratiu explorant els consells, les estratègies i els recursos següents.

Consells i consells

Objectius d'assistent administratiu

Estableix objectius SMART.

Si voleu avançar en la vostra carrera, heu d’establir objectius i els millors objectius són els objectius SMART. L’estratègia d’establiment d’objectius SMART s’utilitza i s’accepta àmpliament a totes les indústries perquè és eficaç. Establir objectius SMART ajuda a assegurar-vos que les vostres accions s’ajusten a les vostres ambicions.



Per assegurar-vos que els vostres objectius siguin intel·ligents, heu de dissenyar-los perquè siguin:

  • S pecífic
  • M facilitable
  • A sostenible
  • R elefant
  • T sensible al nom

Si voleu aprofitar la vostra experiència administrativa per construir una carrera en la planificació d’esdeveniments, per exemple, prendríeu aquest objectiu ampli i el convertiríeu en SMART.

  • Específics: Converteix-te en organitzador d’esdeveniments associat al departament de màrqueting i comunicacions de la teva empresa.
  • Mesurable: Podeu mesurar les accions que realitzeu per assolir els vostres objectius. Per exemple, podeu mesurar les sol·licituds que envieu i les entrevistes informatives i formals que realitzeu.
  • Assolible: Nombroses persones del departament de Màrqueting i Comunicacions us han animat a ocupar llocs oberts i teniu almenys deu esdeveniments de grans empreses a la vostra cartera actual.
  • Relevant: Com que dediqueu aproximadament el 50% del vostre temps a planificar esdeveniments tal com és, aquest objectiu és sens dubte rellevant per a la vostra experiència.
  • Sensible al temps: L’equip de Màrqueting i Comunicacions acaba d’anunciar una ampliació que implicarà la incorporació de 3 nous organitzadors d’esdeveniments associats. Un cop publiquin les posicions en línia, aquest objectiu serà sensible al temps.

Prova-ho tot.

Com que els assistents administratius fan una mica de tot, tenen moltes oportunitats per desenvolupar una àmplia gamma d’habilitats i explorar una àmplia gamma d’interessos. Per avançar en la trajectòria professional de l'Assistent administratiu, proveu-ho tot. Quan algú us demani ajuda amb un projecte nou, continueu i proveu-ho. Si realment voleu explorar alguna cosa, oferiu-vos la vostra ajuda. Com més en sàpiga i més projectes pugueu incloure al vostre currículum, més disposats a avançar.

Xarxes

Xarxa.

L’aspecte de fer-ho tot de la feina d’un ajudant administratiu també implica conèixer molta gent. Els administradors que vulguin avançar o fins i tot desenvolupar-se en la seva carrera haurien d’intentar aprofitar al màxim totes les interaccions orgàniques que tinguin al llarg d’un dia laboral mitjà. Unes paraules amistoses d’avui podrien significar que algun dia sereu el primer a escoltar l’obertura d’una feina.

Demaneu més responsabilitat.

Cerqueu encara més maneres d’ajudar-hi, especialment a les àrees en què us interessa desenvolupar-vos o avançar. (També ajuda a considerar quines àrees ofereixen els millors beneficis a la vostra empresa.)

Documenta el teu progrés i els teus èxits en tot el que assumis i, a continuació, aprofita la teva experiència per assolir els teus objectius professionals.

A la nostra guia sobre com demanar un augment, Es recomana l'administradora d'Office Megan “Mantenint una llista detallada de tot el que feu i en teniu la responsabilitat. Presentar-los clarament us ajudarà a validar el vostre valor '. Traieu aquesta llista quan arribi el moment de dir-li al lideratge per què esteu preparats per a una promoció.

Revisió

Procureu millorar constantment.

Una de les millors maneres de navegar i avançar amb èxit en una carrera administrativa és simplement cultivar i millorar les habilitats existents i assolir el màxim potencial. Podeu treballar amb el vostre gestor per ajudar-vos a identificar:

  • Àrees de millora
  • Àrees on ja teniu excel·lència i teniu potencial per dominar

Després de localitzar aquestes àrees, podeu treballar amb el vostre gestor per establir un pla de desenvolupament personal que descrigui les àrees d’enfocament i els passos específics que podeu fer per millorar i perfeccionar les vostres habilitats.

Recursos i eines

Associació Internacional de Professionals Administratius (IAAP) - Centre de recursos professionals

L'Associació Internacional de Professionals Administratius (IAAP) defensa totes les persones que treballen en una professió administrativa. L’organització proporciona recursos que ajuden els professionals a aprofundir en el seu valor per a les seves empreses i el camp en general. El seu centre de recursos professionals és una base ideal per a qualsevol professional que estigui navegant per una carrera professional d’assistent administratiu. Els seus recursos professionals inclouen assessorament sobre tots els aspectes del desenvolupament professional, des de la creació de currículums fins a les entrevistes.

Esdeveniments d’assistent administratiu

La sèrie d’esdeveniments administratius de l’Office Ninjas

D'acord amb la pàgina d'inici de la sèrie d'esdeveniments , els 'esdeveniments Admining d'OfficeNinjas' armen els Ninjas amb el poder de la intel·ligència col·lectiva mitjançant la creació de xarxes amb administradors locals en un entorn animat, alhora que comparteixen desafiaments, fan pluja d'idees noves i intercanvien solucions '.

Aquests esdeveniments de xarxes ocasionals afavoreixen el desenvolupament de la carrera reunint administradors per intercanviar idees i històries. Una conversa en un d’aquests esdeveniments podria conduir al vostre proper moviment professional.

Exemple d’objectius i estratègies

Establir estratègies

Objectiu: passar de l'Assistent administratiu a l'Assistent executiu

L'estratègia:

  • Utilitzeu les vostres reunions setmanals amb un lideratge d’oficines d’alt nivell per conèixer les necessitats actuals no satisfetes.
  • Pren iniciativa i treballa atenent aquestes necessitats a les teves tasques existents. (Aquesta és una estratègia especialment bona si l'executiu o el gerent amb el qual esteu treballant encara no té un ajudant executiu. En aquest cas, podeu començar a assumir aspectes de la funció d'assistent executiu mentre continueu amb les vostres responsabilitats actuals.)
  • Demaneu comentaris a l’executiu i esbrineu si el treball addicional que esteu fent és útil. Després de saber que heu demostrat un valor inqüestionable, planifiqueu una reunió. Parleu dels vostres objectius i apreneu què més haureu de fer per convertir-vos en ajudant executiu.

Objectiu: passar de l'Assistent administratiu al gestor d'Office

L'estratègia:

  • Preneu-vos una estona per observar les operacions a l’oficina.
    • Si la vostra empresa ja té un gestor d’oficines, observeu els tipus de coses que atén la persona que ocupa aquesta posició.
    • Si la vostra empresa no disposa d’un gestor d’Office, anoteu les tasques pendents importants que podrien caure per les esquerdes.
  • Si el vostre paper implica prou flexibilitat, comenceu a assumir algunes responsabilitats del gestor d’Office.
    • Si la vostra empresa ja té un administrador d’Office, pregunteu a la persona que ocupa aquesta posició si podeu fer alguna cosa per ajudar-vos. Expliqueu que us interessa convertir-vos algun dia en gerent d’Office i esbrineu si l’actual gestor d’Office té objectius professionals específics. En oferir-vos algunes tasques per ajudar-vos a aprendre, l’actual Office Manager també pot alliberar temps per perseguir interessos de desenvolupament professional.
    • Si la vostra empresa no disposa d’un gestor d’oficines, només cal que comenceu a treballar en àrees que us interessin més. Assegureu-vos de documentar les tasques addicionals que assumiu i de registrar-vos amb freqüència amb vosaltres mateixos per assegurar-vos que cap de les vostres funcions bàsiques caigui per les esquerdes.

Objectiu: passar d’assistent administratiu a especialista en recursos humans

L'estratègia:

  • Identifiqueu àrees de la vostra feina que tenen una superposició significativa amb les funcions de Recursos Humans.
  • Feu una pluja d’idees per millorar aquestes àrees de treball i, fins i tot, considerar tasques addicionals que podríeu assumir per augmentar el percentatge de temps que passeu en funcions de Recursos Humans.
  • Digueu al vostre supervisor els vostres interessos i compartiu les idees que heu plantejat. Assegureu-vos que el vostre supervisor aprovi els vostres plans i mostri la vostra voluntat d’ajudar a documentar el vostre progrés i èxits a les àrees de Recursos Humans.
  • Establir entrevistes informatives amb l’actual equip de Recursos Humans. Abans de la reunió, identifiqueu un paper específic que us agradaria exercir. Durant la reunió, compartiu el que heu estat fent en la vostra funció actual i esbrineu quina altra experiència potser heu de tenir en compte per a la vostra posició objectiu.
  • Compileu els consells que heu rebut de Recursos Humans i del vostre supervisor per crear un pla d’acció pas a pas que us permeti completar totes les accions recomanades i aplicar-vos a la vostra posició objectiu abans de la vostra pròxima revisió anual.

Té experiència navegant per la trajectòria professional de l'Assistent administratiu? Ens encantaria escoltar el que heu après pel camí. Comparteix els teus coneixements en els comentaris següents.