Les 9 característiques innegables d’un gerent d’oficines de Rockstar

liza-featured-good-office-manager

Aprenent a ser un bon administrador d’Office? Trieu el vostre consell preferit a continuació.

No és cap secret: en indústries competitives, la gent ho és tot.

Atreure i retenir les millors persones pot literalment crear o trencar el vostre negoci, i l’èxit depèn de guanyar la “guerra pel talent”.

Les millors empreses saben que, per guanyar, cal crear una cultura de compromís i un entorn on la gent vulgui passar el seu temps.

Allà és imprescindible un gerent d’oficines de rockstar, algú que pugui cultivar la cultura que necessita la vostra empresa i dirigir el vaixell en la direcció correcta a mesura que creixi la vostra empresa.

activitats de creació d'equips per a equips remots

Si fos tan simple ...

El director d’oficina és un lloc únic i exigent. Es necessita un conjunt divers d’habilitats (i una persona increïble) per prosperar realment en el paper.

Bonificació gratuïta: Obteniu una versió en PDF de l’informe de 2018 sobre l’estat de l’oficina . Hem fet una enquesta a 572 gestors d'oficines per descobrir 10 menjars per emportar que podeu utilitzar per assolir els vostres objectius i superar els reptes. A més, apreneu el que cobren els altres administradors d’Office (i com podeu guanyar més).

Penseu en això:

El director de l’oficina és una de les poques persones (que no sigui potser el CEO o el personal sènior de recursos humans) que interactua amb els empleats de tots els nivells i de tots els departaments pràcticament cada dia.

A Dcbeacon, som enormes defensors de gestors d’oficines amb talent. Això es deu al fet que tenim el privilegi de treballar directament amb milers de gestors d’oficines increïbles en algunes de les empreses més compromeses de tot el país.

Què cal, doncs, per ser un d’aquests gerents d’oficines de pròxim nivell? Com podeu trobar i contractar algú que sigui perfecte per a aquest paper?

Hem parlat tant amb els responsables d’oficines com amb les persones que els contracten en algunes de les empreses que ho estan fent bé en matèria de cultura i compromís. Això és el que havien de dir sobre els trets principals que necessiteu per ser gerent d’oficines de rockstar.

La millor manera de crear, fer un seguiment i supervisar els suggeriments d’aquesta publicació és amb un programari de ivitat com dilluns .

1. Flexibilitat sense igual

Ho hem sentit una i altra vegada - flexibilitat va ser el tret més important segons les persones que vam enquestar. Per ser un bon gestor d’oficines, heu de rodar amb els cops de puny i ser capaç de manejar tot el que us pugui arribar.

Shannon McLendon, cap d 'operacions i esdeveniments a El tonto abigarrat , explica:

shannon-motely-fool“Un gerent d’oficina al Fool és un jugador de tots els oficis, que porta molts barrets diferents.

Les coses canvien ràpidament, de manera que he de pensar de peu i ser proactiu a l’hora de fer les coses ”.

I és lògic: no hi ha cap 'dia típic' per a un gerent d'oficina. És possible que, en un minut, estigueu planificant un esdeveniment fora de les instal • lacions per a 150 persones, al següent coordineu l’arribada d’un inversor important o ajudeu amb el disseny interior d’un nou espai d’oficines.

La capacitat d’adaptació i improvisació és fonamental.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

2. Organització i seguiment estel·lar

organitzat

Aquest segon consell pot semblar una obvietat, però l’organització és un dels factors més importants a l’hora de tenir èxit en aquest paper. Un cop més, el paper de l’OM és tan ampli i variat que pot ser fàcil perdre la pista de les tasques que s’han de fer. I com que sovint doneu suport a executius de nivell C, la majoria de les coses tenen una alta prioritat i el marge d’error és escàs.

Lindsey Ingalls, gerent d 'èxit de clients i gerent d' Office a Leadquizzes , ens ho descompon.

lindsey-leadquizzes“Com a gerent d'oficina, teniu allò que sembla que passa un milió de coses diferents alhora i heu d'assegurar-vos que es manegin totes. No podria viure sense el meu calendari de Google i posar-hi totes les meves tasques i el temps que les faré.

Per petita que sigui la tasca, fins i tot una cosa que triga 5 minuts, hi entra i es fa. '

Tanmateix, no només s’organitza, sinó que es preocupa prou per assegurar-se que les tasques del seguiment es realitzen a temps i es fan bé.

3. Completa accessibilitat

Un gerent d'oficina hauria de ser accessible, tant en termes de disponibilitat com en termes de calor de la seva personalitat. El vostre equip ha de sentir-se còmode acostant-se al gerent de l’oficina per a tasques que ell o ella té.

petites idees de regals per als empleats

Paul Marshall, Influitive s Director financer principal i vicepresident sènior d’operacions, explica per què va nomenar l’accessibilitat com la qualitat número u d’un gerent d’oficines increïble:

paul-marshall-influitive'Per sobre de tot, un gran director d'Office hauria de ser accessible per als seus col·legues per garantir que tothom treballi amb la seva màxima ivitat', diu. “Una experiència personalitzada fa que els empleats individuals se sentin especials i valorats.

Un exemple de com ho fem a Influitive és a través de ask@influitive.com, on els empleats poden demanar al nostre equip qualsevol cosa que millori la seva experiència laboral '.

jocs de trencaclosques per a reunions

Segons Paul, aquesta característica està plasmada per Rebecca Shaffer, que originalment va ser contractada com a coordinadora d’operacions, però va ser promoguda a gerent d’operacions / gerent d’oficines en només un any.

Aquí hi ha Shannon de The Motley Fool amb un altre motiu pel qual l’accessibilitat és tan important en aquest paper:

shannon-motely-foolLa meva proximitat ha ajudat Fools a sentir-se còmode acostant-me amb qualsevol preocupació i ha ajudat a afavorir bones relacions amb Fools a tota l’empresa.

El meu major èxit com a director d’oficina es deu a l’equip que treballa cada dia amb mi. La confiança que tinc en ells per anar més enllà i prendre decisions ha resultat inestimable.

El meu equip s’encarrega de tot, des d’operacions internes, planificació d’esdeveniments, seguretat, manteniment, així com la felicitat general dels empleats. No podria ser l’administrador d’èxit que sóc sense ells.

4. Comunicació sòlida

comunicar-se de manera autèntica

La comunicació és una habilitat sovint ignorada (però no per això menys important) a l’hora de prosperar en el paper de director d’oficina.

La feina sovint requereix prendre idees de la suite c i traduir-les per a la resta de l’organització.

Això és especialment cert quan s’encarrega d’implementar polítiques a tota l’empresa. Heu de tenir precaució per comunicar els raonaments que hi ha darrere de les polítiques de la vostra oficina per tal d’assegurar el màxim ingrés possible del vostre equip. També heu de poder anticipar-vos a les preguntes i estar preparats per respondre-les sobre la marxa.

Liza Goldberg, la nostra increïble gerent de Vibe aquí a Dcbeacon , ha convertit la comunicació interna en una part indispensable del seu repertori.

liza-xut al cap“La comunicació interna en aquest paper és tan important.

Cada setmana estic davant de tota l’empresa, anunciant noves activitats o explicant les polítiques, i he d’assegurar-me de fer-ho d’una manera que sigui sensible a les necessitats de l’equip, que tingui tots els detalls adequats i també explica clarament els motius que hi ha darrere: si es tracta d’una nova política d’aparcament o del proper equipament fora del lloc ”.

(Dades curioses: Liza va guanyar l’anhelat valor Value Victor de la companyia poc més d’un mes després d’estar treballant.

5. Optimisme irracional

Quan la gent visita l’oficina (ja sigui un nou contractant potencial, un possible inversor o un futur soci estratègic), el gerent de l’oficina sol ser la primera persona que veu i el seu comportament ajuda a formar aquestes primeres impressions tan crítiques.

La majoria dels bons administradors d’oficines tenen una actitud naturalment positiva i un comportament càlid. Però el veritable repte arriba en aquests inevitables dies dolents. Tothom en té (dies en què preferim quedar-nos al llit) i pot ser temptador deixar que el vostre estat d’ànim enfosqueixi la vostra personalitat. Però el director de l’oficina no té aquest luxe, ja que el seu comportament té un impacte directe a l’empresa. Els administradors d’oficines de Rockstar saben posar una cara de felicitat fins i tot quan potser no reflecteixen totalment el seu estat d’ànim per dins.

Dcbeacon CEO Sean Kelly està d'acord:

“Tenir una actitud naturalment efervescent és imprescindible. Fins i tot quan estàs baix, has de posar una cara positiva.

Ets el centre de la moral; per això l’anomenem ‘gestor de vibracions’ en lloc de gestor d’oficines ”.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

6. Creativitat màgica

creativitat

Cada vegada més, el director d’oficina d’una empresa és responsable de l’ambient de l’oficina. De fet, per això el títol oficial del nostre gerent d’oficina és “Vibe Manager”. L’ambient d’oficina marca el to de la resta del negoci i ajuda a crear la cultura que necessitem per ser ius, creatius i assolir els nostres objectius cada mes.

Mantenir una cultura i un ambient requereix una creativitat considerable. Els administradors d’oficines es dediquen a dissenyar interiors i planificar esdeveniments.

Penseu, per exemple, en la planificació d'un esdeveniment fora del lloc, cosa que probablement la majoria dels empleats ho donen per fet. Simplement plantejar una nova i divertida activitat que tothom gaudirà és un repte.

Cal tenir en compte, què és el que no hem fet abans? Què li agradaria fer a tot el nostre equip? Què podem fer dins del pressupost? Com ajudarà aquesta activitat a donar suport a la cultura que necessitem per tenir èxit? És un repte important i suposa un pensament seriós fora de la caixa.

(Per sort, ho tenim algunes idees es pot demanar prestat.)

7. Inquebrant confiança en si mateix

confiança en un mateix

Aquest paper requereix amb freqüència una interacció diària amb els CEO i els COO, de manera que heu de confiar per guanyar-vos el respecte.

millors regals corporatius per a clients

Aquesta confiança en si mateix forma part de la capacitat de retrocedir de tant en tant. Per molt que vulgueu, no ho podeu ser tot per a tothom i heu de prioritzar. Aprendre a dir que no és fonamental.

Lindsey de Leadquizzes explica:

conèixer-te jocs

lindsey-leadquizzes'Rebo sol·licituds diàries de la gent de l'oficina de coses que són' necessàries 'i que volen fer de seguida, i és important posar-hi límits perquè tota l'oficina se'n pugui beneficiar.

El fet que una persona vulgui establir la temperatura de l'oficina a 78 no vol dir que tota l'oficina estigui satisfeta amb això. Cal mantenir un equilibri saludable per mantenir feliç tota l’oficina ”.

8. Anticipació semblant als Jedi

Ser proactiu i preveure les necessitats futures és un dels millors actius que pot tenir un director d’oficina.

Gran part de la feina és reactiva i això pot ser un dels majors reptes: reaccionar i prioritzar la infinitat de sol·licituds que rep un gerent d’oficina de tota l’organització. Una manera d’agilitzar el flux de treball i reduir les tasques reactives és anticipar-los i planificar-los.

Liza Goldberg de Dcbeacon amplia aquesta idea:

liza-xut al cap“Cal mantenir els ulls i les orelles oberts constantment.

Ets de les úniques persones de l’empresa que té un punt de vista realment holístic sobre molts problemes i és responsabilitat teva tant anticipar-te a les necessitats com assegurar-te que connectes els punts per a persones i departaments que no tingueu l'avantatge de la vostra perspectiva '.

9. Intel·ligència emocional aguda i compostura ferma

Com hem esmentat, tracteu amb persones de tots els nivells com a gestor d’oficines, des dels empleats de base fins a la suite c, i tot el que hi ha al mig. Això significa un munt de personalitats diferents, algunes més difícils que altres. Com a gerent de l’oficina, heu de poder tractar-los amb tots.

El CEO de Dcbeacon, Sean Kelly (algú que sap una cosa o dues sobre treballar amb gestors d’oficines increïbles), explica:

“El primer que fa que un gerent d’oficines de rockstar sigui un alt grau d’intel·ligència emocional. Tractes amb tothom de l’empresa i experimentes moltes emocions i actituds diferents.

Sovint, quan les persones sol·liciten coses, no ho fan necessàriament amb el respecte que haurien de fer. Però l’heu de prendre amb calma, mantenir-vos compost i ser resistent. Aquestes qualitats són inestimables per a l'èxit del paper '.

I, tot i que és fonamental llegir i atendre les necessitats emocionals del vostre equip, al contrari, no podeu tenir la pell prima i ser un gran administrador d’oficines. Tenir un cap pla i mantenir la compostura davant la pressió és un atribut necessari.

Es necessita molt per ser un gran director d’oficina . De vegades pot semblar-se encara més difícil trobar-ne un.

Però la importància de la cultura no desapareixerà aviat i, per tant, el paper de gerent d’oficines només augmentarà en importància.

Per això, cal trobar algú que encarni la majoria (o tots) d’aquests trets. Trobar l’ajust adequat pot semblar una tasca impossible, però confieu en nosaltres, val la pena.

La vostra empresa té un administrador d’oficines increïble? Doneu-los un crit als comentaris següents.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)