17 habilitats d’assistent executiu el 2021 per obtenir una efectivitat insana

Porter. Guardià. Objectiu tendre. Policia de trànsit.

Com a assistent executiu, apostaria que abans us havien anomenat una de les etiquetes anteriors.



Ha de ser frustrant. Tot i que hi ha un gra de veritat en la idea de la EA com a 'gatekeeper', aquesta descripció amb prou feines ratlla la superfície de tot el valor que proporcioneu.

Habilitats d Potser una descripció més precisa aniria així:

Soci estratègic. Confiant de confiança. Solucionador de problemes professionals.



Penseu en això: una explosió de eines organitzatives Les aplicacions per prendre notes, les plataformes de comunicacions i les solucions de calendari vol dir que la majoria d’executius són més autosuficients del que mai ho han estat mai. En tot cas, els executius actuals necessiten menys assistència administrativa, no més.

I, tanmateix, els assistents executius són possiblement més valuosos ara que en dècades passades.

Per què és així?



Senzill. La funció EA s'ha transformat d'un rol secundari a un de més estratègic. Els executius actuals es basen en els seus ajudants no només per obtenir ajuda d’administració, sinó per assessorament estratègic, experiència tècnica i anàlisi crítica. S'espera que els EA participin en coses tan àmplies i variades com gestió de projectes , planificació d'esdeveniments i comunicacions internes.

Els EA actuals també sovint tenen la tasca de gestionar la cultura de l'empresa (remota) mitjançant un programari de reconeixement d’empleats M'agrada muntatge .

És per això USA Today va descriure l'Assistent executiu com el 'paper de poder' de Silicon Valley i va informar que no és estrany que els EA de la meca tecnològica obtinguin sis xifres.

Un paper exigent com aquest requereix habilitats a nivell expert. Per tant, tant si esteu compromesos amb el camí de l’EA com si voleu fer servir el paper per saltar al vostre treball somiat, aquí teniu les habilitats que necessiteu per sorprendre els vostres caps i tenir el major impacte per al vostre equip.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Taula de continguts

Principals habilitats per a assistents executius dedicats

Recentment hem enquestat 1.273 assistents executius al grup de Facebook del nostre Estat de l'Assistent executiu monday.com va ser escollida la seva eina de ivitat / organització preferida.

Dilluns Gif

idees de rompedor de gel per treballar

1. Conèixer tots els secrets més ben guardats

Alguna vegada us heu adonat que els EA sempre semblen tenir una resposta per a això, una solució per a això i un recurs per ajudar amb tot el que hi ha al mig?

Bé, aquí teniu un secret: no sembla que els EA tinguin una sèrie de trucs a la màniga; en realitat ho fan .

Molts EA mantenen un 'petit llibre negre' (també conegut com a document Word o fitxer Excel) de recursos, una llista d'eines útils, serveis, enllaços i contactes. (Sabent que probablement es trobarien amb gairebé qualsevol desafiament significatiu a la seva carrera, aquests intel·ligents EA van trobar una manera de recordar tots els recursos potencialment útils).

Comenceu la vostra pròpia llista de recursos amb el nostre secret preferit:

  • L’assistència . Considereu aquest butlletí setmanal freemium la vostra drecera per conèixer tots els secrets més ben guardats, les eines tecnològiques més útils i els consells provats sobre el terreny d’altres EA amb precisió. Fins i tot podríeu sentir que teniu una superpotència a mesura que s’obtenen nous secrets en un plat de plata (també conegut com a correu electrònic amb un format meravellós) cada setmana.

Recursos addicionals:

2. Calma sota pressió

meditació al despatx

No deixem les coses amb sucre: els executius poden ser exigents! La majoria dels executius tenen feines a alta pressió, i aquesta pressió sovint se us transmet.

què és un pla de benestar

No tots els dies serà un simulacre d’incendi, però és fonamental que pugueu funcionar en situacions d’alta pressió que, sens dubte, us arribaran.

Tornant al meu exemple anterior, hi havia alguna cosa a més de la seva ingeniositat que va ajudar a EA a la meva història a capturar aquells bitllets de Laker: aquella respiració profunda que va prendre.

Es va mantenir tranquil·la sota la pressió d'una tasca difícil amb un termini limitat. Abans havia estat en aquesta situació i sabia que, si calmava la ment i se centrava en allò que podia controlar (el seu esforç), seria capaç de fer que passés alguna cosa.

Aquí teniu alguns recursos per ajudar-vos a mantenir la calma quan les coses es tornen una mica boges.

3. Perseverant enginyós

Prenent notes a la llibreta de sobretaula

Com a EA, quantes vegades se us ha demanat que traieu l'impossible?

Un bon ajudant sap que fer el possible ve amb el territori. Per fer-ho, cal que tingueu poc enginy i que us decidiu a fer-ho.

Una de les gestes EA més impressionants que he vist mai va ser fa uns anys en una empresa de tecnologia de Los Angeles. Un dels assistents de l'execució va rebre una sol·licitud del seu cap cap a les 10 del matí. un divendres:

'Ei, entretinc un inversor VIP aquesta nit', li va dir mentre passava pel seu escriptori. 'Necessito dos seients al costat del tribunal per al partit del Laker d'aquesta nit'.

El cas és que els seients Laker al costat de la pista són prou difícils de trobar en circumstàncies normals. Però no eren circumstàncies normals. Aquest va ser el playoff. Va ser el bitllet més calent de la ciutat.

Mai no oblidaré el que va fer després que el seu cap entrés al seu despatx després de llançar-la amb tanta casualitat.

Va fer una pausa, va respirar profundament i de seguida es va posar a treballar. Va recórrer llocs de bitllets, anomenats corredors de bitllets, va perseguir falsos contactes a Craigslist. Quan això no va funcionar, va agafar el telèfon i va accedir a la seva xarxa d’altres EA, cobrant favors de llarga data i negociant favors.

Per ser sincer, encara no sé exactament com ho va fer. El que sí sé és que vaig veure el seu cap i el seu convidat VIP a la televisió aquella nit, asseguts al marge i fent-se malhumorats cada vegada que Kobe (RIP) n’escotava un tres.

Pro-Tip: un bon ajudant sap que fer possible l’impossible ve amb el territori. Per fer-ho, necessiteu poc enginy i una decisió per fer-ho; totes dues qualitats són un butlletí gratuït com L’assistència , us pot ajudar a aprofundir i desenvolupar-vos. ( Inscriviu-vos aquí )

4. Competència tècnica

iphone a escala de grisos

Aquí hi ha un altre barret que cal afegir a la llarga llista que ha de portar la EA mitjana: professional de la informàtica personal.

A més de les eines professionals habituals com Microsoft Office o la suite G de Google, la EA actual ha de ser competent en la infinitat de sistemes, aplicacions i connectors que els executius fan servir per fer la seva feina. Això pot significar un coneixement pràctic de Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce i Zuora, només per citar alguns.

No es tracta només d’obtenir una comprensió bàsica per enganxar-la al vostre resum . Preneu-vos el temps per utilitzar plenament aquestes eines us ajudarà amb la vostra ivitat general i us pot assegurar al vostre executiu que esteu preparat per a qualsevol eina que us pugui trobar.

Quan les coses van de costat en termes de tecnologia, un EA poques vegades té temps d’esperar a que les TI solucionin les coses. La capacitat de resoldre problemes per al vostre cap és una habilitat imprescindible. Això és especialment cert en entorns d’inici, on un EA pot ser el més proper a un especialista en TI que té l’empresa.

5. Big Picture Thinking

dona de peu fora de l

Els millors EA es converteixen en confidents i assessors dels seus executius.

Recordeu, teniu una perspectiva que tenen molt pocs a l’empresa. Interactueu amb empleats a tots els nivells i probablement treballareu amb molts departaments.

reptes de pèrdua de pes a la feina

Però per exercir el paper de caixa de ressonància per al vostre cap, primer heu de tenir una comprensió sòlida del vostre negoci perquè pugueu fer preguntes més detallades en el context més ampli dels objectius de la vostra empresa.

Si no esteu del tot segurs de la vostra comprensió de les entrades i sortides de la vostra empresa i dels vostres competidors, hi ha una manera divertida i senzilla de posar-vos al dia ràpidament. Dinar!

Feu una cita per dinar cada setmana amb algú d’un departament diferent amb el propòsit exprés de conèixer més a fons què fan i com el seu equip contribueix a la missió més gran de l’empresa.

Aprofiteu. Feu preguntes com: quines han estat les victòries més grans del vostre equip? Els reptes més grans? Quin dels nostres competidors us manté al dia a la nit? Si tinguéssiu una vareta màgica, què canviaria de la companyia d’un dia per l’altre? La indústria?

Després de la conversa, escriviu els dos o tres grans menjars per emportar de la conversa. Conserveu-los en un full de càlcul per facilitar-ne la consulta.

Aquesta no només és una manera excel·lent de connectar-vos a la xarxa dins de la vostra empresa, sinó que en poc temps haureu construït els coneixements fonamentals que necessiteu per proporcionar informació valuosa al vostre cap.

entrenament per fer a la feina

6. Prioritat despietada

fent una llista de comprovació

Tornem a la idea d'EA com a 'gatekeeper'.

Tot i que definitivament crec que aquesta etiqueta és una simplificació excessiva, sí que és veritat d’una manera fonamental: els EA de rockstar ajuden els seus caps a limitar les distraccions i se centren només en els problemes més urgents i en les activitats de major influència.

En termes més senzills, els EA han d’ajudar els seus caps a donar prioritat i han de ser absolutament despietats al respecte.

Es necessita un judici raonable per esbrinar què justifica l’atenció i què ha de tancar. Però no tot és cosa vostra. La priorització és una cosa que treballeu en col·laboració amb el vostre cap i és definitivament una cosa que millorareu amb el pas del temps.

El primer pas crític és tenir clars els objectius generals. En poques paraules, no es pot prioritzar sense objectius clars que us ajudin a orientar-vos.

7. Discreció revestida de ferro

home veient gràfics a la tauleta

Ja siguin notícies sobre una propera adquisició, qüestions de recursos humans, informes financers o secrets comercials, els executius de primer nivell tracten constantment informació sensible.

Això, per descomptat, significa que també ho fan els seus ajudants.

La transparència és una virtut en els negocis, però fins i tot les organitzacions més obertes tracten informació privilegiada que s’ha de tractar amb delicadesa.

La confiança és probablement l’únic factor determinant més important a l’hora de tenir èxit en la funció EA. Una de les maneres més segures d’erosionar la confiança entre tu i el teu cap és ser descuidat amb informació sensible. Xafardejar, afegir combustible als rumors d'oficines o publicar sobre assumptes d'empreses privades en fòrums públics com les xarxes socials mai no està bé.

Per descomptat, passen errors. Un cop d'ull a la llengua o un missatge de correu electrònic errat pot tenir el mateix efecte que un tuit públic sobre els propers acomiadaments de la vostra empresa.

El millor que cal fer és fer-ne càrrec. Informeu el vostre cap de la situació i treballeu junts per solucionar-la.

8. Organització impecable

llibreta amb esquemes amb bolígrafs a l’escriptori

Podria ser evident, però l’organització és una necessitat absoluta per als assistents executius. El rol de la EA és molt ràpid i canvia constantment, de manera que no us podeu permetre perdre uns segons preciosos sense estar organitzats. De fet, una bona EA desenvolupa sistemes organitzatius i millora els processos heretats desordenats.

Si el vostre joc organitzatiu pot fer alguna millora, comproveu-ho monday.com (el nostre preferit) com a solució!

9. Multitarea estratègica

home amb quatre braços multitarea

Sí, ho sabem, la multitasca és un mite. El nostre cervell no està dissenyat per gestionar més d’una tasca complexa alhora.

Tanmateix, com hem escoltat una i altra vegada dels assistents executius, és essencial un cert grau de tasca múltiple per al paper.

El truc és emparellar tasques més senzilles com respondre a correus electrònics o reservar viatges. Si esteu en espera, per què no introduïu o envieu dades de manera ràpida?

Prioritzeu definitivament les vostres tasques que requereixen molt d’enfocament i elimineu-les una per una. Però quan puguis, combina les activitats més insensates per maximitzar el teu temps.

Com es pot fer més en el mateix temps? Enfocament.

Després d’haver prioritzat les vostres tasques, doneu-los el 100% de la vostra atenció, fins i tot si els vostres pensaments intenten explorar totes les tasques pendents que heu d’afrontar a continuació. Molts mestres de tasques juren pel Tècnica de tomàquet per passar per les seves llistes de tasques.

Simplement seleccioneu una tasca, configureu un temporitzador durant uns 25 minuts i centreu-vos només en aquesta tasca fins que s'acabi el temporitzador. A continuació, feu un descans i repetiu. Els increments curts fan que l’atenció centrada sigui més accessible.

10. Anticipació sobrenatural

dues persones debaten notes en una reunió

Els EA realment grans juguen als escacs, no a les dames.

jocs de trencaclosques per a adults

Per prosperar realment en el paper, heu de ser capaços de veure deu moviments per endavant i preveure els problemes abans que es converteixin en problemes de ple rendiment.

Això es desenvolupa de dues maneres. El primer és el que anomeno 'anticipació situacional'. És llavors quan veieu que s’uneixen els elements d’un problema potencial i treballeu de manera proactiva per evitar que es desenvolupin.

El segon és 'anticipació personal' i tracta de conèixer les preferències i la idiosincràsia exclusives del vostre cap.

Per exemple, si la vostra experiència us ha ensenyat que el vostre cap és més agut a les hores del matí que després de dinar, organitzeu aquesta dura reunió al matí i no a la tarda.

En ambdós casos, anticipar-se a problemes i retallar el brot us pot estalviar innombrables maldecaps al llarg de la carretera i permetre que vosaltres i el vostre cap us centreu en les coses importants.

(PS - Converteix-te en l'heroi del teu cap: posa’t a les mans L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

11. Intel·ligència emocional

dues dones i un home en una reunió

Les EA tracten amb la gent, moltes d’elles. A nivell intern, interactueu amb els empleats de tots els nivells de l'organització, des dels col·laboradors d'entrada fins als gestors, fins al c-suite.

Externament, s'aplica el mateix. En un sol dia, podríeu tractar amb executius d’altres empreses, inversors i membres del consell, proveïdors que lluitin pel negoci de la vostra empresa o periodistes que intentin que el vostre cap digui alguna cosa al registre.

Les habilitats de les persones són imprescindibles i una gran part d’elles són la lectura de les indicacions emocionals i el llenguatge corporal de les persones. Fer-ho pot ser la diferència entre difondre una situació tensa o llançar el vostre cap als lleons (cosa que definitivament no agrairà).

què és un berenar salat

Fes una ullada Els 10 manaments d’intel·ligència emocional d’Inc per conèixer altres coses que podeu fer per desenvolupar les habilitats de la vostra gent.

12. Comunicació a nivell d’experts (i una tendència a la conversa real)

dona fent presentació en reunió

Per gairebé les mateixes raons, les habilitats comunicatives són una part important de l’equació EA. Un assistent executiu és com un portaveu del seu executiu. En moltes situacions, les vostres paraules es tracten com si fossin del vostre cap, de manera que els correus electrònics i l’etiqueta adequada del telèfon són imprescindibles. També cal ser capaç de fer-ho comunicar estratègia de manera clara i precisa, així com ser persuasiu de tant en tant.

Molts EA també assumeixen funcions de comunicacions internes de facto, redactant correus electrònics interns en nom del seu cap. Aquests correus electrònics poden arribar a departaments sencers, fins i tot a empreses senceres, de manera que les habilitats d’escriptura de primer nivell són un gran actiu.

Més enllà d’això, la comunicació és fonamental. La majoria de les habilitats que s’enumeren en aquest article simplement no són possibles sense una bona comunicació.

Aquí hi ha una altra cosa a tenir en compte a l’hora de comunicar: un bon EA sap que les converses reals governen el dia.

Recordeu, els executius volen poder rebutjar idees o avaluar la vostra reacció a les solucions proposades. Però això només funciona si us manteniu fidels al vostre punt de vista real.

El vostre cap no vol un home sí ni una dona sí. Vol (i necessita) escoltar el que realment penses.

Així que mantingueu-ho real. Els executius poden viure en una bombolla. Depèn de vosaltres ser la seva comprovació de la realitat de tant en tant.

13. Velocitat i decisió

home i dona reunió amb ordinador portàtil

No hi ha temps per a l’equivocació en el món trepidant de l’assistent executiu. Un bon EA resumeix la situació, recull la informació necessària, fa les preguntes adequades i, sobretot, actua.

És cert, poques vegades tindreu tota la informació que necessiteu. Però el millor és actuar amb rapidesa i confiança i avançar les coses en lloc d’esperar per obtenir més claredat o, pitjor encara, permís.

Escrivint per a Muse, l’entrenador de decisions, Nell McShane Wulfhart, explica 4 passos que ajuden a qualsevol persona a prendre decisions més ràpides i intel·ligents . Això és el que Wulfhart diu que heu de fer a l’hora de prendre una decisió important:

'Aclareu el que realment voleu.'

'No trieu alguna cosa només perquè' se suposa que ho haureu de fer '.

'Recordeu que fer alguna cosa supera a no fer res'.

'La pràctica és decisiva'.

Llegir el publicació completa aquí.

14. Pell gruixuda i sentit de l’humor

dona a la tauleta a l

Aquí hi ha la cosa. No hi ha dubte que teniu una feina important, igual que l’executiu amb qui treballeu tan de prop dia a dia. És possible que tingueu una mà en algunes decisions força grans, que afectin el futur de la vostra empresa i els mitjans de subsistència de les persones amb qui treballeu.

Però al final, el més probable és que la majoria de decisions no siguin la vida o la mort. És important mantenir les coses en perspectiva i poder riure de tu mateix (i del teu cap) de tant en tant.

La capacitat de rodar amb els cops, restablir-los després d’un mal dia i mantenir les coses en perspectiva són fonamentals per convertir-se en un EA assassí.

com ser el millor ajudant executiu

15. Xarxes

interconnexió

Recordeu l’EA que va aconseguir bitllets impossibles de trobar als Lakers? Va aprofitar la seva sòlida xarxa per fer màgia. Sense assistència, consells i connexions addicionals, és possible que la EA no hagués tingut tant èxit; només es pot aconseguir tant demanant favors a Craigslist. Quan les tasques creixen a proporcions llegendàries, es necessita un poble per dur-les a terme.

Per construir i mantenir una xarxa de suport sòlida, els EA han de cultivar increïbles habilitats en xarxa.

idees de regals per al personal d’oficina

Aquests són alguns dels nostres consells i trucs de xarxes preferits:

  • Uniu-vos a tants Facebook i grups en línia com puguis. Són llocs perfectes per obtenir respostes ràpides a preguntes difícils.
  • Ús Quedar per crear el vostre propi grup de suport EA que es reuneixi setmanalment.
  • Si sovint us relacioneu amb qualsevol EA d’altres empreses, envieu-los LinkedIn sol·licituds de connexió i convidar-los a cites de cafè informals.
  • Pagar per avançat. Si navegueu per un tauler en línia o assistiu a un esdeveniment i coneixeu una altra EA que ho necessiti, ofereu els vostres serveis immediatament. Si alguna vegada voleu obtenir ajuda, assegureu-vos de donar-la generosament.
  • Inicieu un bloc de nínxol. Crear contingut altament específic que parli amb altres EA és una manera excel·lent de formar una xarxa de professionals amb la mateixa opinió.

16. Habilitats de negociació

treball en xarxa

Voleu saber què més va fer bé l'EA que va aconseguir bitllets impossibles de trobar als Lakers? Ella va utilitzar habilitats de negociació per captar bitllets que tothom volia.

Tant un art com una ciència, la negociació mistifica molts. Pot semblar que algunes persones acaben de néixer amb cert no sé el que això inspira els altres a fer les seves ofertes, i potser sí. Però, molt probablement, aquestes persones van cultivar les seves impressionants habilitats de negociació. Tu també pots.

La Universitat de Santa Clara té una pàgina de recursos fantàstica desenvolupar habilitats de negociació . A continuació, es detallen alguns dels punts clau per emportar:

      • Practiqueu negociant sovint, sobretot quan no hi ha res en joc. El Centre de recursos sobre la negociació de l’ensenyament de la negociació de la Facultat de Dret de Harvard centenars de simulacions per tirar endavant la vostra pràctica.
      • Posa’t en la pell de l’altra persona. Com veuen la situació?
      • Penseu en l’apalancament per ambdues parts. Tens un balancí parell o es desvia cap a un costat? Com es pot inclinar cap al teu costat?
      • Llançar una mentalitat de 'guanyar' o 'perdre'. Després d’una bona negociació, tothom hauria de marxar amb alguna cosa.

17. Habilitats analítiques

treball en xarxa

A la introducció, esmentàvem que els rols d'EA han anat creixent de manera més estratègica. Mantingueu-vos al dia amb les expectatives canviants i augmenteu la vostra capacitat de pensar estratègicament mitjançant la formació d’habilitats analítiques.

Podeu aprofitar un fort conjunt d’habilitats analítiques en qualsevol situació, des de manejar escenaris socials complicats fins a prendre decisions pressupostàries sobre el pressupost de l’empresa. Aquestes habilitats converteixen els empleats sòlids en pensadors crítics indispensables que sempre semblen tenir les respostes.

Per construir més habilitats de pensament analític, el recomanen experts en educació d'Udemy, una plataforma d'aprenentatge en línia una varietat de passos senzills. Aquí teniu alguns menjars per emportar adaptats:

  • Visualitzeu les vostres accions hipotètiques i amplieu les vostres habilitats de pensament experiments de pensament . Quan aparegui una situació del món real, estareu a punt per afrontar-la amb les vostres habilitats de raonament més nítides.
  • Avaluar el món a través d’una lent lògica. Quan escolteu una declaració o llegiu una notícia, considereu si es podria provar o no. Aquesta pràctica ajuda a les decisions estratègiques i capacita el vostre cervell per complementar les vostres decisions i idees amb proves.
  • Posa en qüestió els números. Els fets, les xifres i les estadístiques només són tan bons com els seus mètodes de recollida. Com que molts executius volen que els números facin còpies de seguretat de les decisions, és important que els EA sàpiguen qüestionar les fonts. Per exemple, si un informe d'una enquesta recent suggereix que la majoria dels empleats serien més feliços si tinguessin cafè gratuït, podeu preguntar-vos sobre la mida de la mostra. Les xifres poden semblar significatives, però si només 20 persones d’una empresa de 500 persones realment han realitzat l’enquesta, és possible que els resultats no expliquin una història concloent al cap i a la fi.

La gent també fa aquestes preguntes sobre les habilitats de l'assistent executiu

P: Què fa un ajudant executiu el 2021?

  • R: La funció EA s'ha transformat d'un rol secundari a més d'un soci estratègic. Els executius actuals es basen en els seus ajudants no només per obtenir ajuda d’administrador, sinó també per obtenir consells, experiència tècnica i anàlisi crítica. S'espera que els EA participin en coses tan àmplies i variades com la gestió de projectes, la planificació d'esdeveniments i les comunicacions internes. Dcbeacon ha entrevistat milers d'EA per oferir-vos el màxim 17 habilitats d’assistent executiu el 2021 !

P: Com puc millorar com a assistent executiu?

P: Quines són les habilitats més importants per aprendre com a assistent executiu?

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

I tu? Quina és l’única habilitat que ha estat la més responsable del vostre èxit?

Alguna cosa que ens va faltar? Sona als comentaris següents.