19 idees d’organització d’oficines el 2021 per obtenir la millor ivitat

shutterstock_1446074009

Què passa si us digués que podríeu fer alguna cosa avui que us augmentaria l’eficàcia, reduïa l’estrès diari i potser us prepararia per fer una petita promoció?



Poc de temps? Descarregueu aquesta llista en format PDF . Deseu-lo fàcilment a l'ordinador per fer una consulta ràpida o imprimiu-lo i compartiu-lo amb la vostra oficina.

Les nostres idees d’organització d’oficines preferides per obtenir la millor ivitat:

Ja ho sé, probablement estigueu pensant: “Això és absolutament boig, Jeff. Fora d’aquí amb aquella bossa de tonteries calentes. Qui us ha donat les claus del bloc Dcbeacon de totes maneres ?? ”

Una pregunta vàlida. Però resulta que hi ha alguna cosa que marca totes aquestes caselles i que queda totalment al vostre control.



Està organitzant el vostre entorn de treball. I recollim les millors idees d’organització d’oficines de treball que hi ha aquí!

Escolta'm.

Un entorn de treball organitzat té molt més que un atractiu visual. Per començar, s’ha demostrat que l’organització d’oficines de bricolatge redueix l’estrès.



L’aparició de desordre indica al cervell que hi ha feina addicional per fer. Quan el cervell se sent atabalat per tot aquest treball (real i percebut), provoca una resposta a l’estrès. L’organització del vostre espai de treball redueix la freqüència d’aquesta resposta a l’estrès i us proporciona una sensació de control.

A més, l’organització t’ajudarà ser més eficients . La cerca de fitxers en una estació de treball desorganitzada només perd el temps i el fa menys efectiu.

Si el vostre objectiu és pujar de pujada, hi ha proves a suggerir aquest desordre disminueix les vostres possibilitats d'obtenir la propera promoció, tant augmentant la vostra efectivitat com creant una impressió positiva dels vostres hàbits de treball amb majors pujades.

SN_SwagBox_banner

També cal argumentar culturalment per organitzar l’oficina. La manera com organitzeu la vostra oficina afecta el comportament del vostre equip en aquest espai, de manera que organitzar estratègicament la vostra oficina us ajudarà a crear la cultura empresarial que el vostre equip necessita per assolir els seus objectius. Espero que comenceu a veure el poder de les idees simples d’organitzadors d’oficines.

Si la idea de tornar a treballar el vostre desordenat escriptori o moure’s per mobles d’oficina us dóna palpitacions, no us preocupeu el meu desordenat amic.

Hem reunit les millors idees d’organització d’oficines: aquests són trucs, consells i trucs que utilitzem aquí a Dcbeacon, o bé que altres empreses estan fent allò que realment ens agrada.

I com que tots dos tipus són importants, hem inclòs pirates informàtics d’organització personal i consells més generals sobre organització d’oficines.

Amaga els cables

D’entre totes les idees d’organització de la taula de treball, aquesta ha de ser la nostra preferida. Amb tots els monitors, torres d’ordinadors, ratolins, ordinadors portàtils, telèfons i carregadors que adornen el típic escriptori d’oficina, el nombre de cables que tenim al davant pot sortir ràpidament de les mans.

Com que reduir el desordre visual ajuda a reduir l’estrès, és essencial amagar tots aquests cables desordenats. Si el vostre escriptori no té cap ranura per amagar-los, proveu d’utilitzar clips d’aglutinant per agrupar-los i treure’ls de la vista.

diy-home-office-organization-ideas-declutter-cables-binder-clips-desk

(Via Lifehack )

Com a nota lateral, també us estalvieu la molèstia de pescar sempre aquell cable que sempre sembla caure darrere del vostre escriptori al país sense retorn.

Utilitzem el fitxer Kit de corredissa de coberta de cable a la paret de cable de cable simple a Dcbeacon!

Atès que el vostre escriptori serà el lloc que necessiteu per maximitzar la ivitat, pot ser útil per implementar eines útils que tinguin el poder de mantenir tots els escriptoris de l’oficina organitzats, de marca i amb un aspecte polit i ordenat. .

A Dcbeacon, ens encanten les eines d’organització de Swag.com que fan que ocultar els cables i reduir el desordre sigui una brisa de marca safates d'escriptori i organitzadors d’escriptori .

Swag-Bamboo-Organizer

Una vegada que el vostre escriptori estigui perfeccionat i els cables desordenats s’emmagatzemin de manera segura, tindreu ganes de començar a treballar i aprofitar el dia.

Etiqueta-ho tot

Si voleu mantenir-vos organitzat, el vostre fabricant d’etiquetes hauria de ser el vostre millor amic.

Coses senzilles com etiquetar els armaris no només us estalviaran temps i frustració, sinó que limitaran el nombre d’interrupcions que rebreu durant el dia.

La gent deixarà de preguntar-vos on és el paper de la impressora cinc milions de vegades al dia si colpegeu una etiqueta 'PAPER D'IMPRESSIÓ' a l'armari o al calaix de la dreta. (D’acord, probablement alguns companys de feina encara ho faran.)

No us atureu a l’escriptori, submergiu-vos en els fitxers de l’ordinador per millorar la vostra ivitat. Ordeneu els fitxers per projecte i arxiveu les versions 'finals' contra les 'esborranys' dels lliuraments.

Per a una aventura addicional, feu feliç la carpeta amb la safata d’entrada. Pren el control amb un d’aquests 9 maneres d'ordenar els vostres correus electrònics .

Utilitzem el fitxer Fellowes Partition Additions, clip, paquet massiu de 20 a Dcbeacon!

Automatitzar tasques recurrents

Suposo que hi ha un munt de tasques que feu regularment i que us ocupen una quantitat desproporcionada del vostre temps.

Si sou gerent d’oficina, és possible que us encarregueu de repoblar material d'oficina , programant reunions o registrant visitants. Automatitzar aquestes tasques bàsicament els treu del plat.

Heck, és una gran part del motiu pel qual hem dissenyat el model de pertinença Dcbeacon de la manera que ho vam fer, per estalviar-vos el temps i la molèstia de trobar i demanar aperitius de bon gust cada mes.

A sistema de gestió de visitants igual que Greetly treu una gran quantitat de treballs legals en iniciar la sessió als visitants, Calend.ly pràcticament fa la planificació per a vosaltres i podeu automatitzar els lliuraments de subministraments d'oficina.

enviat

Programari de gestió de tasques com monday.com també facilita l’automatització d’un munt d’altres funcions recurrents.

Dilluns Gif

Bonificació: si necessiteu automatitzar un conjunt més ampli de fluxos de treball i aplicacions, sempre podeu confiar Integromat per fer el pes pesat. Aquesta eina és una màquina de fer ivitat i la millor introducció a l'automatització que podeu obtenir.

Etiquetes de cordons de bricolatge

Alguna vegada heu estat treballant en un projecte important quan de sobte el monitor es torna negre?

Al principi, teniu pànic, creieu que és possible que hagueu trencat l’ordinador i hagueu perdut la feina per sempre. Llavors recordeu quan Jim va passar pel passadís trucant a IT perquè el seu ordinador estava 'trencat' i, al final, només estava desconnectat.

Amb una mica d’esperança per a aquest endoll solt, us arrossegueu sota l’escriptori per descobrir el que es podria descriure millor com una jungla de cables.

Eviteu aquesta oportunitat fent-vos etiquetes de bricolatge per als cordons importants de la vostra vida.

Un simple pirateig: utilitzeu cinta de colors per distingir el monitor de l’escalfador d’espai del vostre veí.

(Via Simple Spaced)

(Via Simplement espaiat )

Una altra opció és comprar la vostra franja elèctrica de colors . Amb els vostres propis béns immobles, no hi haurà confusió quan el carregador d’ordinador desaparegui misteriosament perquè algú ho confonia amb el seu.

Utilitzem el fitxer Dotz Cord ID Pro Sistema d’identificació de cables i cables a Dcbeacon!

caça de carronya per a adults

Vés sense paper

Aquí teniu una manera senzilla de desfer-vos de tots els trossos de paper, quaderns desordenats o notes post-it errades que contenen molts dels nostres escriptoris: deixeu-vos sense papers.

Aplicacions com Evernote, Google Keep, Bear i moltes altres faciliten la presa de notes basades en el núvol.

Evernote

Personalment, vaig canviar a Evernote fa uns dos anys i no em puc creure que estigués fent servir un bolígraf i un paper durant tant de temps. Evernote em permet prendre notes més ràpidament, sincronitzar les meves notes entre dispositius, accediu-hi des de casa , i (la millor part de l'OMI), busqueu les meves notes per trobar la informació exacta que necessito.

Eines com Dropbox i Box són essencials a l’hora de reduir el desordre de paper i els desastres de l’arxiu. Desar i compartir fitxers al núvol ajudarà la vostra oficina a reduir el malbaratament de paper i, per sort, els persistents embussos de la impressora.

Utilitzeu un quadern d’estil “Daily Docket”

Si el paperless no us fa sentir incòmode, proveu de passar d'una antiga i avorrida llista de tasques a un bloc de tipus 'diari diari'.

El disseny intuïtiu i senzill del bloc de notes diari us ajuda a visualitzar tot el dia d’un cop, alhora que separeu els vostres encàrrecs, tasques, reunions i notes.

Nosaltres recomenem Coixinet d’estil de suport d’InkWell Press .

tinter-docket-style-pad

Si sou més bricolatge, podeu fabricar el vostre propi portàtil amb només 4 subministraments. Cerqueu cobertes imprimibles gratuïtes aquí .

Per a una diversió i regal d'oficina creatiu , fins i tot podeu crear pàgines personalitzades per als vostres companys de feina. Assegureu-vos d’incloure les coses que sempre aconsegueixen oblidar, com la contrasenya WiFi.

Utilitzeu l’espai de paret al vostre avantatge

Si us asseieu a prop d’una paret o d’un cubicle alt, no deixeu que aquest espai es perdi. Utilitzeu-lo per alliberar béns immobles preciosos a l’escriptori emmagatzemant correu, material d’oficina o electrònica a la paret.

Aquesta solució de taulers de clavilles té un aspecte genial i manté els subministraments d’oficina al seu abast.

clavilla

(Via Lifehack )

Els prestatges de panal són de moda i funcionals i són bastant fàcils de fer. Aquí hi ha a tutorial de Boxy Colonial - o aquests prestatges fets a mà de Honeycomb de Farmhouse .

També ens va encantar aquesta solució d’emmagatzematge penjat que utilitza contenidors de tovalloletes desinfectades reciclats. Aquí teniu un conjunt d’instruccions. (Via Fes-lo estimar .)

Si no teniu espai per crear el vostre propi tauler de subministraments d’oficina penjat, reuniu-vos amb el vostre equip i organitzeu una col·lecció compartida. El consell no només us ajudarà a conèixer-vos millor, sinó que també us podreu vincular amb els vostres subministraments d’oficina preferits.

Creeu una estació de correu de bricolatge amb llibres antics

Aquesta súper dolça idea prové de Beyond the Picket Fence. Alguns llibres antics de tapa dura, una mica de pintura i teixits decoratius són tot el necessari per crear una solució de correu electrònic que sembli increïble i que us mantingui en forma.

diy-mail-station-2

(Via Més enllà de la tanca de piquets )

Sense que el correu desordini el vostre escriptori, portareu la vostra ivitat al següent nivell. Inspireu els membres de l’equip a fer-se càrrec del correu electrònic amb les vostres carpetes noves i impressioneu al vostre cap amb aquest simple hack d’organització. I és una d’aquestes idees d’organitzadors de taules divertides que podeu fer de seguida.

Neteja el teu armari amb prestatges de palet de bricolatge

La millor manera d’alliberar espai a l’armari és anar vertical. Les prestatgeries us permeten emmagatzemar eficientment aperitius, subministraments d’oficina o tecnologia no utilitzada. Però no pagueu el màxim dòlar. Podeu fer les vostres pròpies prestatgeries rústiques però funcionals amb palets d’embalatge usats.

prestatge de palets de bricolatge

(Via Ana White .)

O prestatges de moda per a assassins de fusta i canonades velles per donar un aspecte industrial. Aquí teniu un tutorial de Estimada felicitat .

Utilitzeu un Old Box com a suport de monitor

Si la vostra oficina és similar a la nostra, rebreu un flux constant de paquets. Les caixes sobrants poden ocupar molt d’espai i ser difícils d’eliminar.

coneixent jocs per a adults

La propera vegada que trobeu una caixa d’aspecte genial, que no sigui massa intensa, podeu utilitzar-la com a suport de monitor fàcil i ràpid. No només us traurà la força del coll, sinó que també us servirà com a prestatge fresc per al vostre material d’escriptori preferit.

Si voleu portar-lo al següent nivell, podeu embolicar la caixa amb paper d'embalar decoratiu o cobrir-la amb els vostres adhesius preferits.

Utilitzeu l’emmagatzematge a demanda

De vegades, teniu un munt de coses que no feu servir només per ocupar espai, però transportar tots aquells antics escriptoris i aquella hamaca d’oficina (semblava una idea genial en aquell moment) no és factible. A més, no teniu lloc per posar-los!

Solucions d’emmagatzematge a demanda a mida d’Uber, com ara Desorden cuida tot això per a tu. Recullen les vostres coses, les guarden fora del lloc i les tornen sempre que les necessiteu.

Organitzeu la safata d'entrada

És una bogeria quant de temps passem al correu electrònic. Fins i tot si el vostre escriptori físic és ampli i espaiós, una safata d'entrada desordenada us pot deixar sentir igualment aclaparat.

Els sistemes d’etiquetatge complicats realment no són el camí a seguir; solen crear més feina per a vosaltres. Si utilitzeu Gmail, canvieu la safata d'entrada a Mode de prioritat , cancel·leu la subscripció en lloc de suprimir els correus electrònics de butlletins que ja no proporcionen cap valor i creeu filtres per a determinats tipus de correus electrònics (com ara els que reben un munt de destinataris).

Un empleat de Mailchimp també va compartir un fantàstic sistema de processament de correu electrònic que limita el temps dedicat a la safata d’entrada. En lloc de passar un munt de temps etiquetant-ho tot, aquesta persona marca qualsevol missatge de correu electrònic que requereixi acció com a no llegit; tota la resta s’arxiva.

Consulteu el sistema complet aquí .

I, per descomptat, també podeu reduir el trànsit de correu electrònic mitjançant Slack per a comunicacions internes.

SN_SwagBox_banner

Utilitzeu un sistema de venda de bitllets per gestionar les sol·licituds entrants

Aquest és un consell fantàstic per a administradors d’oficines, professionals de TI, assistents administratius o qualsevol altra persona que tingui la feina obligada a enviar un munt de sol·licituds entrants.

ZenDesk és una excel·lent solució de venda de bitllets que no només us ajuda a fer un seguiment de totes aquestes sol·licituds entrants, sinó que també us ajuda a respondre-hi d’una manera que no interrompeu el vostre flux de treball ni segresteu completament el vostre programa del dia .

Si un sistema de pagament com ZenDesk no és una opció, aquí teniu una solució de bricolatge de l’Office Manager Megan.

megan-macfadgen-quote'Tinc [un full de càlcul d'Excel] que guardo a una xarxa que actualitzo.

Sempre que algú m’enviï un missatge de correu electrònic per demanar-me que es faci alguna cosa, el posaré en aquesta llista. Ho tinc configurat segons les tasques que tinc.

A la part superior, tinc tasques que estan en espera. Tinc tasques recurrents, quin és l'estat de les mateixes, quina és la tasca, quin és l'estat de les mateixes, quan són les dates de venciment, qui és el responsable, a qui s'ha de presentar, i després tinc tasques que estan en procés . Tot està antiquat.

Cada setmana faig un full nou per poder tornar a veure’n els antics.

Només es tracta de ser diligent i actualitzar-lo. El que també faig és imprimir la sol·licitud de correu electrònic amb un missatge de correu electrònic i conservaré aquella pila de paper per fer. Aleshores el compararé amb la meva llista per assegurar-me que hi és i que està fet '.

Descarregueu la plantilla de Megan aquí (gràcies, Megan!).

Feu divisors de calaixos amb caixes de cereals

Creeu el lloc perfecte per a tisores i cintes escurçant caixes de cereals i cobrint-les amb paper de feltre o de contacte. Això projecte fàcil de fer té un aspecte fantàstic i mantindrà l’ordenat lluny de l’escriptori.

Tame Desk Clutter amb una cistella de prestatge inferior

Teniu la sensació d’estar sempre sense espai d’escriptori? Allibereu algunes d'aquestes valuoses imatges quadrades amb senzill i econòmic sota la cistella de prestatge .

Agafeu les necessitats de l’escriptori, escalfeu els dits que escriviu i estireu els colzes. Amb aquesta solució ràpida, podeu començar a treballar sense preocupar-vos de la vergonya de tocar alguna cosa a terra.

No és més fàcil que això!

Construeix una biblioteca d’Office

Si sou com nosaltres, és possible que tingueu un munt de llibres de referència aleatoris que es troben a les sales de conferències aleatòries que realment ningú no mira, sobretot perquè no saben que hi són.

Organitzeu-los en una biblioteca d’oficines situada al centre per animar la gent a obrir-los.

Tot el que necessiteu són uns prestatges, el vostre fabricant d’etiquetes de confiança (també conegut com el millor amic) i ja esteu al negoci. Organitzeu-vos per tema i, per ordre alfabètic, per autor.

Posa els teus escriptoris sobre rodes

Aquí teniu un truc genial del món de les startups. Instal·leu rodes a la part inferior dels escriptoris per facilitar la reorganització de l'oficina en qüestió de minuts.

Quin és l’avantatge? La capacitat de reconfiguració proporciona al vostre equip (o empresa) un grau de flexibilitat que fomenta la col·laboració i inspira creativitat.

Emmagatzemar els rebuts en un pot Mason

Quantes vegades heu hagut de retornar alguna cosa, processar una despesa o registrar-vos per obtenir una garantia, si tan sols trobeu el rebut.

Els rebuts en paper segueixen sent una realitat per a moltes empreses. Mantingueu-los segurs i posant-los en un pot de pal.

Si això és una mica massa analògic, feu el digital. Utilitzeu aplicacions de seguiment de despeses com Concord i no us preocupeu mai més de perdre un rebut. O podeu començar a reduir els rebuts mitjançant un fitxer targeta de crèdit virtual per documentar la despesa en línia.

Utilitzeu aquest magnètic per evitar plats al lavabo

Que frustrant és quan els plats s’amunteguen a la pica de l’oficina ... malgrat la presència d’un rentaplats d’oficina! Els plats desagradables a l’aigüera donen als visitants la impressió que el vostre negoci NO ÉS SERI.

Per sort, hi ha una solució fàcil. Molt sovint, l’acumulació de plats passa perquè la gent no s’adona que el rentavaixelles està brut o que encara no s’ha funcionat, o bé s’ha de buidar. Això signe magnètic de Dish Nanny indica al vostre despatx quines mesures heu de fer.

En una nota lateral, PER ON VA TOTES LES FORQUILLES ??? De debò, la gent se les emporta a casa? Els llencen per accident? Hi ha un mercat negre de plata que desconec? Hi ha gnoms de coberts que roben forquilles d’oficines que no sospiten?

ON. SÓN. EL. FORQUILLES. GENT.

Declutter

oficina-organització-declutter

Organitzar coses requereix temps. Comenceu qualsevol iniciativa organitzativa desglossant primer tot el que teniu previst organitzar. Això us impedeix perdre el temps en organitzar coses que no faràs servir. També assegura que el vostre esquema d’organització final serà el més útil possible, ja que només organitzareu les coses que realment necessiteu.

Potser pensareu: 'Per descomptat, necessito tot el que penso organitzar!' Fins i tot si això és cert, encara no fa mal examinar-ho tot per estar segur. Tots tenim l’impuls de mantenir les coses, de vegades tot. Al cap i a la fi, mai no sabem quan els podem tornar a utilitzar. Preneu-vos un segon per assegurar-vos que esteu satisfet amb el vostre disseny d'oficines i després feu els passos necessaris per organitzar-vos.

Presteu especial atenció als elements duplicats i als elements amb funcions duplicades. Per exemple, teniu 3 bolígrafs, 2 llapis tradicionals, 2 llapis mecànics i potser un bolígraf de gel de colors? Seleccioneu només 1 o 2 instruments per escriure i doneu la resta.

Consell:

Llençar objectes útils és malgastador. Assegureu-vos de donar o canviar elements funcionals que ja no necessiteu a l’espai de treball. Penseu en la possibilitat de configurar un 'permutador d'oficines' a la cantonada de la cuina o la sala de descans. Tothom pot mostrar els descarts que volen agafar. Les persones que realment els necessiten els poden arrabassar.

També podeu treballar amb els vostres companys de feina per organitzar una donació mensual de GoodWill. Especifiqueu una ubicació per a la pila 'bolcat' i feu que un voluntari lliuri la caixa de donacions al final de cada mes.

Si realment no us podeu separar d'alguns dels vostres articles, penseu a posar-los en una caixa i emmagatzemar-los en una ubicació totalment fora de lloc. D’aquesta manera evitaràs que els articles embrutin el vostre espai de treball i us impedirà sentir l’esquirol de separar-vos de coses que no voleu deixar anar.

Creeu una 'pista d'aterratge'

Designeu una secció del vostre escriptori com a 'pista d'aterratge'. Marqueu la zona amb una estora decorativa, una taula de tallar o una safata. Fins i tot es podria crear una sanefa amb cinta adhesiva de washi o ànec.

Mireu la vostra 'pista d'aterratge'. A partir d’ara, aquest és l’únic lloc de tot l’escriptori on podeu deixar les coses. La resta es queda en un calaix o un armari. La resta del vostre escriptori es manté immaculat, sense un llapis ni el telèfon mòbil.

Quan la pista d’aterratge està plena, és hora de tornar a posar les coses allà on pertanyen abans de treure més articles.

Això pot semblar extrem, però sovint el desordre passa desapercebut fins a fora de les mans quan sortim de l’hàbit de deixar les coses. Mantenir alguna cosa a l’escriptori només l’utilitzeu una vegada a la setmana o fins i tot un cop al dia no “accelerarà el vostre flux de treball”. Desordenarà el vostre escriptori.

Feu una nota adhesiva 'desintoxicació'

oficines-organització-idees-notes-adhesives

Ens encanten les notes adhesives com tothom, però de vegades ens trobem abusant d’elles. La sensació d’agafar una nota adhesiva i apuntar alguna cosa és tan natural que és fàcil d’entendre per què som víctimes d’un “desordre de notes adhesives”, el caos que sentiu quan teniu 12 notes adhesives enganxades a un monitor en lloc d’un simple simple. llista de pàgines.

Feu un descans de les notes adhesives per acabar el cicle de desordre. Torneu a les etiquetes adhesives quan estigueu disposat a comprometre-us a utilitzar-ne només uns quants cada dia. El vostre espai de treball se sentirà menys desordenat i apreciaràs més que mai les notes adhesives.

Utilitzeu papereres transparents

De vegades, inconscientment, evitem deixar les coses fora de casa perquè temem que oblidem on les posem. (Recordeu aquella vegada que no heu trobat notes importants de la reunió perquè heu posat el vostre blau portàtil i no l’heu pogut trobar?)

Organitzeu els articles en contenidors transparents per reduir l’ordenació, mantenint les coses tan visualment accessibles com si estiguessin ben exposades al vostre escriptori.

Ets un mestre dels consells i trucs d’organització d’oficines? Què falta a la nostra llista? Feu-nos-ho saber als comentaris. (Però manteniu-ho organitzat).

Voleu quedar-vos amb aquestes idees? Descarregueu aquesta llista en format PDF . Deseu-lo fàcilment a l'ordinador per fer una consulta ràpida o imprimiu-lo i compartiu-lo amb la vostra oficina.

Recursos per a oficines