La guia més segura del 2021 per organitzar un sistema de presentació d’oficines

Saludar una nova dècada i adéu a la confusió dels sistemes de presentació d’oficines antics i obsolets. Com que s’ha tornat més fàcil trobar la millor manera d’organitzar fitxers en paper i incorporar nova tecnologia d’arxiu a la feina, ara és el moment perfecte per organitzar-se.

Hem establert una sèrie de passos importants per a qualsevol empresa de mida que intenti incorporar un sistema de presentació d'oficines. Des de la gestió d’arxius informàtics fins a pirateries d’oficina fàcils de fer, us donem la benvinguda a la guia d’oficina.

com-organitzar-el-sistema-de-fitxers-d

La perspectiva d’iniciar, organitzar o netejar un sistema de presentació d’oficines té el poder de fer que fins i tot els més valents de nosaltres s’amaguin darrere d’una llista d’altres “tasques pendents” més importants. Ja no us heu d’amagar! Aquests consells provats sobre el terreny us ajudaran a mantenir i mantenir el vostre sistema de presentació d’oficines en un estat de treball precís.

Molts d’aquests consells provenien directament del nostre grup de gestors d’oficines de Facebook. Vegeu quines llavors de saviesa té la nostra comunitat per oferir-se i salteu a la conversa. Uniu-vos al grup aquí.

Consells de presentació d’oficines Cerca ràpida:

Codi de colors

Les persones han estat codificant els colors des que els tràmits d’oficina —i els sistemes de fitxers d’oficina per organitzar-los— es van convertir en un fet de la vida fa dècades. La provada i autèntica tècnica de codificació de colors no falla mai i és relativament ràpida i senzilla d’aconseguir, fins i tot si teniu un sistema de fitxers especialment complex. La codificació per colors us inspirarà a ordenar fitxers en categories assenyades, trobar fitxers ràpidament i afegir una mica de diversió al procés de presentació.

Aquesta tècnica organitzativa és la manera perfecta de convertir piles de paper en paquets ordenats i previsibles de la millor manera possible. El millor de tot és que la codificació de colors funciona tant en fitxers físics com digitals i, si necessiteu organitzar els dos tipus de fitxers, podeu utilitzar fàcilment el mateix sistema de codificació de colors.

Com:

  • Feu un cop d'ull a tots els fitxers que necessiteu per organitzar-los i estableix algunes categories organitzatives. (És possible que passin unes quantes passades per reconèixer realment els patrons i esbossar les vostres categories.)
  • Assigneu un color a cada categoria. (Algunes categories inclouen recursos financers, humans, contractes i instal·lacions).

Reviseu les categories amb els vostres equips i executius. La coordinació del color no funcionarà si ningú no entén les categories que heu escollit.

  • Reuneix materials per a la codificació de colors. (Poden ser carpetes de colors per col·locar a una prestatgeria o simplement trossos de cinta adhesiva de washi per enganxar als calaixos de l'arxiu.)
    • Swag.com ofereix un munt de es organitzatius en colors vius que són perfectes per a la codificació de colors.Aquestes opcions inclouen altres opcions perquè podeu imprimir-les amb el logotip de la vostra empresa o altres dissenys.
    • Consulteu aquests avantatges personalitzables per a l'organització d'oficines:

Pop-Desk-Safata-SnckNation-Logotip

divertits jocs trencaglaç per a adults
  • Feu la codificació de colors! Ordeneu els fitxers en categories amb codis de colors i sentiu el zen zen de l’organització amb cada fitxer que arrossegueu (o arrossegueu i deixeu anar) en una embarcació ordenada i codificada per colors.
  • Creeu un full de regles de referència ràpida per facilitar el procés de codificació de colors a vosaltres mateixos (a mesura que afegiu fitxers nous) i a qualsevol altra persona que us ajudi a organitzar el sistema de fitxers d’oficina en el futur.

sistema de fitxers amb codi de colors

Per què funciona:

La codificació de colors és similar al procés d’aprenentatge conegut com a “tros” definit per l’entrenador eLearning com '... l'estratègia de desglossar la informació en peces de mida mossegada perquè el cervell pugui digerir més informació nova'.

Quan codifiqueu per colors una muntanya de paper, converteix una massa atzarosa d’informació en trossos que podeu ordenar fàcilment amb el cervell quan necessiteu trobar alguna cosa específica. Si necessiteu trobar una factura en una pila de paper, és possible que us deixeu atabalar i que renuncieu, però si necessiteu trobar una factura al vostre nou sistema de codis de colors, sabreu buscar la bandera verda que indica 'tràmits financers'.

Digitalitzar

Quan digitalitzeu fitxers, bàsicament creeu un sistema de fitxers sense papers. A moltes persones els resulta molt més fàcil organitzar un sistema de fitxers digitals sobre un sistema de fitxers en paper després de convertir tots els fitxers en paper a un format digital. Si decidiu digitalitzar els fitxers, haureu de començar escanejant i convertint els fitxers antics, un procés que pot requerir molt de temps i mà d’obra.

Com:

Un agraïment especial per Francisco de la nostra Grup de Facebook per esbossar aquestes indicacions.

  • Decidiu com organitzar els fitxers de manera digital. Fareu servir un solució de programari pròpiament dita , una unitat de xarxa gestionada pel vostre propi grup de TI (tecnologia de la informació) o una plataforma de núvol gratuïta com Google Drive ?
  • Utilitzeu una màquina d’escaneig fiable i eficient. (Francisco va utilitzar un Richo màquina amb la capacitat d’escanejar documents i enviar-los a carpetes assignades prèviament a la xarxa.)

Francisco també recomana:

'Determineu si teniu espai de còpia de seguretat d'emmagatzematge al núvol per als vostres documents. Això és especialment important si gestioneu documents que, si es perden, podrien suposar un perjudici enorme per a clients, clients o altres operacions comercials '.

  • Determineu qui tindrà accés per afegir i organitzar fitxers al vostre sistema.
  • Desenvolupeu una convenció de noms estandarditzada per als fitxers escanejats. Això farà que els fitxers siguin fàcils de trobar i cercar al vostre sistema sense paper.
  • Francisco recomana afegir dates (o almenys anys) als noms dels fitxers, de manera que serà més fàcil saber quan els heu de suprimir o arxivar. Les biblioteques Penn tenen una llista meravellosa de pràctiques recomanades per a la denominació de fitxers per començar.
  • Creeu un mapa del vostre futur sistema de fitxers digitals. Feu aquesta maqueta el més precisa possible per poder anticipar-vos a qualsevol problema relacionat amb l’organització. Actualitzeu el mapa quan hàgiu acabat el projecte per incorporar-hi els canvis que hàgiu fet durant el trajecte. Quan hàgiu acabat, aquest mapa us ajudarà a trobar fàcilment coses a mesura que aneu coneixent el vostre nou sistema.
  • Escaneja els teus documents:
    • Utilitzeu un segell o adhesius per marcar fitxers físics que ja s'han escanejat al sistema.
    • Si el vostre sistema de fitxers digital ho permet, afegiu paraules clau a cada document per facilitar la cerca dels fitxers.
    • Preneu-vos el temps per evitar errors. Fins i tot un simple error podria algun dia impossibilitar la cerca del fitxer que necessiteu. L’escaneig de documents al vostre nou sistema requereix molt de temps, però recordeu: acabareu!

sistema de digitalització-arxiu

Per què funciona:

Els sistemes de fitxers digitals automatitzen l'aspecte 'trobar fitxers' del vostre sistema de fitxers d'oficina. En lloc de fullejar carpetes i piles mentre es corre el risc de tallar paper i mal de cap, un sistema digital us permetrà cercar algunes paraules clau o ordenar fitxers en una llista alfabètica i trobar fàcilment el que desitgeu.

Els sistemes digitals també faciliten afegir fitxers nous i fins i tot compartir responsabilitats d’arxiu entre equips. La configuració requereix molta feina, però el temps i l’estrès que estalvieu després val la pena.

Establiu una data de caducitat

Pot semblar un engany, però una de les millors maneres d’organitzar un sistema de fitxers d’oficina és reduir els fitxers que heu d’organitzar. Eliminar fitxers per contingut pot resultar complicat, ja que és difícil determinar quins fitxers cal desar i quins fitxers es poden llançar, però descartar-los per edats presenta una forma estandarditzada i segura de decidir què podeu llançar.

Com:

  • Estableixi una edat de 'llançament' per als vostres fitxers: 1 any, 5 anys, 10 anys ... el que sembli adequat per als fitxers que guardeu i el tipus de negoci que feu.
    • Si temeu que pugueu tornar a necessitar els fitxers, simplement moveu-los a un quadre o carpeta 'arxiu' organitzats per anys. (Això, almenys, impedeix que el vostre sistema de fitxers principal quedi desordenat amb documents obsolets).
  • Creeu una reunió periòdica al calendari (possiblement la primera setmana del nou any) per fer una purga massiva de fitxers.

Per què funciona:

Descartar fitxers antics manté el sistema net, organitzat i rellevant. També us estalvia temps mantenint el sistema en funcionament i us ajuda a evitar-ho malbaratar temps organitzant fitxers que ningú no necessitarà mai més.

Divideix i conquereix

sistema de fitxers agrupats

Si els fitxers que heu d'organitzar només són rellevants per a departaments específics, demaneu a una persona de cadascun d'aquests grups que organitzi els fitxers mentre creeu una estructura de gestió de fitxers general.

Com:

  • Creeu una estructura d'organització basada en el departament en lloc d'utilitzar categories que agrupen fitxers basats en temes generals, com ara finances o recursos humans.
  • Dividiu els fitxers en conseqüència.
  • Porteu els fitxers a un expert en temes de cada departament, preferiblement algú que conegueu que tingui habilitats organitzatives sorprenents. Demaneu a aquest voluntari que organitzi lògicament els fitxers i creeu una clau per a la vostra referència.
  • Recopileu els fitxers departamentals organitzats i afegiu-los al vostre sistema general.

Per què funciona:

En demanar a les persones que entenguin i hagin d’accedir als fitxers que facin part del procés d’organització, assegureu-vos que el vostre sistema funcionarà.

Organitzeu fitxers a les parets

Munteu els suports d’arxius directament a les parets en lloc d’utilitzar un armari o una prestatgeria.

Com:

  • Estableix les categories organitzatives i defineix quins tipus de documents pertanyen a cada categoria.
  • Munteu suports de paret espaiosos en una de les zones comunes de la vostra oficina. (Obteniu titulars atractius que s’adaptin a la marca de la vostra empresa per fer aquest esforç doble com a iniciativa de disseny d’oficines.) Etiqueu cada titular per categoria principal i, a continuació, especifiqueu quins tipus de fitxers haurien d’anar. Penseu en com podeu fer que l’etiqueta sigui fàcil d’entendre en pocs segons o menys per als empleats ocupats.

Quins fitxers van aquí?

  • Factures
  • Rebuts
  • Sol·licituds de reemborsament
    • Envieu un correu electrònic a tothom de l’empresa per explicar el vostre procés. En lloc de portar-vos fitxers, la gent els pot afegir directament als titulars.
  • Neteja els fitxers un cop per setmana si cal.

sistema de fitxers a la paret

Per què funciona:

entrenament per fer a la feina

Els fitxers d’oficina són recursos col·lectius, de manera que té sentit que organitzar-los sigui una responsabilitat col·lectiva. Tot i que és possible que tingueu plans ambiciosos per mantenir el sistema d’arxiu d’oficines en un estat perfectament organitzat, tot es podria trencar si i quan us ocupeu. Aquest sistema garanteix que els fitxers es mantinguin organitzats per categories en lloc d’amuntegar-los en un munt atzarós.

Organitza per importància

Qualsevol persona que hagi cercat fitxers comprèn el desig ardent de trobar exactament el que necessiteu en lloc de trobar 100 coses que no necessiteu. Per exemple, proveu d'organitzar els fitxers d'oficina per ordre d'importància per fer que la recuperació de documents sigui més agradable per a tothom.

Com:

  • Enquesteu els empleats i pregunteu a quins fitxers d’oficina necessitaven trobar o accedir al llarg de l’any. (Feu obligatòria aquesta enquesta i, si cal, demaneu ajuda a la direcció per fer-la complir.)

Reviseu les respostes i agrupeu els tipus de fitxers en nivells segons les demandes d'accés. (El nivell superior seria el cinc tipus de fitxers amb més accés segons la vostra enquesta.)

  • Organitzeu el vostre sistema, digital o físic, segons aquestes categories. Assegureu-vos de classificar i etiquetar també els subarxius. Per exemple, podeu etiquetar els fitxers de nivell superior, 'Fitxers crucials' i incloure etiquetes separades per a 'rebuts', 'contractes' i 'resultats de l'enquesta'.

Per què funciona:

Tothom vol un sistema de fitxers que sembli anticipar exactament el que busca. En organitzar el vostre sistema basant-se en la 'regla de la majoria', teniu les millors possibilitats de crear un sistema de fitxers que realment ofereixi tot el que la gent necessita.

petites idees de regals per als empleats

Planifiqueu una organització regular

Fins i tot el millor sistema de presentació d’oficines no es mantindrà organitzat per si mateix. El millor és tenir-ho en compte i planejar fer una mica de feina mantenint el sistema organitzat setmanalment. Aportar un petit esforç de forma recurrent es sentirà molt menys aclaparador que intentar netejar un any els fitxers mal gestionats alhora.

Com:

Configureu un recordatori de calendari periòdic i recordeu de mantenir aquesta tasca sagrada. Demaneu ajuda a alguns companys de feina per fer-vos responsables i fer que l'esdeveniment setmanal sigui divertit. (També podeu establir una recompensa per augmentar la vostra motivació organitzativa.)

organització-fitxers-diaris

Per què funciona:

Mantenir un sistema organitzat és molt més realista i manejable que organitzar un sistema des de zero un cop a l’any.

Separeu el treball continuat del treball finalitzat

Aquest consell genial de Eines mentals simplifica tot el sistema de fitxers. Encara podeu organitzar fitxers per als projectes finalitzats, però separar-los dels fitxers relacionats amb el treball en curs farà que la cerca de fitxers sigui molt més ràpida i eficient.

Com:

  • Conserveu qualsevol tècnica de classificació existent que us hagi funcionat, però afegiu dues categories generals: 'Completada' i 'En curs'.
  • Afegiu marques de temps o etiquetes als grups de fitxers per data de finalització, esperada o real.
  • Afegiu les dates previstes de finalització al calendari per saber quan és el moment d’entrar i organitzar-vos.

Per què funciona:

Els fitxers relacionats amb els treballs en curs són lògicament els que més hauran d’accedir a les persones, i organitzar un sistema de fitxers per la urgència i la freqüència d’accés és una de les millors maneres de garantir que el vostre sistema de fitxers sigui perfectament pràctic, a més de ser eficient organitzat.

Tipus de bonificació: Cerqueu una manera de fer que organitzar el vostre sistema de fitxers sigui divertit o, si més no, factible. Potser això implica aconseguir bons subministraments d’organització que facin que la feina sigui agradable o contractar un company de feina per ajudar-lo a poder compartir converses de qualitat durant les sessions d’organització.

Simplement esbrineu una manera de fer que la tasca d'organització de fitxers us funcioni; aquesta és la millor manera d'assegurar-vos que la tasca important d'organitzar fitxers no esdevingui temible.

Alguna vegada pots tenir massa consells d’organització? Creiem que no. Comparteix els teus consells a continuació perquè tots puguem gaudir d’oficines superorganitzades.

P.S. Molts d’aquests consells provenien directament del nostre grup de gestors d’oficines de Facebook. Vegeu quines llavors de saviesa té la nostra comunitat per oferir-se i salteu a la conversa. Uniu-vos al grup aquí.

Recursos d’oficina