16 habilitats innegables dels millors assistents administratius el 2021

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

Un auxiliar administratiu estel·lar pot ser l’arma secreta d’una empresa.

'Assistent administratiu' solia ser sinònim de coses com la programació, la comptabilitat i l'organització de viatges. Avui no és així .

Tot i que aquestes funcions segueixen sent una part important de la feina, actualment els administradors tenen moltes més tasques. Sovint, els administradors assumeixen funcions estratègiques de primera línia tradicionalment relegades a recursos humans o operacions, com ara incorporant nous contractes i planificació d'esdeveniments.

Els administradors actuals sovint també tenen la tasca de gestionar la cultura d’empresa interna i remota mitjançant un programari de reconeixement d’empleats M'agrada muntatge - que és gratuït.

Cada vegada més, mantenir una cultura d’oficina positiva és fonamental per reclutar i retenir els millors talents, implicació dels empleats , i els va inspirar a fer el millor possible. L’administrador d’una empresa se sol encarregar de responsabilitats relacionades amb la cultura, com ara la planificació fora de lloc i la gestió avantatges com aperitius d’oficina i, en general, mantenir l’ambient d’oficina.

A l’hora d’aconseguir-ho, s’espera que els administradors continuïn funcionant sense problemes, independentment del que calgui. Penseu en ells com el 'jugador utilitari' del beisbol. Són Jacks i Jills of-all-trades, que s’espera que tinguin un alt nivell en un munt de situacions diferents.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Per tant, és lògic que els administradors actuals necessitin una àmplia gamma d’habilitats per tenir èxit en aquest desafiant paper.

Però, quines són aquestes llistes d’habilitats administratives? I què separa els bons administradors dels grans? Quines idees de desenvolupament professional per als assistents administratius heu de seguir?

Això és exactament el que vam demanar a la nostra comunitat d'administradors de rockstar. Aquí teniu les habilitats per a assistent administratiu que realment paguen les factures.

Recentment hem enquestat més de 1.273 assistents executius al grup de Facebook del nostre Estat de l'Assistent executiu i hem trobat això monday.com era la seva eina de ivitat preferida.

Taula de continguts

1. Conèixer tots els recursos

Quan sou assistent administratiu, tothom sempre confia en vosaltres per tenir una solució per a cada problema o una eina que s’utilitzi per a cada necessitat.

preguntes sobre trencaclosques per a adults

Els administradors destacats es mantenen per davant de les preguntes mantenint una base de dades o un fitxer Excel amb eines i recursos útils útils.

Inicieu la vostra pròpia llista d'accions amb algunes de les nostres 'armes secretes' d'administrador preferides.

L’assistència : Considereu aquest butlletí setmanal freemium la vostra drecera per conèixer tots els recursos, inclosos els programes útils i la tecnologia per estalviar temps. Estigueu al dia tenint un resum de recursos que us lliuraran cada setmana en un plat de plata (també conegut com a correu electrònic amb un format meravellós). Inscriviu-vos gratis aquí!

Altres recursos útils:

2. Resolució de problemes creatius

Si voleu aprendre a ser un bon assistent administratiu el 2021, la solució de problemes hauria de ser a la vostra caixa d’eines. Com que la responsabilitat principal d’un administrador és mantenir les coses al punt, la resolució de problemes és una habilitat indispensable. Amb el treball remot i els horaris flexibles en augment, el lloc de treball modern actual exigeix ​​un nou tipus de pensament creatiu perquè tot funcioni correctament.

Chelsea Hnat, assistent executiu del conseller delegat de Advancing Women Executives, ens explica per què:

chelsea-hnat“Els assistents administratius estan en una posició única per ser polímates: coneixen molts aspectes diferents del seu entorn de treball i són vistos com un recurs per a la resolució de problemes.

Com més siguin capaços de solucionar eficaçment els problemes, més valuosos seran en la seva posició perquè mantenen tot el moviment sense problemes '.

La creativitat i la capacitat d'improvisar, segons Hnat, són una part necessària de l'equació en empreses de qualsevol mida.

chelsea-hnat'Ho veig tant en empreses petites com en empreses grans, però en una empresa petita com la meva, l'impacte d'aquestes habilitats d'administració és monumental i realment et fa notar'.

3. Etiqueta adequada

Els administradors s’interfacen amb la gent cada dia. Tot tipus de gent.

Igual que els gestors d’oficines Els administradors són una de les poques persones d'una empresa (que no sigui potser el CEO o el personal sènior de recursos humans) que tracta d'empleats de tots els nivells.

conèixer-te jocs

Per descomptat, això no es limita a les interaccions internes. El rol d'administrador és gairebé sempre orientat cap endavant. Si sou administrador, sovint sou el responsable d’un departament o executiu, gestionant les trucades entrants, contactant amb els proveïdors o parlant directament amb executius d’alt nivell en altres empreses.

Per això, les bones maneres i l’etiqueta són tan importants. L’administradora Elizabeth White-Peters explica, dient-nos que les maneres són “un art perdut que guia a través de moltes circumstàncies difícils”.

Segons White-Peters, un dels secrets per dominar l'art de les maneres és escoltar. Ella diu,

elizabeth-white-peters'[Un] rockstar [administrador] escolta no només les paraules, sinó el to i el llenguatge corporal per llegir entre línies'.

Aquí teniu un exemple del que vol dir:

elizabeth-white-peters“Sona el telèfon. És una veu agreujada que exigeix ​​parlar amb el gestor. Mentre somriu i és educat, un administrador avalua ràpidament la situació. Basant-se en la cultura de l’empresa, es podrien dur a terme diverses accions: es podria prendre una nota i assegurar a la persona que truca que es transmetria, es podria posar en espera la persona que truca i determinar com interrompre el gestor / transferir la trucada o es pot intentar resoldre el problema directament.

Escoltant el llenguatge i el to, es pot determinar quines accions cal fer. A cada pas del camí amb una comunicació educada, augmenta el potencial de gestionar la situació per obtenir els millors resultats per a la persona que truca i el gestor.

Tots dos notaran 'si us plau' i 'gràcies'. Amb experiència, l’administrador aprendrà del gestor el que ha funcionat bé i, per tant, sabrà com gestionar la propera ocurrència ”.

Resulta que els administradors necessiten un coeficient intel·lectual emocional elevat i la capacitat de llegir persones i reaccionar en conseqüència.

4. La intel · ligència emocional

La intel·ligència emocional es refereix a la capacitat d’entendre i fins i tot influir en les emocions en nosaltres mateixos i en els altres. Els administradors amb més èxit tenen intel·ligència emocional a pics. A continuació s’explica per què:

  • La intel·ligència emocional facilita el treball de les persones. Els administradors sintonitzats amb les emocions dels altres aconsegueixen millors resultats de les negociacions i altres interaccions. La intel·ligència emocional es tradueix en millors resultats en el tracte amb totes les persones i totes les situacions, cosa que fa que sigui una habilitat imprescindible per als administradors, que han de sol·licitar feina, realitzar treballs i negociar Sobre treballar amb un munt de persones.
  • La intel·ligència emocional ajuda les persones a gestionar les emocions dels altres. Aquesta capacitat de llegir persones ajuda els administradors a anticipar-se a les necessitats dels caps i d’altres socis clau. Per exemple, suposar que un cap no està satisfet amb un informe proporciona a un administrador ambiciós la possibilitat de guanyar-se el favor redirigint o replantejant la conversa.
  • La intel·ligència emocional fa que la resolució de conflictes sigui una brisa. Comprensió les emocions faciliten el tracte amb les emocions, fins i tot les negatives. I saber tractar les emocions proporciona als administradors les eines per resoldre qualsevol conflicte.
  • La intel·ligència emocional facilita la gestió de l’estrès. Els administradors intel·ligents emocionalment poden reconèixer els signes del seu propi estrès i adonar-se que és hora d’aturar-se per meditar.

5. Previsió i anticipació

No cal que els millors administradors expliquin què han de fer. Preveuen la solució abans que el problema es converteixi en un problema. Aquests administradors passen de ser de gran ajuda a ser indispensables; els caps secrets de les armes no poden viure sense.

Kelly Todd va començar la seva carrera com a EA, donant suport a dos executius d'una companyia de producció amb seu a HGTV. En la seva ment, era la seva capacitat d’anticipació el que realment la feia brillar.

kelly-todd-quote'Prestar atenció als detalls us portarà molt lluny perquè aquests executius exigeixen la perfecció i, per molt agradables que puguin, volen que les coses es facin bé i la vostra feina ... és facilitar-los la vida.

Si podeu mantenir-vos un pas per davant del cap, com ara: 'Em vaig encarregar de fer-vos aquesta reserva perquè veig al calendari que esteu bloquejat'.

Aquesta expectació i aquest tipus de preparació per sobre d'ells us farà destacar realment ...

L ’[administrador] pot ser el millor amic de l’Exec i, si pensen un pas per davant d’ells, destacareu'.

Chelsea Hnat està d'acord:

chelsea-hnat'Atès que el seu treball implica molts aspectes diferents dins d'una empresa, tenen una capacitat diferent per predir reptes i resultats potencials'.

6. Multitarea

En el passat, ho hem argumentat la multitarea és un mite que destrueix la ivitat . Els nostres cervells no estan connectats per dur a terme tasques de més d’un nivell alhora, de manera que la millor estratègia és prioritzar-los i eliminar-los d’un en un.

Us recomanem que utilitzeu un programari com monday.com per crear, fer un seguiment i supervisar les vostres tasques diàries. Hi ha una prova gratuïta a la qual us podeu inscriure aquí .

I, tot i que això és en gran part cert, per exemple, no s’ha d’intentar escriure un model financer mentre es troba en una trucada de vendes, algunes de les responsabilitats bàsiques de l’administrador requereixen que eliminin les tasques simultàniament.

Això es deu al fet que, a més de les responsabilitats més estratègiques i més grans, les tasques generals com la presentació o la programació encara recaen en administradors. Poder fer-ho ràpidament (o simultàniament) és un avantatge important. Els millors administradors ho fan sense esforç.

Stephanie Merritt, assistent administrativa de Bonitz, explica:

Stephanie-Merritt“La màxima habilitat que té un assistent administratiu és la capacitat de fer diverses tasques. Sé que normalment tinc algunes coses al mateix temps i he de poder fer les dues coses alhora.

Per exemple: he de fer habitacions d'hotel per als nostres subcontractistes, mentre estic al telèfon, puc respondre correus electrònics o acabar alguns tràmits '.

7. Adaptabilitat

Com hem assenyalat anteriorment, les responsabilitats de la llista d’un administrador són àmplies i variades. Sovint, això significa ser capaç d’aturar-se en un cèntim i pivotar cap a un projecte completament aliè. Les coses canvien ràpidament i els millors administradors poden reaccionar i adaptar-se amb facilitat.

Per exemple, si el cap revela de sobte un viatge espontani que l’enviarà fora de l’oficina durant les pròximes dues setmanes, el seu administrador haurà de passar a l’acció, netejant el seu horari i comunicant-se eficaçment amb totes les parts afectades per evitar sentiments ferits i egos contusos. . En aquesta situació, no hi ha temps per estressar-se i dedicar hores a decidir què fer.

A continuació, us expliquem Merritt:

Stephanie-Merritt'L'altra habilitat principal seria poder canviar el que esteu treballant en un moment previ. Puc estar enmig d’alguna cosa i el meu cap entra i diu que necessita alguna cosa ara, he d’aturar el que estic fent i fer el que m’ha demanat i després tornar al camí del que feia abans que ell vingués per veure'm.'

Aquest és un punt clau: no es tracta només de canviar ràpidament de tasques, sinó de poder tornar a la pista un cop es torni a canviar. Al cap i a la fi, hi ha molt poc que un administrador faci que no sigui important.

8. Organització meticulosa

Podria semblar una obvietat, però és molt important. Quan treballeu en molts projectes diferents, no teniu temps de perdre la feina duplicada per manca d’organització. A més, l'organització ajuda a reduir l'estrès i també impedeix que la feina important 'caigui per les esquerdes', tant literalment com figurativament.

Pel que fa a la vostra organització, Stephanie Merritt sosté que només hi ha una regla: el que us funcioni:

Stephanie-Merritt“No hi ha dues persones que treballin igual. M’agrada acabar un projecte abans de començar-ne un altre. Però això no sempre és possible, així que he de tenir recordatoris per dir-me que acabi el primer projecte en què treballava.

millors regals per al personal d'oficina

Tothom té les seves pròpies habilitats organitzatives i sap el que li funciona millor. Sóc una persona visora. Faig servir molt el calendari. També tinc coses al pis per poder estar al dia de tot.

Una noia amb qui treballo fa servir piles al seu escriptori, de manera que pot estar segura del que està treballant. ”

Sigui quin sigui el vostre mètode, l'organització és definitivament una habilitat d'administrador imprescindible.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

9. Tenir un 'cor de servidor'

Primer encunyat per Robert Greenleaf, el terme ' servidor-líder ”S’ha obert pas al lèxic de gestió fins tard. Es refereix a un estil de lideratge que posa el benestar dels altres en primer lloc. A la pràctica, això vol dir centrar-se en el desenvolupament personal i professional i veure la responsabilitat principal de cadascú de donar suport a l’èxit del seu equip.

Aquesta idea de 'servei' és tan important en el rol d'administrador com en el de lideratge.

valerie-gomez“Això és molt important. Un executiu o un ajudant administratiu de rockstar VOL servir al seu líder, ja sigui gran o petita. Un administrador fort sap que, ajudant a assolir els objectius del seu cap, aconseguiran els seus propis '.

-Valerie Gomez, auxiliar administrativa a ADP

Els grans administradors són desinteressats i saben que la seva voluntat de participar en l’equip contribueix a garantir l’èxit de l’equip i el seu.

10. Inventiu

La capacitat d’improvisar, pensar de peus i trobar solucions sobre la marxa és un dels trets més importants que un administrador pot captar. Valerie Gómez explica per què:

valerie-gomez“Encara he de coordinar un esdeveniment que es produeixi sense problemes, independentment del meticulós que planejo. Tant si hi ha un canvi d’últim moment en el nombre d’equips que ja teniu pressupostat com si hi ha un error del sistema a la pantalla del monitor 5 minuts abans de la programació de la presentació del cap.

Heu de ser capaços de pensar de peus: sigui quin sigui el problema, un administrador de rockstar trobarà una solució. '

Elizabeth White-Peters coincideix que l’enginy és un tret clau, dient:

elizabeth-white-peters'Veig que els AA són els MacGyver corporatius (recordeu aquell programa dels 90?) Que tenen les mans en una mica de tot, són capaços de resoldre problemes de manera creativa i poden fer les preguntes adequades al principi per evitar buits en projectes o reptes inesperats '.

11. Gra

Tots coneixem la llei de Murphy: tot el que pugui sortir malament anirà malament.

Bé, el món empresarial no és immune, ni molt menys. Qualsevol que hagi gestionat algun projecte sap que els reptes són inevitables.

El mateix passa amb el rol d'administrador. En algun moment, les coses aniran de costat. Els servidors es bloquegen, els sistemes de telefonia baixen, els proveïdors es descomponen, els vols es cancel·len, la gent deixa.

No es tracta només de tenir recursos. Es tracta de ser prou fort per resistir qualsevol situació. Un administrador de rockstar no s’esfondra sota pressió. Els millors perseveren, estan a l’altura i fan la feina. Això és un veritable granet.

A continuació s’explica com els administradors poden cultivar un veritable gra, de vegades anomenat resistència:

  • Socialitzar amb companys de feina. Socialitzar allibera oxitocina, cosa que redueix la susceptibilitat a l’estrès.
  • Demanant consell. De vegades, només necessitem una perspectiva diferent per passar els moments difícils.
  • Centrant-nos en la mentalitat. Les persones només poden controlar l’objectiu a través del qual veuen el món, però poden canviar els seus punts de vista de negatius a positius amb un simple canvi de perspectiva.

12. Comunicació eficaç

No hi ha cap tipus de comunicació que els administradors no toquin. Han de ser intel·ligents al telèfon, escriure bons correus electrònics i projectar confiança quan parlen cara a cara amb els empleats de tots els nivells. Sovint, han d’escriure comunicacions a tota l’empresa o fins i tot agrupar presentacions visuals en nom del seu cap.

No importa quin sigui el mitjà, la seva comunicació ha de ser clara , directe i succint. Això és especialment cert per als administradors que treballen estretament amb executius. Els consellers delegats i altres líders superiors no volen dissimular, divagar ni cap altra mena de corredisses: volen comunicació efectiva això és just al punt.

Aprendre la manera més eficaç de fer això ajuda a separar els bons administradors dels grans.

Serveis d'assistent virtual i els administradors que vulguin millorar les habilitats comunicatives poden demanar ajuda a un amic de revisió. Aquesta persona està preparada per proporcionar-la casual suggeriments sobre scripts presencials, correus electrònics i qualsevol altra cosa. No realitzen una revisió en profunditat; són simplement identificar àrees que simplement no tenen sentit.

Fins i tot després d’unes poques rondes de revisió, els administradors veuran diferents camins per augmentar la claredat de les seves comunicacions.

13. Estalvi tècnic

Actualment, els administradors i la tecnologia van de la mà. Ja no és només el correu electrònic: s’espera que els administradors siguin competents en una àmplia gamma d’aplicacions i plataformes integrades.

Parlem d’aplicacions de comunicacions com Slack, sistemes de calendari com ara Calendly , sistemes de facturació, plataformes de reserva de viatges, sistemes de recursos humans com TriNet , o programari de participació dels empleats com Quantum Workplace , 15Cinc o bé TINYpulse . (Llegiu l’impressionant guia de Quantum Workplace per a compra de programari de participació dels empleats .)

Això és molta tecnologia.

Quan les coses van malament, no sempre es pot confiar en el personal de TI. De fet, a les empreses més petites, l’administrador podria ser el tipus de tecnologia defacto. Si podeu reiniciar un ordinador bloquejat, també a prova de pensament crític , publiqueu una publicació de bloc a WordPress o, fins i tot, reinicieu Internet, ja teniu una oportunitat al joc d’administració.

Llavors, com poden els administradors polir la seva saviesa tècnica? Poden començar fent una llista de tecnologia d’ús freqüent i identificant amb quines eines s’hi senten menys còmodes. Després d’això, la pràctica és perfecta. Recomanem bloquejar una hora cada dia per experimentar amb diferents tecnologies, conèixer els sistemes i navegar per les eines. Ajuda i Comunitat pàgines. Moltes d’aquestes pàgines contenen tresors de recursos que la majoria de la gent ni tan sols busca; algunes pàgines tenen fins i tot interfícies de xat 24/7 o línies telefòniques dirigides per experts en tecnologia que poden respondre a qualsevol pregunta. Quan aparegui la següent gran dificultat tècnica, la gran solució pot ser tan fàcil com saber on anar per obtenir ajuda ràpidament.

14. Big Picture Thinking

Els administradors de confiança sovint són assessors de facto per a dirigents superiors. Poden servir de caixa de ressonància per a noves idees, suggerir nous processos o fins i tot considerar les decisions de contractació.

Els millors administradors proporcionen informació valuosa fent recomanacions basades en la comprensió del negoci i la seva cultura de l’empresa. És fonamental saber pensar sobre les coses en el context d’un conjunt més gran.

El pensament global pot semblar una cosa que queda millor als visionaris del món, però, en realitat, tothom pot cultivar la capacitat de pensar endavant. Penseu en la possibilitat de conduir. Una bona conducció defensiva consisteix a explorar per endavant per veure cap a on us porta la carretera. Aquesta mateixa tècnica s'aplica a conceptes abstractes, com ara els objectius de l'empresa. Quin camí estàs asfaltant per a la seva empresa amb les accions que realitza avui? Quins obstacles esperes afrontar? Quan pugueu visualitzar aquestes coses, podeu preparar-les.

15. Atenció al detall

Si el pensament general és important, el revers també és cert. Els detalls són importants a les tasques d’administració i és imprescindible tenir-los molt en compte.

Penseu-hi: molt del que fa un administrador és relativament elevat. Si no obteniu aquest executiu en un vol, és possible que no pugui tancar la propera ronda de finançament que la vostra empresa necessita per mantenir els llums encesos.

Si no obtingueu un venedor exigent que pagui a temps i per la quantitat adequada, és possible que es tornin a demanar a la vostra empresa. O el pitjor de tot ... un error errant per la vostra part pot fer que el vostre cap sembli dolent.

El control de qualitat quan es tracta de detalls és un gran avantatge per a qualsevol administrador.

exercicis que podeu fer al vostre escriptori

16. Priorització

Mitjançant l’art de la priorització, els administradors poden transformar una llista de tasques en una llista d’assoliments inestimables. La capacitat de diferenciar entre 'tasques de missió crítica' i 'tasques que poden esperar' mostra un judici impecable, habilitats de lideratge i un alineament amb els valors de l'empresa. El millor de tot és que la priorització posa de manifest la competència, inspirant la confiança dels líders que estan encantats de no haver de prendre les mans.

La priorització també pot ser la clau per mantenir la calma mentre s’enfronta a una llista de tasques que es multiplica per la segona. La manca de focus en aquestes situacions condueix al pànic i el pànic mata la ivitat. Bussejar directament en algunes tasques crítiques i presentar-ne de trivials fa que el flux de treball prioritari es mogui alhora que redueix l’estrès d’intentar fer-ho tot.

Els administradors poden augmentar les habilitats de priorització escoltant amb atenció durant les reunions i els xats informals per absorbir el context que hi ha darrere de diferents tasques i jutjar millor la seva importància. També us recomanem que consulteu la llista de tasques i que us pregunteu: 'A què afecta això?' Les veritables prioritats sorgiran aviat.

(PS - Feu més coses amb * L’assistència - el butlletí setmanal gratuït número 1 que els assistents fan per als assistents.)

Esperem que aprengueu a desenvolupar habilitats d’assistent administratiu que us portaran al següent nivell. Què dius, doncs? Et consideres un administrador llegendari? Quins són els vostres consells i trucs preferits per a l'assistent administratiu? No sigueu tímids, feu-nos-ho saber en els comentaris següents.