17 estratègies provades per millorar la comunicació al lloc de treball

millorar la comunicació en el lloc de treball

Denise ho havia pensat tot.



La seva empresa d’arquitectura estava a punt d’arribar a un gran client nou i s’encarregava d’assegurar-se que la seva reunió de RFP els enlluernés. Tenia la proposta impresa i enquadernada, havia demanat un rètol de benvinguda personalitzat i fins i tot tenia la reunió atesa pel restaurant local preferit del client potencial.

Tot estava preparat per dijous.

Només hi havia un problema: ningú no va dir a Denise que la reunió s’havia traslladat fins dimarts.



El gran dia, Denise va ser presa de sorpresa. La proposta es va imprimir precipitadament a la impressora en blanc i negre de l’empresa després que el client havia arribat i la reunió no va impressionar. En última instància, el negoci va anar a parar a una altra empresa.

Que ha anat malament? Al llarg del camí, Denise va sortir accidentalment d’una cadena de correu electrònic amb 30 persones més. Malgrat les seves millors intencions i tot el seu treball dur, ella (i la seva empresa) mai van tenir cap oportunitat, tot a causa d’una avaria en la comunicació laboral.

Com demostra l'exemple anterior, una comunicació imprecisa en el lloc de treball pot tenir conseqüències greus.



La comunicació en el lloc de treball és particularment difícil perquè no hi ha cap aspecte de la vostra empresa que no toqui.

És un problema que s’ha de resoldre a tots els nivells, des del nivell d’igual a igual, fins al nivell d’informe directiu del gerent, fins al nivell de departament i de tota l’empresa. Cadascun d'aquests nivells té diferents dinàmiques amb els seus propis reptes únics i només es tornen més difícils a mesura que creix la vostra empresa.

Així doncs, aquí teniu els nostres consells provats i veritables per abordar aquests reptes de forma directa elevar la comunicació del lloc de treball a noves altures . Els hem organitzat per nivells per ajudar-vos a trobar la solució adequada per al problema que teniu.

divertits jocs trencaglaç per a adults

D'igual a igual
Informe directiu-gerent
Departament
Tota l'empresa

D'igual a igual

1. Inicieu un Buddy System

amistats

L'any passat a Dcbeacon , vam llançar un programa d'amics per a noves contractacions, i així va ser meravelles per a la nostra comunicació interna .

El programa va funcionar així: a cada nou membre de l’equip de Dcbeacon se li assignava un company d’un departament diferent per ajudar-lo a procés d’incorporació , responeu a qualsevol pregunta que puguin tenir i serveixi com a recurs personal i professional. La idea era ajudar a ambientar els nous contractes amb la cultura de l’empresa i proporcionar-los el suport d’algú que no fos el seu gerent.

Un dels beneficis inesperats que vam trobar va ser que va augmentar la comunicació entre departaments. Els enllaços forjats en el procés d’amics van tendir a durar molt més enllà del període d’incorporació, i els amics van poder aflorar necessitats i desenvolupar-se maneres de col·laborar sobre projectes entre departaments de maneres que no havíem vist abans.

2. Realitzar dinars interdepartamentals

Els dinars interdepartamentals són una manera fantàstica de fer parlar persones de diferents equips i departaments.

A més de la connexió que resulta d’aprendre sobre les històries, els interessos i els objectius personals dels altres, aquests dinars també són una manera de afavorir la col·laboració entre departaments.

Sovint els departaments s’enfronten a problemes que semblen insalvables, però només perquè no disposen del conjunt d’eines necessari per solucionar-los. Mentrestant, l'experiència que necessiten pot estar asseguda just al passadís.

Per exemple, tingueu en compte el servei al client i el màrqueting. En la majoria de les empreses, aquests departaments no interactuen gaire, de fet, és possible que les persones d’aquests equips ni tan sols sàpiguen què fa l’altre tot el dia.

el vau menjar en equip

En realitat, aquests departaments estan indissolublement lligats. Vist des d’un alt nivell, tant el màrqueting com el servei d’atenció al client afecten exactament la mateixa experiència del client: són només parades diferents en el mateix viatge.

Pot haver-hi maneres en què el màrqueting pugui enfortir l’experiència de l’usuari final mitjançant la creació de materials educatius o que el servei al client pugui ajudar al màrqueting a articular millor la proposta de valor del vostre e.

Però mai ho descobriran fins que interaccionin aquests departaments. Així que contracteu un camió de tacos i passeu una tarda per trimestre reunint gent de diferents costats de la casa. Mai se sap amb què se’n sortiran.

3. Aneu fora de lloc per crear equips

Foto-equip-5

A més de divertir-se, els exercicis de creació d’equip poden fer-ho millorar les comunicacions entre individus. Un dia passat fora del lloc fent alguna cosa diferent de la feina ajudarà els seus empleats a trencar les barreres que impedeixen que la comunicació es connecti i es comuniqui.

Una de les millors maneres d’enfortir els vincles del vostre equip és mitjançant activitats de fitness. Tant si es tracta d’un repte push up com d’un bootcamp diari, podeu matar dos ocells amb una sola pedra, reforçant la vinculació i la comunicació de l’equip creant alhora un personal més sa i iu.

La formació d'equips de tant en tant té un mal rap, però la veritat és que la formació d'equips no ha de ser coixa. Consulteu la nostra llista de 39 idees de creació d’equips increïblement divertides . (La confiança no està inclosa.)

Informe directiu-gerent

4. Gauge Sentiment dels empleats amb 15five

No podeu resoldre un problema sense saber primer quin és aquest problema, i la millor manera d’esbrinar què és i què no funciona per al vostre equip és preguntant-los.

15cinc és una de les nostres solucions preferides per mesurar el sentiment dels empleats, especialment entre els directius i els seus informes directes. El seu programari fa que sigui increïblement fàcil examinar la vostra organització i avaluar el sentiment dels empleats sobre qualsevol cosa.

Enquesta de comunicació de cinc informes

15five es va desenvolupar al voltant de la idea que un informe senzill que triga només 15 minuts a emplenar un empleat i cinc minuts a llegir per un gerent tindrà un impacte excessiu en la satisfacció general de la vostra plantilla. La seva plataforma fa que sigui molt senzill integrar aquesta pràctica a la rutina setmanal de la vostra empresa.

A més dels comentaris generals, assegureu-vos de fer preguntes qualitatives sobre com se senten els informes directes comunicacions internes - Els seus empleats se senten al corrent? Creuen que el lideratge fa un punt per mantenir-los connectats? Què passa amb el to de la comunicació? És robòtic o transmet emoció? És coherent amb la vostra cultura? La teva marca?

5. Assegureu-vos que els vostres empleats són sempre els primers a saber-ho

Un dels pitjors errors que pot cometre una empresa és descuidar-se de comunicar primer als seus propis empleats les notícies sobre grans empreses.

És un problema més comú del que es podria pensar. La majoria de les vegades, els grans anuncis provenen del departament de comunicacions de l’empresa. Molts d'aquests equips estan tan enfocats a l'exterior que avisen a la premsa davant dels seus propis empleats.

A més, els professionals de les comunicacions poden estar preocupats per les filtracions (accidentals o no) que trenquin els embargaments que han treballat tant per assegurar i, per tant, ser secret pot semblar una bona pràctica.

Però l’últim que voleu és que els vostres empleats coneguin un canvi estratègic, una fusió o un gran sacseig d’un blogger. Quan els empleats llegeixen notícies sobre les seves pròpies empreses en blocs o llocs de notícies abans de rebre notícies del seu empresari, indica que a la companyia no els importa mantenir-los informats o no els confia informació sensible.

Aquesta hauria de ser una regla dura i ràpida: no permeteu que els empleats coneguin anuncis importants de ningú més que de vosaltres. Com a mínim, podeu programar que els anuncis interns coincideixin amb els externs perquè els empleats se sentin connectats.

6. Omet les reunions de nivell

Hem discutit moltes vegades sobre això la importància dels gestors intermedis - Al cap i a la fi, són la línia directa cap a la suite C i són a les trinxeres que realitzen totes aquelles estratègies d’alt nivell somiades a les oficines de la cantonada.

Per molt important que sigui la direcció mitjana, solen actuar com a filtre entre empleats i líders i, de tant en tant, és bo eliminar aquest filtre de l’equació per assegurar-se que no es perdi res en la traducció o per mostrar qualsevol suggeriment que els empleats puguin dubtar. per compartir amb els seus gestors directes.

Això és exactament el que estan dissenyades per fer reunions sense nivell.

En una reunió sense nivell, un empleat es troba amb el cap del seu cap. L’avantatge és que l’empleat té accés directe al punt de vista del líder, probablement molt més estratègic i centrat en el llarg termini en lloc del dia a dia.

idees de regals per a equip de treball

Això l’ajudarà a prendre decisions més estratègiques en el seu paper quotidià. De la mateixa manera, el líder observa sense filtrar el que està funcionant i el que no funciona en el nivell d'execució.

Departament

7. Celebra les victòries

Un dels grans errors que veiem cometre les empreses és arribar només quan les coses van malament i tenir l’èxit com a determinat.

Celebreu els èxits del vostre equip.

Crear un premi mensual per obtenir un rendiment estel·lar i anunciar-lo a les vostres pròximes mans al butlletí informatiu de la vostra empresa. Assegureu-vos de sortir a la superfície de les persones que sempre fan les coses correctes i feu un treball increïble perquè sàpiguen que no les doneu per fet.

8. Trenca la teva addicció al correu electrònic

Un dels majors desafiaments de les comunicacions als llocs de treball és la dependència del correu electrònic.

Per què és un problema el correu electrònic?

Per començar, el correu electrònic crea sitges d'informació. Tot i que no és completament individual, el correu electrònic per disseny limita la comunicació al nombre de persones de les línies 'a' o 'cc'.

Quantes vegades us heu trobat 'entrant' en col·legues a una cadena de correu electrònic innecessàriament llarga i enrevessada, només per haver de reiterar la mateixa informació dues o tres vegades. Tot plegat tendeix a inhibir la transparència i a mantenir la informació tancada als dipòsits departamentals.

Malgrat el consens creixent que l'excés de correu electrònic és una mala pràctica, el correu electrònic continua sent la norma per a la majoria de la comunicació en el lloc de treball. Això es va fer ressò a l’informe recent sobre el gestor d’oficines (una primera enquesta d’aquest tipus dirigida a centenars de gestors d’oficines dels Estats Units). El 71% dels enquestats va afirmar que el correu electrònic seguia sent el seu mètode de comunicació preferit.

Una manera de separar-se del correu electrònic és amb Fluix , l’omnipresent aplicació de missatgeria per a startups tecnològiques i altres empreses igualment modernes de tot el món. Amb Slack, les empreses han pogut reduir el trànsit de correu electrònic gairebé a la meitat , així com reduir la quantitat de temps dedicat a les reunions.

slack _-_ snacknation

A diferència del correu electrònic, Slack és un intranet d’empresa dissenyat pensant en la transparència. Els usuaris creen canals on poden debatre temes que tothom pot veure a l’empresa. Si se us afegeix a un projecte en les fases posteriors, podeu veure i cercar converses per posar-vos al dia ràpidament sobre l’estat de totes les parts en moviment.

I amb preferències de notificació altament personalitzables, podeu configurar Slack i el vostre Aplicacions Slack perquè no us distreguin durant els períodes més alts de ivitat.

Slack és molt intuïtiu, però es necessita una mica de temps per dominar-lo. Fes una ullada Fast Company’s llista de 'Slack Hacks' per obtenir alguns consells a nivell professional.

9. Posar els telèfons a les reunions

telèfon-iphone-escriptori

Segur que pot ser temptador, però quan us asseieu a una reunió, assegureu-vos que el telèfon no estigui a l’abast de la mà.

Res no diu 'tinc un desdeny absolut per a tots els que hi ha en aquesta sala' més que comprovar el telèfon durant les reunions.

Posar el telèfon cap per avall (o millor encara, al maletí o a la bossa) us ajudarà a tenir una presència més completa reunions particulars . Al seu torn, això us ajudarà a treure més partit a aquestes reunions i a enfortir la vostra relació amb els vostres companys.

10. Desplegueu eines de gestió de projectes

Parlant de correu electrònic, un dels errors més grans de les empreses és confiar en els canals de comunicació generals quan es necessita una solució més específica.

Penseu en un equip d’enginyeria o de desenvolupament de es per al qual cal fer un seguiment dels terminis i de les actualitzacions d’estat d’una manera coherent i eficaç. Per a aquests equips, fins i tot Slack no sol ser suficient.

Per sort, hi ha moltes eines fantàstiques de gestió de projectes. Basecamp, Trello o Jira, són alguns dels més coneguts i estimats.

11. Feu-lo personal

L’autenticitat és clau en les comunicacions en el lloc de treball. Com ja hem vist, arribar a la veritat és tan important a l’hora d’assolir els vostres objectius empresarials i no podeu fer-ho sense comunicacions autèntiques.

Una de les millors maneres d’establir autenticitat és fomentar la vulnerabilitat.

Una tàctica que fem servir és iniciar reunions de personal amb un exercici de vulnerabilitat. Abans de les nostres reunions setmanals de lideratge, es demana als participants que comparteixin alguna cosa personal amb el grup. El líder de la reunió ve preparat amb un avís i tothom hi pesa.

A continuació, es detallen alguns temes per iniciar la vulnerabilitat a la propera reunió:

  • Comparteix la lliçó més gran que has après de qualsevol dels teus pares.
  • Anomeneu el vostre major repte personal i com el heu superat.
  • Anomena el teu major temor de la vida.
  • Digueu el número u que esteu lluitant avui.
  • Digueu el vostre èxit més orgullós.
  • Posa un nom a la persona més influent de la teva vida que no estigui relacionada amb tu.

La vulnerabilitat compartida us ajudarà a trencar barreres i establir confiança i us permetrà parlar més obertament amb el vostre equip. Aquesta comunicació millorada continuarà basant-se en aquest valuós relació entre empresari i empleat . La vulnerabilitat també és essencial a l’hora d’expressar la dissidència, que és tan important per arribar al centre dels problemes que més importen per al vostre negoci.

Tota l'empresa

12. Mantingueu l’horari del càrrec

Préstec una pàgina del llibre de joc del vostre professor universitari preferit i animeu el vostre equip de lideratge a mantenir l'horari habitual d'oficina.

No ha de ser molt, només n’hi haurà prou amb una o dues sessions al mes, però fer que els vostres líders superiors estiguin disponibles pot fer meravelles per a la comunicació al lloc de treball.

gestors increïbles

activitats de creació d'equips per a equips remots

La bellesa d'aquesta tàctica és que els beneficis van en tots dos sentits.

El vostre equip agrairà l’accés i se sentirà atès i importarà la seva opinió. Mentrestant, el vostre lideratge escoltarà un punt de vista que d’una altra manera potser no haurien tingut mai en compte.

13. Caixa de suggeriments

Tot i que pot no semblar una mica passat de moda, no compteu el quadre de suggeriments de la vella escola.

Tant si opteu per una versió física com digital, aquesta provada i autèntica tàctica té un avantatge important: l’anonimat. Quan els empleats poden comentar de manera anònima, estan molt més disposats a dir la veritat al lideratge sobre els problemes que importen.

Si instal·lar una caixa de seguretat real no us agrada, hi ha moltes versions digitals per triar. Google Forms i Survey Monkey són maneres excel·lents de sol·licitar comentaris mantenint l’anonimat o provant-ho Caixa de suggeriments gratuïta (el nom ho diu tot).

caixa de suggeriments gratuïts

Per descomptat, perquè això funcioni, el lideratge ha d’abordar els suggeriments que reben, ja sigui en reunions manuals o en altres comunicacions de tota l’empresa. Si els empleats consideren que el quadre de suggeriments és un forat negre, pot ferir més que ajudar.

14. Mantingueu reunions periòdiques a totes mans

Parlant de ... la reunió a mà és una de les millors maneres de crear un sentit compartit de missió i propòsit per a la vostra empresa, així com celebrar victòries i permetre als empleats de diferents departaments vincular-se.

A Dcbeacon, tenim dues mans totes les mans al nostre quarter general de Culver City.

Els dilluns són un inici setmanal amb anuncis de la nostra impressionant Vibe Manager, Liza , així com noves presentacions de contractació i actualitzacions sobre objectius i mètriques mensuals. Els dijous són la nostra sessió setmanal Sensei Sessió, que inclou presentacions de desenvolupament personal i professional dirigides tant pel lideratge com pels empleats.

presentació de sean

És cert que aquest nivell de freqüència pot no ser pràctic per a tothom.

Si sou una empresa més gran, feu una reunió a mans lliures almenys un cop al trimestre. Sovint, aquestes mans són l'única vegada que tota l'empresa pot interactuar cara a cara o té l'oportunitat de fer preguntes al seu conseller delegat, de manera que us recomanem que les utilitzeu per desenvolupar nous objectius trimestrals. i actualitzeu el vostre equip sobre el progrés i els èxits aconseguits. També us recomanem que creeu un vídeo resum o una gravació de vídeo de la reunió manual per assegurar-vos que la vostra empresa es dirigeixi clarament comunicació corporativa interna objectius tant per absents com per empleats remots .

15. Preguntes

Les preguntes i respostes són una altra manera excel·lent de sol·licitar comentaris i demostrar un compromís amb la transparència.

Realitzem preguntes obertes un cop al mes a les nostres reunions a mà. Es demana als empleats que enviïn preguntes abans o poden fer-les en persona durant la reunió. Res no està fora dels límits, i el nostre líders resistents feu un esforç per ser el més obert possible.

16. Trencar les parets del (cubicle)

Podeu fer moltes coses per afavorir una millor comunicació només en el disseny de la vostra oficina.

Els dissenys d’oficines obertes, per exemple, tenen alguns avantatges importants pel que fa a les comunicacions, incloent facilitar la interacció dels empleats de manera presencial.

oficina oberta

Quan els empleats es troben a oficines o gabinets tancats, és molt menys probable que es reuneixin en persona i que tiri més correus electrònics (cosa que, com hem vist, té els seus inconvenients).

Per tant, si voleu fomentar una comunicació més presencial (i hauríeu de fer-ho), continueu enderrocant aquestes parets.

17. Col·labora al núvol

Una cosa que pot perjudicar la comunicació és l'accés. El vostre equip necessita un accés fàcil a documents crucials. A mesura que la tecnologia evoluciona esdevé encara més important mantenir segurs aquests documents.

Una cosa que podeu fer és emmagatzemar els documents més importants (com ara directrius d’empresa, plantilles importants o fulls d’objectius) al núvol perquè tothom hi pugui accedir. Google Drive, DropBox o la unitat compartida de la vostra empresa són maneres excel·lents de mantenir aquest tipus de documents a l'abast del vostre equip.

BONUS: no oblideu els empleats remots.

Finalment, hi ha moltes possibilitats que una part de la vostra plantilla no treballi a la seu de la vostra empresa.

Teniu un magatzem fora de lloc? Una oficina d'enginyeria per satèl·lit en una altra ciutat, o fins i tot en un altre país? A un grapat d'empleats remots que treballen des de casa ? Un equip de vendes extern que no arriba a l'oficina?

Pot ser fàcil oblidar que tot allò que hem comentat fins ara també s’aplica a ells. Els vostres empleats remots haurien de sentir-se tan atesos, inclosos i informats com els vostres empleats a la seu.

Així, doncs, a la vostra reunió a mà, assegureu-vos que hi hagi un canal d’àudio o vídeo en directe que puguin seguir. Si feu preguntes i respostes, feu preguntes de la gent que ho mira remotament. I voleu als vostres empleats, almenys un cop a l'any. Tot i les sorprenents eines de comunicació disponibles avui en dia, res no supera la interacció cara a cara.

Conclusió

Com podeu veure, hi ha més coses que la comunicació en el lloc de treball no sembla. Les emocions, els objectius empresarials, les eines i la logística convergeixen i, de vegades, pot semblar que hi hagi massa parts mòbils per definir realment la vostra estratègia de comunicació.

El millor consell és recordar posar-se en la pell del seu empleat i intentar veure les coses des del seu punt de vista. Si ho feu, les decisions correctes seran obvies.

Quines són algunes tàctiques que utilitzeu per millorar la comunicació al vostre lloc de treball? Feu-nos-ho saber en els comentaris següents.