11 consells eficaços sobre la gestió del temps per als administradors d’oficines ocupats

consells sobre la gestió del temps per a gestors d’oficines

Atureu-me si us sembla familiar ...



Arribes a l’oficina aviat amb totes les intencions d’esclafar el dia i potser sortir a temps per una vegada. Haureu de fer la vostra llista de tasques obligatòriament i rebreu els primers elements.

Però cap a les 9:30 comencen a aparèixer les interrupcions: el vostre cap necessita que feu una comanda ràpida, un visitant sense previsió necessita atenció i el vostre company de feina necessita ajuda per reiniciar l'ordinador.

David Pumpkins animació especial

El següent que sabeu són les 16:45, i miraculosament teniu més coses a la llista de tasques que quan vau començar.



El temps és especialment escàs per als responsables d’oficines, un grup al qual cada vegada se’ls demana que facin més amb menys.

Aquesta va ser una troballa important a la nostra Informe de l’estat del gestor de l’oficina del 2018 , un primer estudi d’aquest tipus de centenars de gestors d’oficines que representen prop de 70 indústries diferents. Quan se'ls va demanar que esmentessin els seus principals desafiaments, els gerents d'oficines van respondre amb més freqüència 'una càrrega de treball intensa / temps insuficient' (37,5%).

Això era cert tot i que els gestors d’Office solen treballar moltes hores. Prop de la meitat dels enquestats van informar de treballar més de vuit hores diàries de mitjana. El 14% feia dies de 10 hores.



Aquesta manca de temps no és tan sorprenent si es té en compte quant ha augmentat l’abast del gestor d’Office en els darrers anys. Els gestors d’oficines no només tenen tasques administratives, sinó també la planificació d’esdeveniments, el desenvolupament cultural, la incorporació i altres tasques que tradicionalment podrien recaure en recursos humans, finances o operacions.

(PS: si sou administrador o assistent d’Office, uniu-vos al nostre grup privat FB aquí . És un llocconnectar, col·laborar i compartir consells sobre com superar l’ampli espectre de reptes als quals s’enfronta en el seu paper.)

Així doncs, per als gestors d 'Office, el habilitats expertes en gestió del temps són imprescindibles per a qualsevol persona que vulgui destacar en el paper.

Així doncs, hem elaborat aquesta llista d’hackings temporals d’Office Manager: trucs provats i reals del comerç dels administradors d’Office més experimentats i reeixits del món. Els hem dividit en algunes categories per facilitar-vos la cerca del que necessiteu i, amb sort, us estalviarem una mica de temps.

La millor manera de crear, fer un seguiment i supervisar els suggeriments d’aquesta publicació és amb un programari de ivitat com dilluns .

Dilluns Gif

Organització i gestió de tasques

Invertir una petita part del vostre temps per endavant a l’organització pot pagar dividends importants més endavant (i us estalviarà problemes de cap greus).

Fins i tot si us considereu força organitzat, aquí teniu alguns consells avançats.

1. Programa la teva setmana amb antelació

'No planificar és planificar fallar'.

Com a gestors d’oficines, això és més que una cita motivadora: és un lema per viure.

Com a mínim, hauríeu de planificar el calendari la nit anterior per assegurar-vos que toqueu a terra corrent a primera hora del matí.

Voleu estalviar encara més temps? Planifiqueu tota la setmana amb antelació.

calendari horari

revisar la superstar de Jesucrist en directe

Sense un esforç addicional, la planificació setmanal us permet mirar ràpidament i ajustar el calendari al final de cada jornada laboral (en lloc de començar de zero cada vespre).

També facilita la planificació de manera integral, connectant les vostres activitats diàries i setmanals amb objectius a llarg termini. Això es deu al fet que la planificació diària tendeix a mantenir-vos centrat en els arbres, mentre que la planificació setmanal us permet aixecar el cap i veure tot el bosc.

El divendres a la tarda o el diumenge al vespre sol ser el millor moment per a la planificació setmanal, quan no us distreu els correus electrònics entrants.

2. Prioritzeu amb resultats crucials

Resultats crucials és un sistema que Dcbeacon El director general Sean Kelly es va desenvolupar en els primers dies del seu viatge emprenedor com una manera de mantenir-se en la tasca quan ell i els seus socis comercials intentaven aconseguir grans coses pel seu compte (és a dir, sense que ningú els responsabilitzés).

La pràctica el va servir tan bé que la va mantenir a Dcbeacon, on ha ajudat a configurar la cultura de creixement i la rendició de comptes de l’empresa.

Funciona així:

Els resultats crucials descomponen aquests grans objectius trimestrals o anuals en tasques setmanals i diàries, de manera que pugueu dedicar el vostre temps a treballar amb altes prestacions que faran avançar els vostres objectius. Pel disseny, el vostre dia a dia sempre fa un seguiment d’aquests objectius més grans.

Resultat crucial pas 4

Els resultats crucials també tenen un avantatge menys evident. Coneixeu la llista detallada de tasques que fa 50 línies? Mai ho aconseguiràs en un dia, cosa que significa que sempre acabaràs el dia sentint que no ho has aconseguit tot.

Fins i tot si teniu 10 tasques per fer diàriament, en un bon dia en podríeu fer set.

I realment, això és un gran èxit! Heu aixafat set articles importants. Però, com que teníeu deu elements a la llista, encara sentireu que no heu acabat el que us proposàveu.

En centrar-vos en només tres tasques diàries, acabareu cada dia amb la satisfacció de saber que heu acabat les tres activitats amb més palanquejament.

Aquí teniu una explicació més profunda de com funciona el sistema de resultats crucials, juntament amb una plantilla de full de càlcul que podeu descarregar per a vosaltres i el vostre equip.

3. Utilitzeu un bloc de notes Daily Docket Style

Aquest consell prové d'OM extraordinaire Windi d'Indiana:

revisar la superstar de Jesucrist en directe

'Passar d'una llista de tasques tradicionals a un bloc de notes diari m'ha estat molt útil'.

El Daily Docket no només us permet veure tot el dia en una sola pàgina, sinó que també separa les cites, els encàrrecs, les tasques i les notes per mantenir-ho tot organitzat. És senzill, però eficaç.

Windi accepta:

'M'agrada que m'ajudi a donar prioritat a les tasques i a fer un seguiment dels elements i recordatoris de la persona i dels comitès als quals doni suport'.

Ella ho recomana aquest bloc de memòria diari d’InkWell Press .

4. Programari de gestió de tasques

Voleu passar sense papers? Programari de gestió de tasques com dilluns i Rusc són dues tasques digitals molt populars i programari de gestió de projectes que pot fer que el seguiment del progrés en tasques essencials sigui molt ràpid.

Heather, una gerent d'oficines de Los Angeles, explica:

esme white marilyn manson

“El dilluns és útil per organitzar tasques pendents durant dies / setmanes / mesos, etc. Hive és encantador per organitzar les meves grans conferències / esdeveniments. Ambdues eines també es poden utilitzar amb altres persones del vostre equip, com a eina de col·laboració '.

Eliminar les distraccions

Ens agrada una dita aquí a Dcbeacon: si voleu anar ràpid, heu de deixar anar el fre electrònic abans de trepitjar el gasolina.

Dit d’una altra manera, no podeu esperar un alt rendiment sense abans eliminar les coses que us frenen.

Quan es tracta de ivitat, això significa eliminar les distraccions. A continuació s’explica com minimitzar les distraccions que us maten el dia a dia.

5. Utilitzeu un sistema de venda d'entrades per a sol·licituds entrants

Un dels majors reptes per als administradors d’Office és que els membres de l’equip de tota l’organització solen acudir a vosaltres per resoldre els seus problemes. No només pot ser difícil fer un seguiment de totes aquestes sol·licituds entrants, sinó que aquestes interrupcions constants també impedeixen que es facin les coses importants.

Un sistema de venda de bitllets ajuda a assegurar-se que res rellisqui per les esquerdes, alhora que permet als seus companys registrar la seva sol·licitud en interrompre flux de treball .

Office Manager, Norah, és fan de l’ús de ZenDesk amb aquest propòsit.

'Tinc configurat ZenDesk perquè la gent em pugui enviar un correu electrònic a una adreça de correu electrònic especial de l'oficina i creeu un bitllet a ZenDesk', explica. 'D'aquesta manera, puc gestionar les meves entrades i marcar-les com a completes quan acabin!'

Si ZenDesk no és una opció a la vostra empresa, aquí teniu una solució de bricolatge d’OM Megan.

'Tinc [un full de càlcul d'Excel] que guardo a una xarxa que actualitzo.

Sempre que algú m’enviï un missatge de correu electrònic per demanar-me que es faci alguna cosa, el posaré en aquesta llista. Ho tinc configurat segons les tasques que tinc.

A la part superior, tinc tasques que estan en espera. Tinc tasques recurrents, quin és l'estat de les mateixes, quina és la tasca, quin és l'estat de les mateixes, quan són les dates de venciment, qui és el responsable, a qui s'ha de presentar, i després tinc tasques que estan en procés . Tot està antiquat.

Cada setmana faig un full nou per poder tornar a veure’n els antics.

Només es tracta de ser diligent i actualitzar-lo. El que també faig és imprimir la sol·licitud de correu electrònic amb un missatge de correu electrònic i conservaré aquella pila de paper per fer. Aleshores el compararé amb la meva llista per assegurar-me que hi és i que està fet '.

Megan va ser prou generosa com per proporcionar una plantilla Excel que podeu utilitzar per provar el vostre sistema per vosaltres mateixos. Podeu descarregar aquesta plantilla aquí .

6. Establiu el vostre telèfon a Escala de grisos

iphone a escala de grisos

l'home més interessant del món

Us heu preguntat mai per què aquests petits punts de notificació de totes les vostres aplicacions són vermells? No és casualitat.

Els fabricants d’aplicacions han provat els seus dissenys sense parar i saben que un punt vermell amb un número ens és quasi impossible resistir-nos a la comprovació. En el seu esforç per maximitzar el compromís amb les seves aplicacions, han convertit el telèfon intel·ligent en la màquina de distracció més eficient del món.

La bona notícia és que hi ha una manera fàcil de combatre’l: configureu el telèfon en mode d’escala de grisos.

Una cosa divertida passa quan aquest petit número de notificació de la vostra aplicació d’Instagram és gris en lloc de vermell brillant. De sobte, teniu molta menys temptació d’esbrinar qui ha comentat la vostra última publicació.

A continuació s’explica com fer-ho per a l'iPhone .

7. Utilitzeu el mètode Pomodoro

Multitarea. Tots som terribles.

Els nostres cervells no estan configurats per realitzar més d’una tasca complexa a un nivell alt. ( És ciència .)

El mètode Pomodoro és un tècnica de gestió del temps això us ajudarà a dedicar-vos a una tasca durant un temps manejable: 25 minuts. Els estudis han demostrat que la majoria de la gent només es pot centrar en una tasca amb un alt nivell de rendiment durant una mitjana de 45-50 minuts.

Anar a tomato-timer.com i proveu-ho per vosaltres mateixos.

temporitzador de tomàquet

8. Programa les distraccions

Siguem realistes, és poc realista pensar que mai no agafareu el telèfon per comprovar les xarxes socials, el lloc de notícies preferit o el text entrant de la vostra mare.

No us deixeu fracassar establint expectatives poc realistes. En lloc d’això, programa un temps per dedicar-te a activitats menys ives una o dues vegades al llarg del dia, durant deu o quinze minuts a la vegada.

Quan diem programar, volem dir posar 'mira les xarxes socials' al calendari. Permetre la vostra distracció preferida de tant en tant farà que sigui menys temptador i us ajudarà a mantenir la tasca durant la major part del dia.

trencant malcolm dolent al final del mig

Comunicació

Fa poc em vaig asseure a una entrevista amb Seth Epstein , un dels líders creatius més importants de Los Angeles, i va dir alguna cosa que realment impactava: gairebé qualsevol problema de la vida o dels negocis es pot resoldre amb una millor comunicació.

Els problemes als quals s’enfronten els administradors d’Office no solen ser una excepció. Molts dels reptes que se senten sistèmics o fins i tot irresolubles sovint es poden solucionar amb una millor comunicació. Aquests són alguns consells de comunicació per fer-vos la vida més fàcil i estalviar temps a la llarga.

9. Utilitzeu Slack per a la comunicació interna

Les aplicacions de missatgeria interna tenen alguns avantatges diferents sobre el correu electrònic per a les comunicacions internes, com ara la facilitat d’ús, una major transparència i la integració amb un munt d’aplicacions de tercers. Són una manera excel·lent d’eliminar les sitges d’informació que el correu electrònic tendeix a crear.

L'administradora d'Office, Norah, recomana Slack:

'Fem servir Slack molt, i és ideal per a comunicacions ràpides i delegació de tasques'.

slack _-_ snacknation

10. Procureu la claredat

Podria semblar de sentit comú, però això ho hem escoltat una vegada i una altra dels administradors d’Office: assegureu-vos que les expectatives i els resultats siguin clars des del primer moment. Estalvieu tones de temps a la llarga.

És realment tan senzill com fer preguntes sempre que alguna cosa no estigui totalment clara.

Un altre gran adagi: els problemes no milloren amb l'edat. Si un projecte comença a sentir-se aclaparador, surt del carrer o simplement no funciona, feu-hi alguna cosa més aviat que tard.

A la llarga, sempre us estalviarà temps per aportar alguna cosa al vostre cap abans que després.

11. Només cal dir que no

Quantes vegades al dia t’interromp algú de la teva organització que necessita ajuda amb alguna cosa en aquest moment? Amb quina freqüència es paren a considerar que podria estar treballant en alguna cosa important?

Apostaria que aquestes respostes són 'molt' i 'mai'.

Les interrupcions d’aquest tipus són probablement la forma més comuna de deixar de banda els gestors d’Office i acabar perdent el temps intentant tornar a centrar-se.

Pot ser temptador ser un home o una dona que sí, i instintivament dir que sí a tot, però dir que no a les peticions que no contribueixen als objectius crítics de la missió és una necessitat absoluta, i pot salvar la vida quan es tracta de gestionar el temps.

Bono gratuït: Obteniu una versió en PDF de l’informe de 2018 sobre l’estat de l’oficina . Hem fet una enquesta a 572 gestors d’oficines per descobrir 10 menjars per emportar que podeu utilitzar per assolir els vostres objectius i superar els reptes. A més, apreneu què paguen els altres administradors d’Office (i com podeu guanyar més).

Quins consells i trucs heu desenvolupat per recuperar-vos el temps? Comparteix-los als comentaris que hi ha a continuació.